W systemie Softlab ERP udoskonalono funkcjonalność zakładania niestandardowej długości roku obrotowego w stosunku do roku kalendarzowego oraz roku obrotowego złożonego z kilku lat finansowych.
Rok obrotowy w systemie Softlab ERP był definiowany jako kolejna liczba czterocyfrowa i był to tzw. identyfikator roku obrotowego. W przypadku zgodności roku obrotowego z rokiem kalendarzowym, rok obrotowy był taki sam jak rok kalendarzowy. Sytuacja komplikowała się w przypadku, gdy rok obrotowy nie pokrywał się z rokiem kalendarzowym, np. rok obrotowy (podatkowy) trwał od listopada do października. Wówczas rok obrotowy był definiowany jako liczba wynikająca z początkowego roku kalendarzowego lub liczba wynikająca z końcowego roku kalendarzowego.
W związku z powyższym wprowadzono następujące zmiany:
- Udoskonalono sposób numerowania roku obrotowego kolejnego w danym roku kalendarzowym (przykładowe oznaczenia roku obrotowego to 2023.1 i 2023.2).
- Ujednolicono nazewnictwo pól zawierających symbol roku obrotowego. Wcześniejsze nazwy Rok finansowy oraz Rok zastąpiono nazwą Rok obrotowy. Zmiany wprowadzono m.in. w słownikach Lata finansowe, Okresy finansowe, Otwarcie nowego roku, w procedurze Dodaj rok obrotowy i okresy oraz w parametrach, filtrach, szczegółach, zestawieniach systemu.
Przykład 1
Rok obrotowy trwający na przełomie roku kalendarzowego, np. od 1 listopada 2021 roku do 31 października 2022 roku, mógł być oznaczony symbolem 2022. Opis okresów finansowych w takim roku był zbudowany następująco: na początku jest pokazywany symbol roku obrotowego (2022), a następnie miesiąc i rok kalendarzowy okresu (odpowiednio 2021 lub 2022), obrazuje to kolumna Opis okresu w poniższej tabeli:
| Rok obrotowy | Nr okresu | Opis okresu |
| 2022 | 0 | (2022) Bilans otwarcia |
| 2022 | 1 | 2022 (Listopad 2021) |
| 2022 | 2 | 2022 (Grudzień 2021) |
| 2022 | 3 | 2022 (Styczeń 2022) |
| 2022 | 4 | 2022 (Luty 2022) |
| … | … | … |
| 2022 | 12 | 2022 (Październik 2022) |
Obecnie, rok obrotowy trwający na przełomie roku kalendarzowego 2021/2022 np. od 1 listopada 2021 roku do 31 października 2022 roku, domyślnie oznaczony zostanie symbolem 2021.1. Kolejny rok trwający od listopada 2022 będzie miał symbol 2022.
| Rok obrotowy | Nr okresu | Opis okresu |
| 2021.1 | 0 | Bilans otwarcia |
| 2021.1 | 1 | Listopad (2021) |
| 2021.1 | 2 | Grudzień (2021) |
| 2021.1 | 3 | Styczeń |
| 2021.1 | 4 | Luty |
| … | … | … |
| 2021.1 | 12 | Październik |
| 2021.1 | 13 | Bilans zamknięcia |
| 2022 | 0 | Bilans otwarcia |
| 2022 | 1 | Listopad |
| … | … | … |
1. Zmiany w procedurze do otwierania nowego roku
Zmodyfikowano procedurę Dodaj rok obrotowy i okresy dostępną w słowniku Lata finansowe i Okresy finansowe. W parametrach procedury parametr Rok zmieniono na Rok obrotowy. Możemy w nim wpisać własny symbolu roku, jednak zalecane jest używanie symboli podpowiadanych przez system. Przykładowo, za pomocą procedury został założony rok obrotowy o numerze 2021, trwający od stycznia 2021 do października 2021.
