W ramach mechanizmu Softlab Anywhere w module FK umożliwiono zablokowanie zmiany i dodawania aktywnego rachunku bankowego przez nieuprawnionych użytkowników systemu.

Dotychczas każdy użytkownik miał możliwość dodania i modyfikacji aktywnego rachunku bankowego kontrahenta. Dzięki wprowadzonej funkcjonalności możliwe jest zdefiniowanie uprawnionych użytkowników, którzy będą mogli dokonywać nieograniczonych zmian, a także będą mogli zatwierdzać/odrzucać prośby innych użytkowników.

Pozostali nieuprawnieni użytkownicy będą musieli przesyłać prośbę o akceptację zmian aktywnego rachunku bankowego. Zmiana ma na celu zwiększenie kontroli nad rachunkami bankowymi kontrahentów.

Poniżej zostały opisane obszary i słowniki systemu Softlab ERP, w których funkcjonalność ta jest wykorzystywana.

1. Akcje modyfikujące rachunek bankowy w słowniku Kontrahenci

Dodawanie nowego rachunku bankowego

Podczas dodawania nowego rachunku bankowego przez nieuprawnionego użytkownika w słowniku Kontrahenci za pomocą akcji Nowy w szczególe Rachunki bankowe, parametr o nazwie Aktywny jest niedostępny i domyślnie odznaczony. Utworzony w ten sposób rachunek bankowy nie jest aktywny. Aby oznaczyć wprowadzony rachunek bankowy jako aktywny, należy z poziomu szczegółu zaznaczyć wskaźnik w kolumnie Atrybuty;Aktywny. Spowoduje to wyświetlenie się okna formularza z prośbą o zatwierdzenie wprowadzonych zmian. Prośbę taką należy przesłać do upoważnionej osoby, w celu jej weryfikacji.

Rys. Tworzenie nowego rachunku bankowego przez nieuprawnionego użytkownika

W słowniku Kontrahenci w szczególe Rachunki bankowe dodano dwie kolumny Propozycja;Rachunek oraz Propozycja;Aktywny. Proponowana przez nieuprawnionego użytkownika zmiana wartości numeru rachunku bankowego czy jego aktywności jest kolorowana w danym polu na żółto. Jeżeli pola w opisywanych kolumnach są puste oznacza to, że nie została wysłana żadna propozycja zmiany.

Rys. Słownik Kontrahenci, nowe kolumny w szczególe Rachunki bankowe

Edycja istniejącego rachunku bankowego

W przypadku modyfikacji wartości znacznika Aktywny lub numeru aktywnego rachunku bankowego, pojawi się okno formularza z prośbą o zatwierdzenie wprowadzonych zmian przez uprawnionego użytkownika. Jeśli modyfikowany rachunek jest nieaktywny, to istnieje możliwość zmiany wszystkich wartości danego rachunku bez konieczności wysyłania prośby o zatwierdzenie zmian. W przypadku zmiany na aktywnym rachunku bankowym innych wartości niż numer rachunku i/lub jego aktywność, autoryzacja nie jest wymagana.

Rys. Okno formularza z prośbą o aktywowanie rachunku bankowego

Po wysłaniu prośby o zatwierdzenie zmiany, edycja danego rachunku jest zablokowana do momentu akceptacji zmiany. W przypadku próby modyfikacji rachunku bankowego pojawi się stosowny komunikat.

Rys. Komunikat blokady edycji rachunku bankowego, gdy istnieje niezaakceptowana prośba o zmianę

Po zatwierdzeniu przez upoważnioną osobę przesłanej prośby, zaproponowane zmiany automatycznie zostają wczytane. Osoba upoważniona może zatwierdzić lub odrzucić zaproponowane zmiany. W obydwu przypadkach użytkownik wysyłający prośbę otrzyma informację zwrotną o wykonanej czynności w oknie Notatki i konwersacje.

Rys. Zaakceptowana prośba o zmianę aktywności rachunku bankowego

Usunięcie aktywnego rachunku bankowego

Nieuprawniony użytkownik nie może usunąć aktywnego rachunku bankowego, w przypadku takiej próby system wyświetli poniższy komunikat blokujący. Aby skutecznie usunąć aktywny rachunek bankowy należy zmienić go w nieaktywny, w szczególe Rachunki bankowe odznaczyć wskaźnik w kolumnie Atrybuty;Aktywny i przesłać prośbę o zatwierdzenie zmiany. Możliwe jest usunięcie jedynie nieaktywnego rachunku bankowego.

Rys. Komunikat blokujący usunięcie aktywnego rachunku bankowego

Uprawnieni użytkownicy mają możliwość dodawania, edytowania i usuwania wszystkich rachunków bankowych bez konieczności przesyłania prośby o akceptację zmian.

2. Zmiana rachunku bankowego w słowniku Przeglądanie rozrachunków

W słowniku Przeglądanie rozrachunków podczas zmiany rachunku bankowego przez nieuprawnionego użytkownika za pomocą akcji Zmień warunki handlowe wymagane jest przesłanie prośby o akceptację. W oknie edycyjnym akcji po zaznaczeniu pola Zmień rachunek, a następnie wyborze aktywnego rachunku bankowego, podaniu przyczyny zmiany i zatwierdzeniu przyciskiem OK, wyświetlane jest okno formularza z prośbą o zatwierdzenie zmiany.

Rys. Zmiana rachunku bankowego przez nieuprawnionego użytkownika

Po przesłaniu prośby o zmianę danych na rozrachunku tworzony jest wpis w szczególe Historia zmian warunków handlowych, który przyjmuje wartość P (Propozycja) w kolumnie Modyfikacja;Status. Status ten oznacza, że wysłano propozycję zmiany rachunku bankowego do osoby uprawnionej. Dodatkowo, w zakładce Rachunki bankowe dostępnej w szczególe Historia zmian warunków handlowych kolorowane są na kolor szary pola dla wartości, które są propozycją zmiany przez nieuprawnionego użytkownika.

Rys. Szczegół Historia zmian warunków handlowych, zakładka Rachunki bankowe

Osoba upoważniona może zatwierdzić lub odrzucić zmiany zaproponowane dla danego rozrachunku. W obydwu przypadkach użytkownik wysyłający prośbę otrzyma informację zwrotną o wykonanej czynności w oknie Notatki i konwersacje.

Zatwierdzenie zmiany przez uprawnioną osobę skutkuje zmianą danych rozrachunku w słowniku Przeglądanie rozrachunków, w szczególe Historia zmian warunków handlowych status zmienia wartość na Z (Zatwierdzony). Dodatkowo w kolumnie Modyfikacja;Osoba zmienia się login użytkownika z tego, który przesłał prośbę na login użytkownika zatwierdzającego zmianę.

W przypadku odrzucenia zmiany przez upoważnioną osobę dane pozostają niezmienione. W szczególe Historia zmian warunków handlowych status zmienia wartość na O (Odrzucony), a w kolumnie Modyfikacja;Osoba widnieje login osoby przesyłającej prośbę o zmianę.

W szczególe Historia zmian warunków handlowych dodano nowe procedury, które dostępne są tylko dla linijek z propozycją zmiany – status P (Propozycja):

• Akceptuj propozycję zmiany – zatwierdza propozycję zmiany, akcja widoczna jest tylko dla osoby z uprawnieniami,
• Odrzuć propozycję zmiany – odrzuca propozycję zmiany, akcja dostępna dla osoby z uprawnieniami,
• Usuń propozycję zmiany – usuwa wpis propozycji zmiany i anuluje wysłaną prośbę o zmianę rachunku.

Uprawnieni użytkownicy mogą dokonywać zmian warunków handlowych dla rozrachunków bez konieczności wysyłania prośby o akceptację.

Dodano blokadę wprowadzania kolejnych zmian warunków handlowych w przypadku, gdy istnieje niezaakceptowana propozycja zmiany dla rachunku bankowego.

Rys. Komunikat blokady wprowadzenia kolejnych zmian warunków handlowych

3. Modyfikowanie rachunku bankowego na dokumentach w zakładce Terminarz płatności

Na rejestrowanych dokumentach, np. w słownikach Rejestr zakupów i Rejestr sprzedaży, w zakładce Terminarz płatności możliwa jest dowolna zmiana numeru rachunku bankowego przed pierwszym zaksięgowaniem dokumentu. Jednakże, jeśli zaksięgowany dokument zostanie przeniesiony do edycji przez osobę nieuprawnioną i zmieni ona numeru rachunku bankowego na tym dokumencie, a następnie nastąpi próba zaksięgowania dokumentu, wyświetli się okno formularza z prośbą o akceptację zmiany.

Rys. Zmiana rachunku bankowego przez nieuprawnionego użytkownika w zakładce Terminarz płatności

Jeśli istnieje niezaakceptowana prośba o zmianę numeru rachunku bankowego, to próba kolejnej zmiany numeru rachunku przez nieuprawnionego użytkownika zostanie zablokowana i zostanie wyświetlony stosowny komunikat.

Rys. Komunikat blokady kolejnej zmiany rachunku bankowego, gdy istnieje niezaakceptowana prośba o zmianę

Jeżeli nie nastąpiła próba przesłania kolejnej prośby o akceptację zmiany lub taka prośba została odrzucona przez upoważnionego użytkownika, pierwotna wartość numeru rachunku bankowego zostanie przywrócona i możliwe będzie zaksięgowanie dokumentu.

