Mechanizm pozwalający sprawdzić, czy zostały wygenerowane wszystkie dokumenty wewnętrzne związane z rozliczeniem podatku naliczonego dla dokumentów źródłowych zarejestrowanych w rejestrze zakupów (ZAK) np. dokumenty związane z importem usług czy odwrotnym obciążeniem.
Istnieje wiele operacji dla których na podatniku spoczywa obowiązek naliczenia podatku VAT, który staje się podatkiem należnym a jednocześnie podlega odliczeniu. W systemie finansowo-księgowym Asseco ERP odbywa się to za pomocą wystawienia tzw. dokumentów wewnętrznych dokumentujących podatek należny (dokument w rejestrze sprzedaży) oraz podatek naliczony (dokument w rejestrze zakupów). W zależności od ustawień konfiguracyjnych dokumenty wewnętrzne są generowane automatycznie lub ręcznie. Istnieje więc prawdopodobieństwo, że nie zostaną wystawione lub będą pozostawały w edycji i nie zostaną uwzględnione w rozliczeniach. Trudność polega również na wielości operacji i rodzajów dowodów z nimi związanych. Konieczność wystawiania dokumentów wewnętrznych uzależniona jest czasami także od zawartości dokumentu, przykładowo od wystąpienia stawki OO w przypadku tzw. odwrotnego obciążenia.
Ograniczenia na dziś – co chcieliśmy usprawnić
W systemie istniały dedykowane przekroje w rejestrach zakupów prezentujące dokumenty dla których powinny być wystawione dokumenty wewnętrzne, ale nie obejmowały one wszystkich przypadków. Brakowało takich przekrojów w rejestrach zakupów importowych. Nie pokazywały one również dokumentów w edycji.
W jaki sposób to zrobiliśmy – jak to działa
Zmodyfikowano zawartość danych prezentowanych w przekrojach dostępnych w rejestrach zakupów, zakupów importowych oraz WNT. Kontroler VAT – zakup wyposażono w następujące etapy:
- Kontrola generowania dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku naliczonego – dokumenty źródłowe z rejestru zakupów (ZAK).
- Kontrola generowania dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku naliczonego – dokumenty źródłowe z rejestru WNT.
- Kontrola generowania dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku naliczonego – dokumenty źródłowe z rejestru SAD.
- Kontrola generowania dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku naliczonego – dokumenty źródłowe z rejestru zakupów importowych (ZAKI).
Każdy z tych etapów sprawdza, czy zostały wygenerowane dokumenty wewnętrzne związane z rozliczeniem podatku naliczonego dla dokumentów źródłowych zarejestrowanych w rejestrze ZAK, ZAKI, SAD lub WNT np. dokumenty związane z importem usług czy odwrotnym obciążeniem. Kontroli podlegają tylko te dokumenty, które mają odpowiednie definicje dla dokumentów wewnętrznych (rodzaj dowodu, schemat) w słowniku rodzajów dowodów.
Błąd kontroli występuje wówczas gdy brakuje dokumentu wewnętrznego lub jest on w edycji.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Opisywana funkcjonalność może być wykorzystana przez osoby zajmujące się rozliczeniami VAT i sprawujące nadzór nad ewidencją VAT w działach księgowości we wszystkich firmach prowadzących ewidencję VAT w procesie weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji VAT-7 i w procesie zamykania okresu.
Przypadki użycia
Przykład 1:
Sprawdzenie, czy zostały wygenerowane wszystkie dokumenty wewnętrzne w zakresie podatku naliczonego z tytułu importu usług w …
Uruchamiamy weryfikację danych VAT w maju 2016. Kontroler VAT – zakup wykazuje błąd na etapie Kontrola generowania dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku należnego – dokumenty źródłowe z rejestru zakupów (ZAK).
Sprawdzamy więc dla jakich dokumentów w rejestrze zakupów (rodzaj dowodu FZIU) nie zostały wygenerowane dokumenty wewnętrzne. Wchodzimy w słownik Pozycje błędne/do wyjaśnienia, słownik w przypadku tego etapu kontroli prezentuje faktury zakupu w rejestrze zakupów (rejestr ZAK – przekrój Kontrola wygenerowania dokumentów wewnętrznych) które nie mają wygenerowanych dokumentów wewnętrznych w zakresie podatku naliczonego lub są one w edycji.
W słowniku zaprezentowane są również informacje o dokumentach wewnętrznych dla podatku należnego i naliczonego, co jest nowością w stosunku do poprzednich wersji tego przekroju.
Przeglądając dokumenty można od razu wyeliminować braki i wygenerować odpowiednie dokumenty wewnętrzne (dostępna odpowiednia procedura).
Jakie to daje korzyści dla klienta
- łatwiejsza weryfikacja danych VAT – natychmiastowa informacja o wystąpieniu problemu i możliwość odszukania błędnego dokumentu,
- przyśpieszenie procesu weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji VAT-7,
- zmniejszenie prawdopodobieństwa popełnienia błędu, konieczności składania korekt deklaracji i narażenia się na sankcje karno-skarbowe
Autor: Jolanta Socha