Kontynuujemy serię dotyczącą korygowania danych w pliku JPK VDEK. Poprzednie artykuły z tego cyklu można znaleźć na stronach: (JPK) Korygowanie danych w pliku JPK VDEK (część 1) oraz (JPK) Korygowanie danych w pliku JPK VDEK (część 2).

W bieżącym artykule opiszemy korekty danych związanych z błędami podczas rejestrowania dokumentów zakupu. Podpowiemy, jak naprawić błąd, aby prawidłowo wykazać dokument w pliku JPK VAT sporządzając jego korektę. Większość opisanych przypadków ma również zastosowanie do dokumentów sprzedaży.

Błędna data VAT na dokumencie

Ujmowanie faktur zakupowych w nieprawidłowym okresie rozliczeniowym jest jedną z częstszych nieprawidłowości wskazywanych przez Ministerstwo Finansów podczas kontroli plików JPK VAT.

Taka sytuacja ma miejsce, gdy podatek VAT odliczany jest za wcześnie lub zbyt późno. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przypadku zwykłej faktury zakupowej prawo do odliczenia VAT powstaje w miesiącu, w którym spełnione zostaną łącznie dwa warunki: podatnik otrzymał fakturę i powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej transakcji. Podatek naliczony możemy wówczas odliczyć w miesiącu, w którym prawo do odliczenia VAT powstało, lub w jednym z 2 kolejnych miesięcy (od 1 stycznia 2021 roku w jednym z 3 miesięcy). Zbyt wczesne odliczenie VAT z faktury jest błędem i wiąże się z konsekwencjami w postaci odsetek od zaległości podatkowych, a także pociąga za sobą konieczność dokonania korekty pliku JPK VAT zarówno w części ewidencyjnej, jak i deklaracyjnej.

Poprawa błędnej daty VAT w systemie Softlab

Aby skorygować błędnie podaną datę VAT na dokumencie zakupu musimy sprawdzić, czy dokument został już wykazany w pliku JPK VAT oraz czy dane za okres, na który chcemy poprawić datę VAT nie zostały także już wysłane do JPK. Do zmiany daty VAT w systemie Softlab służy procedura Zmień datę VAT, która jest dostępna w rejestrze zakupów. Jednakże, aby można było z niej skorzystać muszą być spełnione następujące warunki:

1. Okres VAT, w którym obecnie jest wykazany dokument zakupu musi być otwarty.
2. Okres VAT, na który chcemy przenieść dokument zakupu musi być otwarty.
3. Poprawiany dokument nie został jeszcze wykazany w pliku JPK VAT lub posiada dokumenty stornujące niewykazane w pliku JPK VAT.

Zmiany daty VAT zostaną przedstawione na poniższych przykładach.

Przykład 1

Faktura o numerze F/2021/01 została wystawiona w styczniu 2021 r. Nabywca otrzymał ją dopiero 5 lutego 2021 r., lecz przez pomyłkę wskazał datę VAT zgodnie z datą wystawienia. Pomyłka została zauważona przed sporządzeniem deklaracji za styczeń 2021 r. i przed wysyłką JPK VAT za ten okres.

W tej sytuacji możemy posłużyć się procedurą Zmiana daty VAT i poprawić okres na luty, bowiem dopiero w tym miesiącu mamy prawo do odliczenia podatku VAT. Będzie się to najprawdopodobniej wiązało z przeksięgowaniem podatku VAT z konta 221 – Podatek bieżący na konto 224 – Podatek do odliczenia w następnych miesiącach dokonanym w styczniu 2021 r. oraz przeksięgowaniem podatku VAT z konta 224 – Podatek do odliczenia w następnych miesiącach na konto 221 – Podatek bieżący dokonany w lutym 2021 r. Przeksięgowania te są dokonywane w celu uzgodnienia rejestrów VAT z kontem podatku do odliczenia.

Aby skorygować datę VAT należy:

1. Zmienić datę VAT na dokumencie F/2021/01 – ustawić datę równą dacie otrzymania, czyli 05.02.2021 r. stosując procedurę Zmień datę VAT. Okresy styczeń 2021 r. i luty 2021 r. muszą być otwarte.
2. Dokonać przeksięgowania daty VAT w styczniu 2021 r. – okres finansowy I/2021 musi być otwarty.
3. Dokonać przeksięgowania daty VAT w lutym 2021 r. – okres finansowy II/2021 musi być otwarty.
4. Sporządzić deklarację VAT-7 za styczeń 2021 r.
5. Przygotować JPK VAT za styczeń 2021 r.

Przykład 2

Faktura o numerze F/2021/02 została wystawiona w styczniu 2021 r. Nabywca otrzymał ją dopiero 5 lutego 2021 r., lecz przez pomyłkę wskazał datę VAT zgodnie z datą wystawienia. Pomyłka została zauważona już po sporządzeniu deklaracji za styczeń 2021 r. i po wysyłaniu JPK VAT za ten okres.

W tej sytuacji próba zmiany daty VAT na dokumencie nie uda się – zostanie wyświetlony następujący komunikat: Dokument F/2021/02 uwzględniony w pliku JPK VAT za okres [2021-01]. Zmiana daty VAT możliwa po wygenerowaniu dokumentów stornujących.

Aby skorygować datę VAT należy:

1. Sporządzić dokumenty stornujące wybierając procedurę Zmień klasyfikację JPK VAT.
2. Zmienić datę VAT na dokumencie F/2021/02 – ustawić datę równą dacie otrzymania, czyli 05.02.2021 r., stosując procedurę Zmień datę VAT. Okresy styczeń 2021 r. i luty 2021 r. muszą być otwarte.
3. Dokonać przeksięgowania daty VAT w styczniu 2021 r. – okres finansowy I/2021 musi być otwarty.
4. Dokonać przeksięgowania daty VAT w lutym 2021 r. – okres finansowy II/2021 musi być otwarty.
5. Sporządzić korektę deklaracji VAT-7 za styczeń 2021 r.
6. Sporządzić korektę JPK VAT za styczeń 2021 r.: korekta będzie dotyczyła ewidencji zakupów i deklaracji

Autor: Jolanta Socha