W przypadku potrzeby wprowadzenia nowego rachunku bankowego dla edytowanego dokumentu, w zakładce Terminarz płatności należy zaznaczyć wskaźnik w kolumnie Sprawdź i załóż rachunek. Zostanie automatycznie utworzony nieaktywny rachunek bankowy, a w momencie próby zaksięgowania dokumentu przez nieupoważnionego użytkownika pojawi się formularz do wysłania z prośbą o zatwierdzenie zmiany.

Rys. Prośba o aktywowanie nowego rachunku bankowego

Zatwierdzenie zmiany przez uprawnionego użytkownika spowoduje ustawienie nowego rachunku bankowego jako aktywny oraz zaksięgowanie dokumentu. Natomiast odrzucenie zmiany przez osobę upoważnioną spowoduje, że dokument pozostanie w stanie Edycja.

Jeśli nieuprawniony użytkownik zaimportuje (np. za pomocą słownika Import dokumentów/dowodów) dokumenty zawierające nowe numery rachunków bankowych, to podczas próby zaksięgowania dokumentu pojawi się formularz z prośbą o ustawienie rachunku jako aktywny.

Uprawnieni użytkownicy mają możliwość dowolnej edycji rachunku bankowego i importowania dokumentów z nowymi numerami rachunków bez konieczności wysyłania prośby o akceptację. Jeśli nieuprawniony użytkownik dokona modyfikacji numeru rachunku bankowego i zapisze dokument w stanie Edycja, a następnie uprawniony użytkownik będzie chciał go zaksięgować, pojawi się poniższy komunikat o istniejącej modyfikacji rachunku przez nieuprawnionego użytkownika. Po zatwierdzeniu komunikatu przez uprawnionego użytkownika nastąpi akceptacja zmiany rachunku bankowego i zaksięgowanie dokumentu.

Rys. Komunikat ostrzegający o wprowadzonej zmianie rachunku bankowego

4. Zmiana rachunku bankowego w słowniku Przelewy wychodzące

W słowniku Przelewy wychodzące przed pierwszym przeniesieniem dowodu przelewu do brulionu możliwa jest dowolna zmiana numeru rachunku bankowego. W przypadku jednak, gdy po przeniesieniu przelewu do edycji konieczne jest wprowadzenie zmiany rachunku bankowego przez osobę nieuprawnioną, ponowna próba przeniesienia dowodu przelewu do brulionu skutkuje wyświetleniem okna formularza z prośbą o akceptację zmiany.

Rys. Formularz prośby o zmianę rachunku bankowego

Po wysłaniu prośby o zatwierdzenie zmiany rachunku bankowego dowód przelewu przyjmuje status w kategorii Akceptacja z wartością Prośba o zatwierdzenie. Status ten blokuje możliwość edytowania i przenoszenia przelewu do brulionu. Aby możliwe było edytowanie dowodu przelewu wysłanego do akceptacji, osoba akceptująca musi zatwierdzić lub odrzucić zmiany albo użytkownik, który wysłał prośbę o akceptację, musi zmienić status przelewu na Niezatwierdzone. Zmiana statusu spowoduje wycofanie prośby o akceptację zmian, ale przy kolejnej próbie przeniesienia dowodu do brulionu znowu pojawi się formularz z prośbą o zatwierdzenie zmiany. Jeśli jednak użytkownik przywróci pierwotny numer rachunku bankowego, przelew zostanie przeniesiony do brulionu bez konieczności przesłania prośby o zatwierdzenie zmiany.

Osoba akceptująca może zatwierdzić lub odrzucić zmianę rachunku bankowego dla danego przelewu. W obydwu przypadkach użytkownik wysyłający prośbę otrzyma informację zwrotną o wykonanej czynności w oknie Notatki i konwersacje.

Zatwierdzenie zmian przez uprawnioną osobę skutkuje przeniesieniem dowodu do brulionu wraz ze zmianą statusu przelewu w kategorii Akceptacja na Zatwierdzone. Dodatkowo w nowym szczególe Historia zmian rachunków pojawi się wpis z informacjami o statusie wysłanej prośby o akceptację. Pole z propozycją zmiany wartości numeru rachunku bankowego zostanie pokolorowane na żółto w kolumnie Rachunek;Po zmianie.

Rys. Nowy szczegół Historia zmian rachunków, kolorowanie propozycji zmiany rachunku

Osoby uprawnione mogą dowolnie zmieniać rachunek bankowy i dokonywać przenoszenia przelewu do brulionu bez konieczności wysyłania prośby o akceptację zmian.

5. Zmiany w sposobie działania funkcjonalności

W poprzedniej wersji systemu każdy użytkownik miał możliwość dodawania i zmiany aktywnego rachunku bankowego kontrahenta. W wersji 2024.1 wprowadzono funkcjonalność Softlab Anywhere umożliwiającą definiowanie uprawnionych użytkowników, którzy nadal będą mogli dokonywać takich zmian, a także będą mogli zatwierdzać/odrzucać przesłane prośby innych nieuprawnionych użytkowników.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK