Proces generowania i wysyłania monitów e-mailowych w ramach funkcjonalności Miękkiej Windykacji zmodyfikowano w taki sposób, aby nie był przerywany z powodu braku adresów e-mail kontrahentów przeznaczonych do poinformowania.
Dodatkowo przypadku braku przypisania adresów e-mail do kontrahentów, są obecnie trwale zapisywane w nowym szczególe.
Proces wysyłki monitów (przypomnień i wezwań) przebiega według następujących etapów:
- Ustalenie listy rozrachunków.
- Wygenerowanie odpowiednich monitów w wymaganym formacie.
- Wysyłka monitów na wskazane dane kontaktowe kontrahentów.
Dotychczas, jeśli na etapie wysyłki pojawiał się monit dla kontrahenta, który nie miał przypisanych danych kontaktowych (adres e-mail), cały proces był bezwarunkowo przerywany. Informacja o błędzie oraz jego przyczynie była dostępna wyłącznie w historii wykonania zadania (joba) na serwerze SQL, w polu Opis komunikatu o błędzie.
Dla zwykłego operatora aplikacji stanowiło to problem, ponieważ na ogół nie posiada on dostępu do serwera SQL i musi korzystać z pomocy osoby z odpowiednimi uprawnieniami.
Dodatkowo monity dla kontrahentów znajdujących się dalej na liście wysyłkowej nie były już wysyłane, mimo że ich dane kontaktowe mogły być poprawnie uzupełnione, a sam kontrahent mógł zostać skutecznie poinformowany o terminie swojego zobowiązania.
Z powyższego opisu wynika, że w przypadku wystąpienia błędu o charakterze stricte biznesowym podczas procesu wysyłki monitów, operator nie miał możliwości jego identyfikacji. Dodatkowo był zmuszony ręcznie dokończyć wysyłkę monitów, które mogłyby zostać wysłane automatycznie.
Sytuacja ta wymagała realnego usprawnienia procesu, na co zwrócili uwagę użytkownicy systemu.
W procesie wysyłki monitów e-mailowych kontrahent, dla którego ustalono rozrachunek kwalifikujący się do miękkiej windykacji, powinien mieć przypisany adres e-mail, na który zostanie przesłany monit.
Adres e-mail przypisuje się w szczególe Kontakty dla e-dokumentów słownika Miękka windykacja. Znaczące jest tylko uzupełnienie informacji w polach Typ kontaktu oraz Treść.
Rys. 1. Poprawna konfiguracja adresu e-mail dla kontrahenta do wysyłki monitów miękkiej windykacji
Jeśli kontrahent znajdujący się na liście wysyłki monitów nie ma uzupełnionego adresu e-mail w odpowiednim miejscu, proces wysyłki nie zostaje przerwany. Zamiast tego, informacja o braku danych kontaktowych jest zapisywana w logu szczegółowych informacji pochodzącym z procesu automatycznego zadania miękkiej windykacji.
Log jest dostępny jako nowy szczegół Informacje szczegółowe słownika Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji.
Rys. 2. Słownik szczegółowych informacji z logu automatycznego zadania miękkiej windykacji
W wyniku wprowadzonej zmiany podczas procesu wysyłki monitów będą automatycznie uwzględnione wszystkie pozycje z poprawnie skonfigurowanymi adresami e-mail. Operator będzie musiał ręcznie przeprocesować jedynie te pozycje, w których występują braki w adresach e-mail – oczywiście po ich wcześniejszym uzupełnieniu.
Dane ze szczegółu Informacje szczegółowe, podobnie tak jak dane ze słownika Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji, podlegają automatycznej retencji (usuwaniu) po upływie określonej liczby dni, zgodnie z konfiguracją systemową.
Zmiany w sposobie korzystania z funkcjonalności
Wprowadzona zmiana wzmacnia obowiązek operatora koordynującego proces zadania automatycznego miękkiej windykacji do zapoznania się z informacjami rejestrowanymi w słowniku Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji. Jest to niezbędne, aby upewnić się, czy podczas uruchomienia zadania nie wystąpiły błędy biznesowe (braki w konfiguracji danych).
Z tego względu słownik Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji powinien być bezwzględnie dostępny dla operatorów odpowiedzialnych za koordynację procesów automatycznych.
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK