Czyli jak system Softlab ERP pozwala usprawnić wystawianie faktur w przypadku objęcia ich usługą faktoringu poprzez funkcjonalność inicjowania rachunku bankowego faktora na fakturach sprzedaży.
Potrzeba biznesowa
Faktoring jest nowoczesną formą finansowania działalności przedsiębiorstwa, pozwalającą poprawić jego płynność finansową. W usłudze faktoringu występują trzy podmioty:
- Faktorant – Państwa firma, dostawca towarów i usług,
- Dłużnicy – Państwa odbiorcy,
- Faktor – firma udzielająca finansowania.
Faktoring polega na nabyciu przez faktora (instytucję finansową) wierzytelności, finansowaniu ich oraz zarządzaniu nimi. W efekcie faktorant (sprzedawca) otrzymuje zapłatę bezpośrednio po zrealizowaniu sprzedaży i przesłaniu do faktora kopii faktur wraz z dokumentami potwierdzającymi odbiór towaru/wykonanie usługi. Odbiorca/dłużnik reguluje płatność na rachunek bankowy faktora.
Po wystawieniu faktury, która ma być płatna przez faktora, trzeba pamiętać, aby na wystawianym dokumencie ręcznie zmienić rachunek bankowy na rachunek faktora. Ta czynność może prowadzić do kosztownych pomyłek.
Jak to usprawniliśmy
Proponowane przez nas rozwiązanie umożliwia automatyczne podpowiadanie rachunku bankowego faktora na wydruku faktury. Jest to możliwe dzięki powiązaniu kontrahenta będącego faktorem z odbiorcami, których należności mają być objęte usługą faktoringu.
W słowniku Kartoteka kontrahentów rejestrujemy kontrahenta pełniącego rolę faktora. Następnie w szczególe Role za pomocą akcji Nowy przypisujemy kontrahentowi rolę FAKTOR.
Rys. 1. Słownik Kartoteka kontrahentów, szczegół Role, rola Faktor
Następnie na założonym kontrahencie (z rolą FAKTOR) przechodzimy do szczegółu Rachunki bankowe oraz za pomocą akcji Nowy rejestrujemy jego rachunki bankowe, które mają zostać wydrukowane na fakturze (czyli te, na które odbiorcy mają wpłacać należności). Dodatkowo w polu Stopka do wydruku istnieje możliwość wpisania tekstu, który pojawi się na fakturach.
Rys. 2. Słownik Kartoteka kontrahentów, szczegół Rachunki bankowe
Rys. 3. Okno edycyjne szczegółu Rachunki bankowe
Odbiorcom, których zobowiązania mają być finansowane przez faktora, dodajemy rolę FAKTORING w szczególe Role korzystając z akcji Nowy.
Rys. 4. Przypisanie odbiorcy roli Faktoring
W przypadku zdefiniowania w systemie więcej niż jednego kontrahenta z rolą FAKTOR, należy dla odbiorcy, w szczególe Relacje kontrahentów, użyć akcji Nowy, aby utworzyć relację FAKTOR oraz wskazać odpowiedniego kontrahenta pełniącego tę rolę.
Rys. 4. Przypisanie faktora do odbiorcy
W przypadku wystawienia zamówienia lub faktury na kontrahenta, który ma ustawioną rolę FAKTORING, na wydruku faktury podpowiada się rachunek bankowy faktora, a w stopce pojawiają się dodatkowe informacje.
Rys. 5. Przykładowy wydruk faktury VAT objętej usługą faktoringową
Dodatkowo, w słownikach Zamówienia do odbiorców i Sprzedaż ogółem istnieje możliwość szybkiego wyszukania faktury objętej faktoringiem poprzez kolumnę Faktor;Logo.
Rys. 6. Słownik Sprzedaż ogółem – kolumna Faktor;Logo
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Rozwiązanie w zakresie faktoringu obsługuje wiele kluczowych przypadków biznesowych, które wspierają różne branże w utrzymaniu płynności finansowej.
Przykład 1
Firmy produkcyjne, które codziennie wystawiają wiele faktur, mogą dzięki faktoringowi przyspieszyć dostęp do środków finansowych potrzebnych na pokrycie kosztów surowców i wydatków operacyjnych.
Przykład 2
Eksporterzy sprzedający produkty zagranicznym klientom często napotykają na długie terminy płatności, co zwiększa zapotrzebowanie na kapitał. Faktoring daje im natychmiastowy dostęp do środków, umożliwiając terminowe pokrycie kosztów logistycznych i produkcyjnych. Ponadto faktoring międzynarodowy często obejmuje ochronę przed ryzykiem niewypłacalności kontrahenta, co zwiększa bezpieczeństwo transakcji i umożliwia eksport bez obaw o płynność finansową.
Jakie to daje korzyści
- Skrócenie czasu wystawienia faktury sprzedaży objętej faktoringiem.
- Ograniczenie liczby pomyłek wynikających z konieczności ręcznej zmiany rachunku bankowego.
- Możliwość sprawdzenia, które faktury zostały objęte usługą faktoringu.
Autor wpisu: Sławomir Frąckowski, Kamil Cierpiał