Czy wiesz, że ręczne sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych może kosztować grupę kapitałową nawet kilkaset godzin pracy w roku?

Zarządy grup kapitałowych wiedzą, że automatyzacja procesu konsolidacji to klucz do efektywnego raportowania. Dzięki modułowi Konsolidacja systemu Softlab ERP możesz znacząco skrócić czas tworzenia sprawozdań skonsolidowanych i wyeliminować błędy wynikające z ręcznych obliczeń.

Potrzeba biznesowa

Grupy kapitałowe działające na polskim rynku stoją przed koniecznością regularnego sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Proces konsolidacji wymaga wykluczenia wszystkich wzajemnych operacji między jednostkami grupy kapitałowej – począwszy od należności i zobowiązań, przez przychody i koszty, po operacje kapitałowe i wypłaty dywidend.

Kierownicy działów finansowych grup kapitałowych muszą koordynować pracę księgowych z różnych jednostek, używających często różnych planów kont. Dyrektorzy finansowi wymagają przy tym pełnej kontroli nad jakością danych i możliwości szybkiego reagowania na zmiany w strukturze grupy.

Współczesne trendy rynkowe dodatkowo komplikują proces konsolidacji: zwiększenie częstotliwości raportowania ESG oraz rosnące wymagania audytorów dotyczące śladu audytowego.

Ograniczenia na dziś

W dotychczasowych rozwiązaniach proces konsolidacji był czasochłonny i podatny na błędy. Księgowi musieli ręcznie przygotowywać zestawienia obrotów z każdej spółki, co było procesem czasochłonnym. Weryfikacja symetryczności transakcji wewnątrzgrupowych wymagała dodatkowo wielogodzinnej analizy dla każdego okresu sprawozdawczego.

Mapowanie kont między różnymi planami kontowymi firm jednostkowych a planem grupy kapitałowej odbywało się w arkuszach MS Excel. To generowało ryzyko powstawania błędów i utrudniało aktualizacje. Brak centralnego miejsca do przeglądania danych wielofirmowych zmuszał użytkowników do przełączania się między wieloma firmami w systemie ERP.

Jak to usprawniliśmy

Moduł Konsolidacja systemu Softlab ERP wprowadza automatyzację procesu tworzenia sprawozdań skonsolidowanych. System automatycznie generuje noty konsolidacyjne – specjalne dowody księgowe w dedykowanym rejestrze DOWGK, które agregują dane z wszystkich firm jednostkowych w grupie kapitałowej.

Automatyczne generowanie not konsolidacyjnych

Noty konsolidacyjne tworzone są w dwóch rodzajach:

• Noty typu OBR (obroty) – automatycznie zbierają sumaryczne obroty miesięczne ze wszystkich firm źródłowych,
• Noty typu KOBR (korekty) – automatycznie wykrywają i eliminują transakcje powiązane między firmami grupy.

Użytkownik może generować noty z poziomu pojedynczej firmy jednostkowej lub centralnie z firmy konsolidującej (dla wszystkich powiązanych jednostek jednocześnie). Panel do zarządzania notami prezentuje status wszystkich not w przejrzystej formie tabeli przestawnej z kolorowym oznaczeniem stanu (niebieski – wygenerowane, czerwony – błędy, żółty – wymaga uwagi).

Inteligentne mapowanie kont

System oferuje zaawansowany słownik przekształcenia kont jednostki na konta firmy konsolidującej. Mapowanie obsługuje różne metody wyodrębniania podmiotów powiązanych:

• Z nagłówka dowodu (dla rejestrów sprzedaży/zakupu),
• Z konta rozrachunkowego (najpewniejsza metoda),
• Z wymiarów kontrolingowych (dla kont zespołu 7).

Dzięki temu system automatycznie rozpoznaje, które transakcje wymagają wykluczenia podczas konsolidacji, znacząco ograniczając pracę ręczną przy identyfikacji operacji wewnątrzgrupowych.

Wielofirmowe dane źródłowe

Moduł udostępnia dedykowaną sekcję menu Dowody i obroty źródłowe, która zapewnia scentralizowany dostęp do danych ze wszystkich firm jednostkowych w jednym miejscu. Użytkownicy otrzymują dostęp do:

• Obrotów na kontach z podziałem na firmy źródłowe,
• Rozrachunków wielofirmowych z automatycznym uzgadnianiem,
• Rejestrów VAT ze wszystkich jednostek,
• Transakcji wewnątrzgrupowych z kontrolą symetryczności.

Rezultatem jest znacząca redukcja czasu przygotowania sprawozdania skonsolidowanego przy jednoczesnym zwiększeniu jakości i wiarygodności danych.

Przypadki użycia

Przykład 1: Grupa produkcyjna z 8 spółkami

• Sytuacja: Holding produkcyjny z jednostką dominującą i 7 spółkami zależnymi musi sporządzać kwartalne sprawozdania skonsolidowane.
• Rozwiązanie: Księgowi w każdej spółce generują noty OBR i KOBR za pomocą jednego kliknięcia. System automatycznie mapuje wszystkie konta na plan grupy kapitałowej i wykrywa transakcje wewnętrzne.
• Rezultat: Znaczące skrócenie czasu sporządzenia sprawozdania, eliminacja błędów w uzgodnieniu rozrachunków wewnętrznych.

Przykład 2: Grupa usługowa z różnymi planami kont

• Sytuacja: Grupa kapitałowa świadcząca usługi IT, gdzie spółki prowadzą odmienne plany kont dostosowane do specyfiki działalności.
• Rozwiązanie: Wykorzystanie słownika przekształcenia kont z automatycznym tworzeniem map między kontami jednostkowymi a skonsolidowanymi. Import not z plików MS Excel dla firm spoza systemu Softlab.
• Rezultat: Ujednolicenie sprawozdawczości bez konieczności zmiany planów kont w firmach jednostkowych, znacząca redukcja czasu pracy.

Przykład 3: Międzynarodowa grupa z super firmą

• Sytuacja: Grupa o złożonej strukturze właścicielskiej z wieloma grupami kapitałowymi wymagająca przeglądu całej organizacji.
• Rozwiązanie: Konfiguracja super firmy umożliwiającej podgląd danych ze wszystkich grup kapitałowych oraz wielofirmowe procedury naliczania amortyzacji i księgowania.
• Rezultat: Centralne zarządzanie danymi z całej organizacji, możliwość wielofirmowego generowania przelewów i raportów.

Korzyści

• Redukcja kosztów: Znaczące obniżenie kosztów sporządzania sprawozdań skonsolidowanych dzięki automatyzacji procesów. Dla grupy kapitałowej oznacza to wymierne oszczędności w kosztach pracy księgowych.
• Zwiększenie efektywności: Istotne skrócenie czasu sporządzania sprawozdania skonsolidowanego. Automatyczna kontrola obrotów gwarantuje wysoką dokładność danych.
• Poprawa obsługi klienta: Szybsze dostarczanie sprawozdań do audytorów i akcjonariuszy. Pełny ślad audytowy wszystkich operacji konsolidacyjnych zwiększa zaufanie interesariuszy.
• Przewaga konkurencyjna: Możliwość sporządzania sprawozdań ad-hoc w czasie rzeczywistym. Funkcja super firmy umożliwia zarządzanie wieloma grupami kapitałowymi z jednego miejsca – rozwiązanie unikalne na polskim rynku systemów ERP.

Kluczowa korzyść: System automatycznie wykrywa i raportuje niesymetryczne transakcje wewnątrzgrupowe, eliminując główne źródło błędów w sprawozdaniach skonsolidowanych.

Wymagania techniczne

Wymagane licencje:

• FK – podstawowa licencja umożliwiająca korzystanie ze słowników i podstawowych funkcji,
• STD_KONSREJ – rozszerzona licencja konsolidacji wymagana do pełnej funkcjonalności modułu.

Wersje systemu:

Moduł jest dostępny w wersjach 2025.01, 2025.02 oraz częściowo w 2024.01. Najnowsze funkcjonalności rozwijane w wersji 2026.01.

Infrastruktura:

Wymaga utworzenia odrębnej bazy danych (DBCS) dla firm konsolidujących. Możliwość integracji z modułem środków trwałych dla korekt amortyzacji wartości firmy.

Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.

Autor wpisu: Zespół ekspertów Softlab ERP