Moduł finansowo- księgowy systemu Asseco ERP został wzbogacony o kontrolery należnego i naliczonego podatku VAT, przeznaczone do weryfikacji i kontroli danych wykazywanych w rejestrach sprzedaży i zakupów VAT oraz deklaracji VAT-7.  

Wprowadzenie tego mechanizmu było podyktowane usprawnieniem procesu zamykania okresów oraz przyśpieszeniem czynności związanych z kontrolą i kompletnością danych wykazywanych w deklaracjach oraz rejestrach VAT. Mechanizm nabrał szczególnego znaczenia w kontekście wprowadzenia jednolitego pliku kontrolnego.

Ograniczenia na dziś  – co chcieliśmy usprawnić

Wprawdzie funkcje pozwalające kontrolować  niektóre aspekty ewidencji VAT, takie jak wygenerowanie dokumentów wewnętrznych były dostępne w poprzednich wersjach, to było one porozrzucane po różnych słownikach i nie  obejmowały wszystkich dokumentów funkcjonujących w systemie.  Osoba zajmująca się weryfikacją poprawności kwot wykazywanych w deklaracji VAT-7 poświęcała sporo czasu na odnalezienie w systemie odpowiednich słowników, przekrojów czy też wydruków związanych z podatkiem VAT, a następnie ich sumowaniu i ręcznym porównywaniu z deklaracją.  

Wprowadzając nowy mechanizm chcieliśmy usprawnić proces uzgadniania danych poprzez zebra nie wszystkich  funkcji  kontrolnych dotyczących  podatku VAT w jednym miejscu,  pokryć kontrolą cały obszar ewidencji VAT oraz zapewnić zgodność z wymaganiami jednolitego pliku kontrolnego. 

W jaki sposób to zrobiliśmy – jak to działa

W ramach prac nad kontrolerem VAT stworzyliśmy dwa nowe słowniki

• Kontrola VAT – sprzedaż
• Kontrola VAT – zakup.

Każdy z tychże  słowników zawiera listę dedykowanych kontroli dla ewidencji VAT uporządkowanych w kolejności, w jakich powinny być wykonywane.  Kontrole te sprawdzają:

• kompletność danych w rejestrach np. czy dokumenty wystawione w module LS zostały wyeksportowane do modułu FK
• zgodność danych pomiędzy dokumentami LS a rejestrami w Fk
• wystawienie dokumentów wewnętrznych mających wpływ na dane wykazywane w ewidencji VAT danego okresu takich jak: dokumenty wewnętrzne z tytułu WNT, dokumenty wewnętrzne z tytułu odwrotnego obciążenia czy importu usług, dokumenty związane ze szczególnym momentem VAT
• zgodność podatku należnego i naliczonego z zapisanymi na odpowiednich kontach księgowych poprzez weryfikację wygenerowania dokumentów związanych ze zmianami daty VAT czy przeksięgowania korekt sprzedaży
• zgodność danych w rejestrach z danymi wykazanymi w deklaracji VAT-7.

Na każdym etapie kontroli system informuje, czy wykryto jakiś problem oraz w przypadku jego wystąpienia o liczbie błędnych lub brakujących dokumentów,  pozwala wyświetlić przyczyny niezgodności i ewentualnie je naprawić. 

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Kontroler VAT może być wykorzystany  przez osoby sprawujące nadzór nad ewidencją VAT w działach księgowości we wszystkich firmach prowadzących ewidencję VAT i na jej podstawie sporządzających deklarację VAT-7.

Przypadki użycia

Przykład 1:

Sprawdzenie kompletności danych w rejestrach sprzedaży VAT

Faktury wystawiane są w module sprzedaży a następnie  umieszczane w rejestrach VAT modułu finansowo-księgowego.  Jeden z etapów kontrolera sprzedaży umożliwia sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty z modułu sprzedaży zostały umieszczone w rejestrach FK, a także weryfikuje zgodność kwot oraz okresu w którym dany dokument jest wykazywany w ewidencji VAT

Przykład 2:

Sprawdzenie kompletności dokumentów wewnętrznych

Jednym z wymogów ustawy VAT jest samodzielne naliczanie podatku VAT od takich transakcji jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy import usług.  Wykonywane jest to poprzez wystawianie tzw. dokumentów wewnętrznych dokumentujących podatek należny i naliczony.  Sprawdzenie, czy zostały wystawione takie dokumenty do wszystkich operacji zabierało do tej pory sporo czasu i wymagało przeglądania danych w kilku rejestrach.  Proces ten znacznie się upraszcza i skraca poprzez zastosowanie kontrolerów, które sprawdzają dla których faktur należy wystawić dokumenty wewnętrzne i czy zostały one wystawione w odpowiednim okresie.

Przykład 3:

Uzgodnienie danych wykazywanych w rejestrach VAT z zapisami na kontach podatku należnego i naliczonego

Kwoty podatku należnego i naliczonego wykazywanego w ewidencji VAT danego okresu powinny być zgodne z obrotami na odpowiednich kontach księgowych.  Zgodność obu ewidencji pozwala wysunąć wniosek o kompletności i poprawności podatku, który należy rozliczyć z urzędem skarbowym.  Kontroler został wyposażony w funkcje umożliwiające takie sprawdzenia.

Przykład 4:

Uzgodnienie danych wykazywanych w jednolitym pliku kontrolnych a deklaracją VAT

Ordynacja podatkowa wprowadziła obowiązek comiesięcznego raportowania ewidencji VAT w postaci jednolitego pliku kontrolnego. Raportowane dane powinny być zgodne ze złożoną deklaracją VAT-7.  Kontrolery pozwalają sprawdzić kwoty wykazywane w deklaracji z sumarycznymi kwotami z rejestrów VAT.

Jakie to daje korzyści dla klienta

1. usprawnienie procesu zamykania okresu – przewodnik, co trzeba na koniec miesiąca wykonać (i w jakiej kolejności)
2. uporządkowanie kontroli danych – wszystko zebrane w jednym miejscu
3. łatwiejsza weryfikacja danych VAT – natychmiastowa informacja o wystąpieniu problemu i możliwość odszukania problematycznego dokumentu
4. dodatkowe funkcje kontrolne, których nie było w poprzednich wersjach np. czy naliczono korekty z tyt.ulgi za złe długi
5. przyśpieszenie procesu weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji VAT-7
6. zmniejszenie prawdopodobieństwa popełnienia błędu, konieczności składania korekt deklaracji i narażenia się na sankcje karno-skarbowe
7. „spokojniejszy sen” głównego księgowego

Autor: Jolanta Socha