Rys. Procedura Dodaj rok obrotowy i okresy, podpowiadany numer roku obrotowego
Przy ponownym uruchomieniu procedury podpowiadany będzie rok obrotowy o numerze 2021.1 z dodanym przyrostkiem .1, data początkowa będzie inicjowana na podstawie daty zakończenia poprzedniego roku obrotowego plus jeden dzień (czyli 2021-11-01), zaś data końcowa pozostanie do uzupełnienia przez użytkownika.
Rys. Rok obrotowy z kolejnym numerem w danym roku kalendarzowym
Jeśli zechcemy dodać kolejny (trzeci) rok obrotowy zaczynający się w tym samym roku kalendarzowym, otrzyma on kolejny numer 2021.2. W słowniku Lata finansowe użytkownik ma możliwość zmiany symbolu roku obrotowego za pomocą akcji Edycja Rok obrotowy. Zmiana taka jest możliwa pod warunkiem, że w danym roku finansowym wszystkie okresy finansowe są otwarte. Jeśli któryś z okresów w danym roku jest zamknięty, zmiana nie jest możliwa.
W słownikach Lata finansowe, Okresy finansowe, Otwarcie nowego roku kolumnę Rok zastąpiono nową kolumną Rok obrotowy, która wyświetla symbol roku obrotowego. Symbol może być tożsamy z rokiem kalendarzowym (np. 2024) lub unikalny opisujący rok obrotowy (np. 2024.01, 2024.02).
Dodano także kolumnę Rok obrotowy;Identyfikator (kolumna widoczna jest po włączeniu w ustawieniach tabeli), która zawiera kolejną liczbę definiującą rok obrotowy. Liczba ta jest traktowana jako identyfikator roku i jest przechowywana w dokumentach księgowych.
Rys. Słownik Lata finansowe, kolumna Rok obrotowy;Identyfikator
W pozostałych słownikach systemu, m.in. Salda i obroty kont dla wybranego okresu, Grupy kont, Plan kont, kolumnę Rok zastąpiono nową kolumną Rok obrotowy.
We wszystkich słownikach systemu dostosowano nazwy kolumn, filtrów, procedur oraz nazwy parametrów w szczegółach.
Obecnie w słownikach systemu można filtrować dane za pomocą filtra Rok obrotowy, po jego wybraniu pojawi się lista wartości zawierająca symbol roku obrotowego oraz zakres dat obowiązywania danego roku.
Rys. Przykładowa wartość filtra Rok obrotowy
W oknach procedur w powyższych słownikach również dodano parametr Rok obrotowy, po rozwinięciu pola Rok obrotowy pojawia się lista wartości zgodna ze zdefiniowanym rokiem obrotowym w słowniku Lata finansowe.
Rys. Wartość parametru Rok obrotowy dla akcji Nowy w słowniku Grupy kont
Rys. Wartość parametru Rok obrotowy procedury Kopiuj konta w słowniku Plan kont
Do raportów, wydruków i zestawień zawierających informację o roku obrotowym wprowadzono analogiczne zmiany, jak te opisane powyżej. Zmiany objęły parametry wydruków, tytuły oraz prezentowane dane o roku obrotowym.
W oknach zestawień ujednolicono sposób wyświetlania informacji o roku obrotowym. Na wydruku zestawienia widoczny jest nowy symbol roku obrotowego oraz informacja o datach, w których zawiera się dany rok finansowy.
Rys. Parametry zestawienia Obroty i salda kont księgi głównej
Rys. Wydruk zestawienia Obroty i salda kont księgi głównej
Zmiany zostały wykonane między innymi w następujących zestawieniach: Plan kont, Plan kont księgi głównej, Bilans otwarcia roku finansowego, Wymiary kontrolingowe, Raport kasowy, Zestawienie obrotów na kontach, Zestawienie obrotów na kontach rozrachunkowych, Obroty i salda kont księgi głównej.
Konfiguracja:
Funkcjonalność wymaga nadania dodatkowych uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE