W systemie Softlab ERP by Asseco umożliwiono samodzielne skonfigurowanie zadań automatycznych miękkiej windykacji przez operatora systemu, bez konieczności tworzenia procedur bazodanowych i konfigurowania serwera bazy danych.
Utworzono konfigurator automatycznych zadań miękkiej windykacji (słownik Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji). Pozwala on na zdefiniowanie zadań automatycznych miękkiej windykacji (job na serwerze bazodanowym), związanych z generowaniem i wysyłką pism windykacyjnych, takimi jak przypomnienia o płatności czy wezwania do zapłaty.
W oknie konfiguratora operator może ustalić parametry oraz czas generowania pism windykacyjnych (wezwania, przypomnienia), ich dystrybucji (e-mail, sms) oraz metody komunikowania operatorom informacji o sukcesie lub błędzie.
Dzięki nowej funkcjonalności wdrożenie i uruchomienie modułu Miękka windykacja jest szybsze i łatwiejsze. Operator systemu może samodzielnie skonfigurować elementy modułu dotyczące generowania i dystrybucji pism windykacyjnych.
1. Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji – okno główne
W słowniku konfiguracyjnym Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji operator może samodzielnie zdefiniować parametry generowania pism windykacyjnych, ich dystrybucji oraz wysyłki.
Okno główne słownika konfiguracyjnego składa się z dwóch zakładek:
· Konfiguracja – służy do ustalania parametrów generowania i wysyłki pism,
· Harmonogram – służy do ustalania czasu generowania i wysyłki pism.
Zakładka Konfiguracja
Rys. Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji, zakładka Konfiguracja
W zakładce Konfiguracja są cztery wiersze – kombinacje rodzaju pisma (Wezwanie i Przypomnienie) oraz kanału dystrybucji (Mail i SMS). Poszczególne kolumny informują o elemencie, który będzie konfigurowany w kolejnym kroku, czyli po użyciu przycisku Konfiguruj:
· Pismo – rodzaj pisma windykacyjnego: Wezwanie, Przypomnienie.
· Kanał – sposób wysyłki pisma windykacyjnego: Mail, SMS.
· Informacja – wartość w tej kolumnie informuje o stanie konfiguracji parametrów zadania automatycznego:
o Skonfigurowane – oznacza, że w kolejnym kroku zatwierdzono parametry dla selekcji pism windykacyjnych (w przeciwnym przypadku Nieskonfigurowane),
o Aktywne– oznacza, że przynajmniej jeden zestaw parametrów selekcji został oznaczony jako aktywny (w przeciwnym przypadku nieaktywne),
o Z wysyłką – oznacza, że w kolejnym kroku włączono wysyłkę pism windykacyjnych (w przeciwnym przypadku bez wysyłki).
· Skonfigurowane – zaznaczone pole informuje, że w kolejnym kroku zatwierdzono parametry dla selekcji pism windykacyjnych (odpowiednik wartości Skonfigurowane w kolumnie Informacja).
· Aktywne – zaznaczone pole informuje, że w kolejnym kroku przynajmniej jeden zestaw parametrów selekcji został oznaczony jako aktywny (odpowiednik wartości Aktywne w kolumnie Informacja).
· Wysyłka – zaznaczone pole informuje, że w kolejnym kroku włączono wysyłkę pism windykacyjnych (odpowiednik Z wysyłką w kolumnie Informacja).
Przycisk Konfiguruj umożliwia wejście do okna konfiguracji parametrów pism windykacyjnych.
Przykład 1
W tym przykładzie przedstawiona zostanie konfiguracja automatycznych wezwań do zapłaty dystrybuowanych kanałem e-mail.
Przycisk Konfiguruj otwiera okno Konfiguracja automatycznych wezwań do zapłaty [MAIL]. To tutaj operator definiuje parametry generowania pism rodzaju Wezwania do zapłaty dystrybuowanych kanałem e-mail. Podobnie będą wyglądały kroki dla przypomnień o płatności i dla kanału SMS.
Rys. Konfiguracja automatycznych wezwań do zapłaty [MAIL]
Okno konfiguracji wezwań do zapłaty zawiera trzy zakładki (okno konfiguracji przypomnień o płatności tylko jedną) oznaczonych kolejno: Zestaw 1, Zestaw 2, Zestaw 3. Zakładki zawierają niezależne zestawy parametrów selekcji należności do generowania pism windykacyjnych.
Parametry w zakładkach zgrupowane są w trzech sekcjach:
1. Selekcja – parametry pozwalające wybrać należności, dla których ma być wygenerowane pismo windykacyjne, np. według priorytetu, waluty, kwoty należności, liczby dni spóźnienia czy windykatora obsługującego należność.
1. Parametry – parametry związane z danymi, jakie mają się znaleźć na generowanym piśmie, np. wersja językowa pisma czy informacje o operatorze sporządzającym pismo.
1. Wysyłka – parametry związane z wysyłką pisma, np. czy selekcja według podanych parametrów jest aktywna, czy wygenerowane pismo ma zostać wysłane, sposób wysyłki pisma czy jego format (HTML, PDF).
W zależności od wybranego formatu pisma, może ono być generowane w formacie HTML lub PDF. Poniżej przedstawiamy przykładowe wezwania w tych formatach:
Rys. Przykład pisma w formacie HTML
Rys. Przykład pisma w formacie PDF
Zakładka Harmonogram
Rys. Konfiguracja automatycznych zadań miękkiej windykacji, zakładka Harmonogram
Zakładka Harmonogram, pozwalająca na konfigurację harmonogramu automatycznych pism windykacyjnych, zbudowana jest również z czterech wierszy. Poszczególne kolumny informują o elemencie, który będzie konfigurowany w kolejnym kroku, czyli po użyciu przycisku Konfiguruj:
· Pismo – rodzaj pisma windykacyjnego: Wezwanie, Przypomnienie.
· Kanał – sposób dystrybucji (wysyłki) pisma windykacyjnego: Mail, SMS.
· Informacja – wartość w tej kolumnie informuje o stanie konfiguracji harmonogramu zadania automatycznego:
o Skonfigurowane – oznacza, że w kolejnym kroku zatwierdzono harmonogram zadania automatycznego (w przeciwnym przypadku Nieskonfigurowane),
o Włączone – oznacza, że w kolejnym kroku została włączona aktywność joba na serwerze bazodanowym (w przeciwnym przypadku niewłączone).
· Skonfigurowane – zaznaczone pole informuje, że w kolejnym kroku zatwierdzono harmonogram zadania automatycznego (odpowiednik Skonfigurowane w kolumnie Informacja).
· Aktywne – zaznaczone pole informuje, że w kolejnym kroku została włączona aktywność joba na serwerze bazodanowym (odpowiednik Włączone w kolumnie Informacja).
Przycisk Konfiguruj umożliwia wejście do kolejnego kroku konfiguracji harmonogramu zadania automatycznego.
Przykład 2
W tym przykładzie przedstawiona zostanie konfiguracja automatycznych wezwań do zapłaty dystrybuowanych kanałem e-mail.
Przycisk Konfiguruj otwiera okno Planowanie wezwań do zapłaty [MAIL]. To tutaj operator definiuje parametry dotyczące harmonogramu generowania pism rodzaju Wezwania do zapłaty dystrybuowanych kanałem mailowym. Podobnie będą wyglądały kroki dla przypomnień o płatności i dla kanału SMS.
Rys. Harmonogram wykonania zadania automatycznego
Okno zawiera trzy zakładki:
1. Harmonogram – aktywność zadania i harmonogram wykonania, np. od kiedy i do kiedy zadanie jest aktywne, godzina uruchomienia zadania czy dni tygodnia, w których zadanie ma być wykonywane.
1. Gdy sukces – kogo oraz w jaki sposób informować w przypadku sukcesu, czyli poprawnego wykonania zadania. Gdy podajemy więcej niż jednego operatora, adres e-mail czy numer telefonu, oddzielamy każdą pozycję średnikiem (;).
1. Gdy błąd – kogo oraz w jaki sposób informować w przypadku błędu podczas wykonywania zadania. Gdy podajemy więcej niż jednego operatora, adres e-mail czy numer telefonu, oddzielamy każdą pozycję średnikiem (;).
Rys. Notyfikacja operatorów w przypadku sukcesu
Rys. Okno powiadomienia operatora o sukcesie w aplikacji
Rys. Przykładowy e-mail informujący operatora o sukcesie
Rys. Przykładowy SMS z powiadomieniem o sukcesie
Identyczny zestaw pól jest dostępny dla zakładki Gdy błąd.
2. Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji
Informacje o działaniu automatycznych zadań miękkiej windykacji zapisywane są w słowniku Dziennik zadań automatycznych miękkiej windykacji , dostępny np. poprzez przycisk Log na ekranie powiadomienia o sukcesie lub błędzie w aplikacji lub bezpośrednio w menu systemu. W tym słowniku za pomocą przycisku Przejdź do miękkiej windykacji można otworzyć słownik Miękka windykacja z tymi należnościami, dla których konkretne zadanie wygenerowało dokumenty.
Rys. Log działań