Moduł FK systemu Softlab ERP dostosowano do obowiązujących przepisów prawa dotyczących konieczności prowadzenia ewidencji transakcji rozliczanych procedurą importu VAT IOSS (Import One Stop Shop).
Podatnik korzystający z procedury importu VAT IOSS (lub pośrednik w odniesieniu do każdego z podatników, których reprezentuje) ma obowiązek prowadzić ewidencję transakcji objętych procedurą importu, zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 63c ust. 2 rozporządzenia 282/2011, w formie elektronicznej.
Ewidencja jest udostępniana przez podatnika lub pośrednika drogą elektroniczną, na każde żądanie organu nadzorczego państwa członkowskiego identyfikacji oraz państwa członkowskiego konsumpcji. Jeżeli wystąpią problemy techniczne uniemożliwiające udostępnienie ewidencji drogą elektroniczną, należy udostępnić ją w sposób i w terminie wskazanym przez właściwy organ podatkowy. Ewidencję należy przechowywać przez dziesięć lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokonano sprzedaży na odległość towarów importowanych.
Ewidencja transakcji prowadzona na potrzeby procedury importu powinna zawierać następujące informacje:
· oznaczenie państwa członkowskiego konsumpcji, na rzecz którego są dokonywane dostawy towarów lub są świadczone usługi,
· opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy,
· datę dokonania dostawy towarów,
· podstawę opodatkowania wynikającą z zastosowanej waluty,
· wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania (np. rabaty),
· zastosowaną stawkę VAT,
· kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty,
· datę i kwotę otrzymanych płatności,
· wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług,
· informacje zawarte na fakturze, jeśli została wystawiona,
· informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym rozpoczyna się i kończy wysyłka lub transport towarów do nabywcy,
· wszelkie dowody dotyczące ewentualnych zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT,
· numer zamówienia lub niepowtarzalny numer transakcji,
· niepowtarzalny numer przesyłki w przypadku, gdy podatnik ten bezpośrednio uczestniczy w dostarczaniu towarów.
1. Słownik Ewidencja IOSS (procedura importu)
Ewidencja transakcji na potrzeby procedury importu w systemie Softlab ERP prowadzona jest za pomocą dokumentów sprzedaży wystawianych w module LS lub FK. Dokumenty te muszą być rejestrowane w odpowiednio skonfigurowanych rejestrach sprzedaży i być opisywane stawkami VAT z krajów UE oraz grupą klasyfikacji SOTI.
Słownik Ewidencja IOSS (procedura importu) wykorzystuje definicję pozycji deklaracji VII-DO, trafiają do niego te same dokumenty, które są podstawą sporządzenia wspomnianej deklaracji. Ewidencja uwzględnia również informacje powiązane z dokumentami sprzedaży wysyłkowej: rozrachunki, zaliczki, korekty.
Słownik Ewidencja IOSS (procedura importu) przedstawia następujące informacje o transakcji:
· Informacje o ujęciu dokumentu sprzedaży w module FK:
o numer ewidencyjny dowodu księgowego, data dowodu, rodzaj dowodu, magazyn, numer dowodu w rejestrze.
· Informacje o dokumencie sprzedaży:
o numer faktury, data wystawienia, data VAT, data sprzedaży.
· Informacje o nabywcy:
o logo nabywcy, nazwa, adres, NIP.
· Waluta i jej kurs zastosowany na dokumencie sprzedaży.
· Dane wartościowe:
o kwoty brutto, netto, VAT w walucie dokumentu,
o kwoty brutto, netto, VAT w PLN (po kursie z dokumentu),
o kwoty brutto, netto, VAT w EUR. Operacje w innych walutach niż EUR przeliczane są po kursie z ostatniego dnia kwartału lub z daty końcowej podanej podczas przygotowywania danych. Data zastosowanego kursu i jego wartość widoczna jest w słowniku w kolumnie Kurs waluty (wg EBC).
· Dane o wysyłce:
o kraj rozpoczęcia i zakończenia wysyłki towarów,
o adres dostawy,
o numer przesyłki,
o numer zamówienia.
· Dane potrzebne do uzgodnienia i wypełnienia deklaracji VII-DO:
o kraj i NIP działalności,
o kraj konsumpcji,
o zastosowana stawka VAT, rodzaj stawki (podstawowa, obniżona),
o grupa klasyfikacji.
