Wprowadzono nową funkcjonalność umożliwiającą tworzenie awizacji dla faktur kosztowych oraz rejestrowanie informacji o wystawionych fakturach kosztowych, które trafiają do modułu Finansowo-Księgowego (FK). Awizacje mogą zostać powiązane z dokumentami otrzymanymi z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Celem zmiany jest usprawnienie procesu rozliczania zakupów.

Faktury importowane z KSeF domyślnie nie zawierają informacji o osobach odpowiedzialnych za dokumenty kosztowe. Tymczasem to właśnie osoba odpowiedzialna za dokument najczęściej posiada informacje, jak powinien być opisany kontrolingowo oraz zna uzasadnienie zakupu.

Znakomita większość zakupów to zakupy towarowe lub cykliczne, takie jak media lub najem. W ich przypadku łatwo jest przypisać osoby odpowiedzialne, ponieważ często wynikają one bezpośrednio z kontrahenta, lokalizacji lub rodzaju kosztu. Inaczej jest w przypadku faktur kosztowych, które bywają problematyczne. Są to często zakupy okazjonalne od kontrahentów lub są realizowane przez różnych pracowników firmy, np. faktury za hotele czy usługi gastronomiczne.

Poprawne opisanie takich zakupów w dobie KSeF może być wyzwaniem. Przed uruchomieniem systemu KSeF to pracownik przynosił wydrukowaną i opisaną fakturę do firmy, przesyłał jej skan lub sam wprowadzał do systemu.

Po uruchomieniu KSeF faktury będą automatycznie pojawiały się w systemie, a firmy staną przed problemem jak powiązać takie faktury z działami, projektami lub miejscami powstawania kosztów.

Proces awizacji faktur eliminuje potrzebę czasochłonnego ustalania przez pracowników działów finansowo-księgowych, kto w firmie odpowiada za dany zakup. Jednocześnie daje pracownikom możliwość zgłoszenia, że do systemu wpłynie lub już wpłynęła jego faktura. Pozwoli to przyśpieszyć proces rozliczenia zakupów przez pracowników oraz dostarczy informacji umożliwiających prawidłowe zaewidencjonowanie dokumentu.

Do obsługi awizacji faktur w systemie Softlab ERP służą dwa słowniki, które są dostępne dla różnych użytkowników:

• Awizacje faktur zakupowych – moje,
• Awizacje faktur zakupowych – wszystkie.

Funkcjonalność awizacji faktur jest dostępna również w portalu SEOD.

 1. Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje

Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje przeznaczony jest dla pracowników. Znajdują się w nim takie informacje jak:

• Status – status powiązania awizacji z fakturą. Może przyjąć wartość:

• 0 – awizacja nie jest powiązana z fakturą,
• 1 – awizacja jest jednoznacznie powiązana z fakturą.
• 10 – awizacja nie jest powiązana z fakturą, została utworzona z poziomu słownika Dokumenty przychodzące i oczekuje na potwierdzenie.
• -10 – awizacja została utworzona z poziomu słownika Dokumenty przychodzące, inna awizacja została powiązana z fakturą. Awizacje z tym statusem nie mogą być już potwierdzone.

• Sprzedawca;NIP – NIP sprzedawcy.
• Sprzedawca;Nazwa – nazwa sprzedawcy.
• Faktura;Data wystawienia – data wystawienia faktury.
• Faktura;Numer – numer faktury.
• Faktura;Do zapłaty – kwota do zapłaty.
• Dane dodatkowe:Opis – opis faktury.
• Dane dodatkowe;Płatność – sposób płatności.
• Data rejestracji – data rejestracji awizacji.
• Osoba rejestrująca – osoba zgłaszające awizację w systemie.

W słowniku Awizacje faktur zakupowych – moje pracownicy mogą informować, że niedługo wpłynie określona faktura. Aby to zrobić należy uruchomić procedurę Powiadom. W zależności od wybranej konfiguracji, pracownik musi uzupełnić wymagane informacje o fakturze:

• sekcja Dane faktury:

• NIP sprzedawcy – w zależności od konfiguracji pole jest obowiązkowe lub nie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części opisu.
• Nazwa sprzedawcy – wartość w tym polu jest uzupełniana automatycznie zgodnie z informacjami zawartymi w kartotece kontrahentów. Jeżeli kontrahent ze wskazanym numerem NIP nie istnieje w kartotece pojawia się w tym polu wartość: Sprzedawcy o tym NIPie nie ma w kartotece kontrahentów.
• Data wystawienia – data wystawienia zgłaszanej faktury.
• Numer – numer zgłaszanej faktury.
• Kwota do zapłaty – kwota do zapłaty wskazana na zgłaszanej fakturze.

• sekcja Dane dodatkowe:

• Operator – osoba odpowiedzialna za fakturę. Wartość w tym polu uzupełnia się automatycznie loginem użytkownika, który tworzy powiadomienie. Pole jest nieedytowalne.
• Imię i nazwisko – osoba odpowiedzialna za fakturę. Imię i nazwisko użytkownika, który tworzy powiadomienie (uzupełnia się automatycznie). Pole jest nieedytowalne.
• Sposób płatności – sposób płatności faktury.
• Opis – dodatkowy opis faktury, np. uzasadnienie celu zakupu.

Do tworzonego powiadomienia można również dołączyć plik, który jest później dostępny w szczególe Załączniki.

Rys. 1. Okno edycyjne procedury Powiadom o fakturze w KSeF

Jeżeli pracownik uzupełni wszystkie wymagane dane poprawnie, system przypisze do awizacji konkretną fakturę widoczną w szczególe Propozycje dokumentów do awizacji. W tabeli głównej słownika, w kolumnie Status pojawi się wartość 1 co oznacza, że powiadomienie zostało przypisane do faktury. Przypisanie to jest również widoczne w słowniku Dokumenty przychodzące w kolumnie Propozycja;Osoba odpowiedzialna.

Rys. 2. Słownik Dokumenty przychodzące, powiązanie powiadomienia z fakturą

Jeżeli wprowadzone dane są niepoprawne lub niekompletne system wyświetli w szczególe Propozycje dokumentów do awizacji proponowane faktury. Na podstawie prezentowanych propozycji użytkownik może ewentualnie poprawić dane we wprowadzonym powiadomieniu, tak aby umożliwić automatyczne powiązanie z fakturą.

W szczególe tym widoczne są tylko: numer dokumentu, data wystawienia oraz data importu. Nie są tu udostępniane dodatkowe informacje, aby zapewnić, że pracownicy nie mają dostępu do danych, do których nie są uprawnieni.

W propozycjach nie pojawiają się również faktury, które zostały jednoznacznie przypisane do innego powiadomienia.

W szczególe tym jest również możliwość doświetlenia kolumny Zgodność NIP. Zaznaczone pole w tej kolumnie oznacza, że NIP wprowadzony w powiadomieniu jest zgodny z tym na fakturze proponowanej do powiązania. W przypadku zgodności, pole jest zaznaczone. Takie sprawdzenie znacznie ułatwia analizę dokumentów proponowanych do powiązania z awizacją.

Rys. 3. Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje, szczegół Propozycje dokumentów do awizacji

 2. Słownik Awizacje faktur zakupowych – wszystkie

Awizacje faktur zakupowych – wszystkie to słownik przeznaczony dla pracowników back office zajmujących się zakupami w firmie. Umożliwia on wgląd do awizacji zgłoszonych przez wszystkich pracowników oraz rejestrowanie powiadomień w imieniu innych pracowników.

W tym słowniku jest dostępna procedura Powiadom, która służy do rejestrowania awizacji w imieniu innych pracowników np. przez prawnika księgowości. W oknie edycyjnym tej procedury należy uzupełnić parametry analogicznie jak w przypadku rejestracji powiadomienia w słowniku Awizacje faktur zakupowych – moje, z tą różnicą, że jest dostępna opcja wyboru osoby odpowiedzialnej za fakturę.

W szczególe Propozycje dokumentów do awizacji są prezentowane te same propozycje dokumentów do awizacji co w przypadku słownika Awizacje faktur zakupowych – moje, ale z rozszerzonym zakresem danych. Oprócz numeru faktury, daty wystawienia oraz daty importu, widoczne są również kolumny:

• Dokument;Do zapłaty – kwota do zapłaty.
• Wskaźnik Dopasowania – wskaźnik dopasowania, który jest wyliczany na podstawie daty wystawienia, numeru faktury oraz kwoty do zapłaty. W przypadku gdy awizacja została przypisana do faktury automatycznie w polu pojawia się wartość 100. Jeżeli awizacja została przypisana do faktury poprzez uruchomienie procedury Przypisz, w polu pojawia się wartość 1000. Jeżeli awizacja została utworzona z poziomu słownika Dokumenty przychodzące, w polu pojawia się wartość 99.

Rys. 4. Słownik Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, szczegół Propozycje dokumentów do awizacji

W szczególe tym dostępna jest również akcja Przypisz, która umożliwia jednym kliknięciem powiązanie awizacji z konkretnym dokumentem przychodzącym.

Dodatkowo, w szczególe Propozycje dokumentów do awizacji istnieje możliwość doświetlenia kolumny Zgodność NIP umożliwiającej sprawdzenie, czy numer NIP w proponowanej fakturze jest zgodny z numerem NIP uzupełnionym w powiadomieniu. Pole to jest zaznaczone, gdy zgodność występuje. Jest to przydatne w przypadku konfiguracji, gdzie użytkownik podczas wprowadzania powiadomienia nie musi uzupełniać pola NIP sprzedawcy.

W szczególe tym dostępna jest również możliwość ręcznego odpinania powiązania w słowniku za pomocą procedury Cofnij przypisanie. Jest ona dostępna tylko w sytuacji, gdy dokument został wcześniej powiązany ręcznie za pomocą procedury Przypisz (w kolumnie Wskaźnik Dopasowania jest wartość 1000). Jeżeli awizacja została przypisana automatycznie (w kolumnie Wskaźnik Dopasowania jest wartość 100), procedura nie jest dostępna.

 3. Tworzenie awizacji z poziomu słownika Dokumenty przychodzące

Może się zdarzyć, że pracownik księgowości otrzyma fakturę z KSeF i będzie potrzebował dodatkowych informacji, do jakiego pracownika powinna być przypisana. W celu ułatwienia uzyskania takich informacji wprowadzono możliwość tworzenia awizacji z poziomu słownika Dokumenty przychodzące, który pełni rolę bufora dokumentów KSeF. Aby zgłosić powiadomienie dla wybranej faktury należy uruchomić procedurę Powiadom o fakturze. W oknie edycyjnym procedury należy zaznaczyć użytkowników, dla których będzie utworzona awizacja.

Rys. 5. Słownik Dokumenty przychodzące, okno edycyjne procedury Powiadom o fakturze

W oknie procedury istnieje dodatkowo możliwość dodania załącznika poprzez zaznaczenie opcji Dodaj załącznik. Procedura zawiera również opcję Pokaż wartość faktury, po zaznaczeniu której utworzona awizacja ma uzupełnioną kwotę zgodnie z wartością faktury znajdującej się w buforze KSeF. Jeżeli ta opcja nie zostanie zaznaczona utworzy się powiadomienie z kwotą do zapłaty o wartości 0. Utworzone w ten sposób awizacje są widoczne ze statusem o wartości 10 w słownikach:

• Awizacje faktur zakupowych – moje – widoczna jest tylko awizacja przypisana do zalogowanego użytkownika,
• Awizacje faktur zakupowych – wszystkie – widoczne są wszystkie awizacje utworzone dla wskazanych użytkowników.

Rys. 6. Słownik Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, lista utworzonych powiadomień

Ponadto, po wykonaniu procedury, wskazani użytkownicy otrzymają powiadomienie.

Rys. 7. Powiadomienie o utworzonej awizacji

Po kliknięciu w oknie powiadomienia opcji Szczegóły pojawi się informacja z numerem faktury oraz nazwą sprzedawcy.

Rys. 8. Zawartość powiadomienia o awizacji

Po kliknięciu opcji Zobacz użytkownik zostanie przeniesiony do słownika Awizacje faktur zakupowych – moje, gdzie jest dostępna utworzona awizacja. W kolumnie Osoba rejestrująca jest prezentowany login użytkownika, który utworzył awizację.

Rys. 9. Słownik Awizacje faktur zakupowych – moje

W słowniku tym jest dostępna akcja Potwierdź, za pomocą której użytkownik ma możliwość powiązania powiadomienia z fakturą dostępną w buforze. Po jej wykonaniu w kolumnie Status pojawi się wartość 1, co oznacza, że awizacja jest jednoznacznie przypisana do faktury. Pozostałe awizacje do tej faktury, przypisane do innych użytkowników, otrzymują status -10 co oznacza, że nie ma już możliwości ich powiązania z fakturą w buforze.

Rys. 10. Słownik Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, powiązanie powiadomienia z fakturą

Akcja Potwierdź jest dostępna również w słowniku Awizacje faktur zakupowych – wszystkie. Awizacje utworzone z poziomu słownika Dokumenty przychodzące mają wskaźnik dopasowania o wartości 99.

Rys. 11. Słownik Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, awizacja utworzona z poziomu słownika Dokumenty przychodzące

Informacje (o propozycji awizacji, jednoznacznym powiązaniu faktury z awizacją) w słowniku Dokumenty przychodzące aktualizują się analogicznie jak w przypadku awizacji utworzonych w słownikach Awizacje faktur zakupowych – moje oraz Awizacje faktur zakupowych – wszystkie.

Uwaga! W przypadku powiadomień utworzonych z poziomu słownika Dokumenty przychodzące nie następuje automatyczne powiązanie awizacji z fakturą, gdy wszystkie dane są zgodne. Aby faktura była jednoznacznie powiązana z awizacją konieczne jest uruchomienie procedury Potwierdź.

 4. Słownik Dokumenty przychodzące

W przypadku, gdy dana faktura znajduje się w propozycjach dokumentów do awizacji, w słowniku Dokumenty przychodzące, w polu Propozycja;Osoba odpowiedzialna, wyświetlana jest wartość Awizacja. Oznacza to, że dokument został rozpoznany przez system jako propozycja powiązania z jedną z istniejących awizacji, ale nie został jeszcze przypisany do żadnej z nich.

Rys. 12. Słownik Dokumenty przychodzące, przypisanie faktury do propozycji awizacji

Po przypisaniu faktury do konkretnej awizacji:

• wartość Awizacja w polu Propozycja;Osoba odpowiedzialna zostaje usunięta, a w to miejsce system automatycznie przypisuje login osoby odpowiedzialnej wskazanej w powiązanej awizacji,
• faktura przestaje być traktowana jako propozycja i staje się elementem zarejestrowanej awizacji.

Rys. 13. Słownik Dokumenty przychodzące, przypisanie faktury do awizacji

W słowniku Dokumenty przychodzące dostępny jest szczegół Propozycje awizacji do faktur. W szczególe tym prezentowane są wszystkie zarejestrowane awizacje, dla których w propozycjach występuje aktualnie zaznaczony dokument.

Rys. 14. Słownik Dokumenty przychodzące, szczegół Propozycji awizacji do faktury

W szczególe dostępna jest procedura Przypisz dzięki której można jednym kliknięciem powiązać awizację z wybranym dokumentem przychodzącym.

 5. Dopasowanie awizacji do faktury

Po wprowadzeniu powiadomienia przez użytkownika, system automatycznie dopasowuje awizację do dostępnych faktur. Sposób dopasowania zależy od wybranej konfiguracji:

• NIP sprzedawcy jest wymagany – NIP sprzedawcy jest kluczowym elementem wyszukiwania dokumentu. Błąd w numerze NIP skutkuje brakiem przypisania faktury. Jeżeli inne dane (poza NIP-em) będą błędne, system zaproponuje listę faktur z okresu zbliżonego do podanej daty wystawienia, aby użytkownik mógł poprawić dane. Jeżeli numer faktury nie zostanie podany lub będzie błędny, system pokaże wszystkie faktury niewyeksportowane do systemu, z datą wystawienia w zakresie ±5 dni od daty wskazanej w powiadomieniu.
• NIP sprzedawcy nie jest wymagany – w tym przypadku NIP sprzedawcy nie jest wymagany podczas zgłaszania powiadomienia. Proponowane faktury są wyszukiwane na podstawie algorytmu, który porównuje dokumenty według kilku kryteriów:

• Kwota brutto – ma największy wpływ na wynik dopasowania. Różnice w kwocie znacząco obniżają wskaźnik dopasowania. Zakres tolerancji wynosi ±10%, a w przypadku braku NIP – ±5%.
• Data wystawienia – ma umiarkowany wpływ. Każdy dzień różnicy między datami obniża poziom dopasowania. Zakres tolerancji wynosi ±5 dni.
• Numer dokumentu – ma mniejszy wpływ. Algorytm uwzględnia różnice w znakach, takie jak literówki czy dodatkowe znaki.
• NIP sprzedawcy – porównywany jest dokładnie (jeśli został podany w awizacji).

Wskaźnik dopasowania mieści się w zakresie 0 – 100 punktów – im wyższy wynik, tym większe prawdopodobieństwo, że propozycja faktury dotyczy danej awizacji. Wartość wyliczonego wskaźnika prezentowana jest w słowniku Awizacje faktur zakupowych – wszystkie, w szczególe Propozycje dokumentów do awizacji, w kolumnie Wskaźnik dopasowania.

Jeśli wszystkie dane (NIP, kwota, data, numer faktury) są zgodne, awizacja zostaje automatycznie dopasowana do faktury.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK