W systemie Softlab HR by Asseco dostępne są mechanizmy wspomagające wprowadzanie korekt urlopów i innych nieobecności niezasiłkowych. Pozwalają one w łatwy i szybki sposób wprowadzić zmiany w kartotece urlopowej pracownika.

Potrzeba biznesowa

W każdej firmie do działu HR wpływają wnioski pracowników o urlop lub inną nieobecność. Zazwyczaj ich zarejestrowanie i rozliczenie nie sprawia problemu. Zdarza się jednak, że już po wypłacie wynagrodzenia do działu HR z opóźnieniem dostarczona zostaje informacja o zmianie typu urlopu lub jego terminu.

Taka sytuacja wymaga przeprowadzenia szeregu operacji w systemie kadrowym, co w praktyce może sprawiać problemy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Przed udostępnieniem opisywanych mechanizmów skorygowanie urlopu wymagało od pracownika kadr wykonania szeregu dodatkowych czynności. Musiał on ręcznie zarejestrować korektę urlopu, następnie powiązać ją z urlopem korygowanym, wskazać listę lub miesiąc rozliczenia oraz zweryfikować kwoty naliczenia, co w konsekwencji mogło prowadzić do pomyłek i było czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab HR by Asseco możemy skorzystać z mechanizmów wspomagających rejestrację korekty urlopu z zachowaniem historii zmian urlopu.

W słowniku Pracownicy – umowy(etaty) dostępne są dwie procedury korygujące urlopy: Skorygowanie urlopu oraz Skorygowanie okresu (na minus).

Obie procedury umożliwiają korektę urlopu, gdy lista płacowa, na której naliczono wynagrodzenie za urlop, jest już naliczona i zamknięta.

Rys. 1. Szczegół Urlopy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty)

Okno parametrów procedury Skorygowanie urlopu wyświetla dane korygowanego urlopu z możliwością ich zmiany, dzięki czemu operator może wskazać po zmianie.

Rys. 2. Parametry procedury Skorygowanie urlopu

Procedura umożliwia wprowadzenie kilku zmian jednocześnie. Przykładem może być zmiana terminu urlopu wraz z jego rodzajem.

Rys. 3. Zmiana dwóch parametrów urlopu jednocześnie

W wyniku działania procedury Skorygowanie urlopu korygowane są istniejące w danym okresie absencje (są zerowane) oraz dodana zostaje nowa absencja, zgodna z podanymi parametrami.

Rys. 4. Wynik korekty absencji za pomocą procedury Skoryguj urlop

Druga dostępna procedura Skoryguj okres (na minus) umożliwia usunięcie błędnie wprowadzonego lub niewykorzystanego przez pracownika urlopu, za który pracownik już otrzymał wynagrodzenie

Parametry procedury są inicjowane automatycznie na podstawie wskazanego urlopu, użytkownik jedynie potwierdza anulowanie urlopu. Skutkuje to zapisaniem odpowiedniego wpisu korygującego w kartotece nieobecności urlopowej. Powstaje jeden nowy wpis, korygujący okres na zero ze znakami ujemnymi.

Rys. 5. Parametry procedury Skorygowanie okresu (na minus)

Przedstawione procedury wspomagają wprowadzanie zmian w kartotece urlopowej pracownika w sytuacji, gdy urlop został już rozliczony i nie ma możliwości ponownego przeliczenia listy. System podpowiada dane korygowanego urlopu, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko popełnienia błędu.

Do skorygowanej absencji automatycznie przypisywany jest przewidywany miesiąc i rok naliczenia, tak aby mogła być ona rozliczona na najbliższej liście płac.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa opisana funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem.

Przykład

Pracownik złożył wniosek o urlop wypoczynkowy, który został zarejestrowany. Na koniec miesiąca pracownik działu HR naliczył wynagrodzenie.

Po wypłacie wynagrodzenia pracownik poinformował, że w tym dniu nie przebywał na urlopie wypoczynkowym, ale korzystał ze zwolnienia na dziecko przysługującego na podstawie art. 188 KP i wykorzystał tylko 5 godzin tego zwolnienia z przysługującego mu limitu urlopowego. Pozostałe 3 godziny pracował.

Pracownik działu HR za pomocą procedury Skorygowanie urlopu zmienił rodzaj urlopu oraz wskazał ilość godzin tego urlopu.

Rys. 6. Przykład korekty – zmiana urlopu wypoczynkowego na opiekę z art. 188

Wynikiem wprowadzonej korekty jest storno błędnie wprowadzonego urlopu oraz zarejestrowanie opieki nad dzieckiem z art. 188 KP, która będzie rozliczona na najbliższej liście płac.

Rys. 7. Przykład korekty – zmiana urlopu wypoczynkowego na opiekę z art. 188

Jakie to daje korzyści

• Zmniejszenie liczby błędów popełnianych w trakcie wprowadzania korekty urlopu.
• Pewność, że korekta urlopu będzie rozliczona na najbliższej liście płac.
• Zachowanie w karotece urlopowej pełnej historii zmian urlopu.
• Oszczędność czasu pracownika działu HR.

Autor wpisu: Brach Beata