Rys. Słownik Ewidencja IOSS (procedura importu), część 1
Rys. Słownik Ewidencja IOSS (procedura importu), część 2
2. Przygotowanie danych
W celu wypełnienia danymi słownika Ewidencja IOSS (procedura importu) należy skorzystać z procedury Przygotuj dane. W parametrach procedury należy podać okres, za jaki chcemy analizować dane. Zakres analizowanych danych możemy zawęzić do wskazanych krajów konsumpcji, stawek VAT, symbolu waluty czy rodzaju dowodu.
Rys. Okno procedury Przygotuj dane
Procedura wyświetli w słowniku dokumenty zakwalifikowane do ewidencji IOSS, zgodnie z konfiguracją deklaracji VII-DO i parametrami procedury. Dane w słowniku są widoczne tylko do czasu jego zamknięcia. Po każdorazowym otwarciu słownika dane należy przygotować od nowa.
Uwaga!
Podczas przygotowywania danych w walutach innych niż EUR dokonywane jest przeliczenie kwoty po kursie Europejskiego Banku Centralnego na ostatni dzień kwartału, wynikającego z daty VAT dokumentu. Jeśli w parametrach procedury podano okres, dla którego data końcowa (Data do) nie jest zgodna z końcem kwartału, przeliczenie następuje według daty końcowej.
Poniżej przedstawiono przykłady wyznaczania daty przeliczenia kwot w walutach po kursie EBC:
Przykład 1
W parametrach procedury Przygotuj dane podano okres od 01.05.2022 do 31.05.2022. Wszystkie dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 31.05.2022.
Przykład 2
W parametrach procedury Przygotuj dane podano okres od 01.04.2022 do 31.05.2022. Dokumenty zostaną podzielone na dwa zbiory:
2. pierwszy zbiór będzie obejmował dokumenty z datą VAT od 01.04.2022 do 30.04.2022, dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 30.04.2022,
2. drugi zbiór będzie obejmował dokumenty z datą VAT od 01.05.2022 do 31.05.2022, dokumenty w walutach innych niż EUR będą przeliczane według kursu EBC z dnia 31.05.2022.
Informacja o dacie kursu EBC i jego wartość znajduje się w słowniku Ewidencja IOSS (procedura importu) w bocznym panelu informacyjnym oraz jest eksportowana do pliku XLS.
Uwaga!
Procedura wymaga, aby na wyznaczone – zgodnie z opisaną wyżej zasadą – dni istniały wpisy w tabeli kursów walut EBC. W przypadku braku kursu w tabeli zostanie wyświetlony komunikat o błędzie, a procedura nie uzupełni słownika danymi.
Poniżej treść komunikatu o błędzie:
Rys. Komunikat o braku kursu dla waluty CZK z dnia 31.05.2022
3. Kursy walut EBC
Bezpośrednio ze słownika Ewidencja IOSS (procedura importu) można przejść do słownika Kursy walut EBC i sprawdzić kursy walut Europejskiego Banku Centralnego na wybrany dzień. Słownik Kursy walut EBC jest dostępny po uruchomieniu procedury Otwórz słownik z kursami walut EBC, która jest dostępna po uruchomieniu akcji Kursy EBC.
Rys. Akcja Kursy walut EBC, otwarcie słownika Kursy walut EBC
W słowniku Kursy walut EBC (procedura importu) dostępna jest procedura Załaduj kursy z EBC umożliwiająca pobranie kursów z dnia podanego w parametrach.
4. Eksport ewidencji IOSS do pliku XLS
Na każde żądanie urzędu skarbowego podatnik musi dostarczyć ewidencję IOSS w postaci elektronicznej. W celu wyeksportowania danych do pliku XLS, należy w słowniku Kursy walut EBC (procedura importu) zaznaczyć faktury, które chcemy wyeksportować i uruchomić procedurę Eksportuj dane do pliku XLS. W wygenerowanym pliku w arkuszu DOKUMENTY znajdą się wszystkie dokumenty dostępne w słowniku.
Rys. Przykładowy plik XLS z ewidencją IOSS
Pozostałe arkusze to:
· POZYCJEFA – zawiera pozycje faktur wchodzących do ewidencji,
· PLATNOŚCI – zawiera płatności dokonane do dokumentów wchodzących do ewidencji,
· ZALICZKI – zawiera wystawione faktury zaliczkowe do dokumentów wchodzących do ewidencji,
· KOREKTY – zawiera faktury korygujące wystawione do dokumentów wchodzących do ewidencji,
· PODSUMOWANIE – zawiera sumy kwot wg państwa członkowskiego konsumpcji, stawki VAT i waluty,
· LEGENDA – znajduje się opis pól występujących w poszczególnych zakładkach pliku XLS.