Czyli jak usprawnić przepływ informacji o zagrożeniach związanych z transakcją zakupu od osób dokonujących transakcji do osób decydujących o płatnościach.

Potrzeba biznesowa

Przedsiębiorstwa, w obliczu rosnącej konkurencji, muszą liczyć się z wieloma niebezpieczeństwami, które mogą obniżyć ich bezpieczeństwo finansowe. Kontrolowanie przepływów pieniężnych wydaje się być jedną z istotniejszych kwestii zapewniających firmom płynność finansową.

Decyzje o wydatkach na zakupy towarów, surowców czy inwestycje powinny być poparte możliwie obszerną analizą ryzyka ich poniesienia. Przedsiębiorstwo stosując dostępne procedury i zdobytą wiedzę powinno być w stanie określić ryzyko, jakie wiąże się z dokonaniem płatności za nabywane dobro. Nieuzasadnione uregulowanie zobowiązania wobec innego przedsiębiorcy może bowiem mieć negatywny wpływ na działalność i kondycję firmy. Zagrożenia, jakie niesie ze sobą nieprawidłowe gospodarowanie środkami finansowymi, są często nieporównywalnie większe niż nakład pracy poniesiony na analizę tych zagrożeń.

Gdy firma jest świadoma takiego zagrożenia, powinna mieć do dyspozycji mechanizm umożliwiający zmniejszenie jego negatywnego wpływu na sytuację finansową.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas wprowadzenie dokumentu zakupu do ewidencji sprowadzało się do odzwierciedlenia dokumentu przekazanego od sprzedawcy (w formie papierowej bądź elektronicznej). Wprowadzony do systemu dokument oczekiwał na zapłatę w określonym czasie i formie. Brak było mechanizmu umożliwiającego wstrzymanie płatności za zakup na skutek zidentyfikowanego zagrożenia podczas wprowadzania dokumentu. Osoby wprowadzające fakturę do ewidencji są odpowiedzialne za kontakt z dostawcami i stały monitoring realizacji dostawy zamawianego towaru. Ta wiedza powinna zostać odpowiednio wykorzystana w celu zminimalizowania ryzyka dokonania nieuzasadnionej zapłaty.

Jak to usprawniliśmy

W nagłówku dokumentu zakupu umieszczona została informacja umożliwiająca wstrzymanie płatności za zobowiązanie pochodzące z danego dokumentu. Opcja Wstrzymaj płatność znajduje się w zakładce Podstawowa w części dotyczącej płatności. Informację tę można uzupełnić w momencie wprowadzania dokumentu, jak i w każdym innym momencie podczas ponownej edycji dokumentu.

Rys. 1. Słownik Zakupy ogółem, zakładka Podstawowa

Zaznaczenie opcji Wstrzymaj płatność na fakturze zakupu spowoduje, że po eksporcie faktury do modułu finansowo-księgowego informacja ta będzie odzwierciedlona na dokumencie księgowym.

Rys. 2. Słownik w FK – Rejestr zakupów, zakładka Dodatkowe

Nadany zostanie również odpowiedni status przelewu (Wstrzymane) dla rozrachunku powstałego do faktury zakupu.

Rys. 3. Słownik w FK – Przeglądanie rozrachunków, status przelewu wychodzącego Wstrzymane

Możliwość wygenerowania przelewu dla takiego rozrachunku zostanie zablokowana do momentu ręcznego odblokowania po stronie FK za pomocą Statusu płatności przez osobę odpowiedzialną za realizowanie płatności za zobowiązania.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Najczęściej napotykane przypadki, w których funkcjonalność wstrzymania płatności może być przydatna, to sytuacje wynikające z przyczyn, takich jak:

• brak dostawy towaru / wykonania usługi przed otrzymaniem faktury,
• rozbieżności w otrzymanej dostawie względem dokumentacji,
• przestoje produkcyjne / brak odpowiedniego zatowarowania związane ze zwłoką w dostawie surowców/towarów – niewywiązywanie się z umowy,
• reklamacje,
• negatywna weryfikacja czynnego podatnika VAT i konieczność zwiększenia kosztów zakupu o kwotę VAT,
• przejściowo niska płynność finansowa – odroczenie terminu zapłaty wskutek oczekiwania na wpływ należności,
• planowana kompensata zobowiązań z należnościami od kontrahenta.

Przykład 1

Otrzymaliśmy fakturę za zakup towaru, który nie został nam dostarczony.

Powodów może być kilka, np.:

• pomyłka podczas wystawiania dokumentu sprzedaży przez sprzedającego – nieprawidłowe dane nabywcy – błędny kontrahent,
• nieprawidłowe ilości na fakturze,
• opóźnienia w transporcie,
• uszkodzenie towaru lub towar niezgodny z zamawianym.

W takiej sytuacji można wstrzymać ewentualne płatności za fakturę do momentu zweryfikowania dostawy, aby wykluczyć pomyłkę i zminimalizować ryzyko poniesienia niepotrzebnych kosztów.

Przykład 2

Otrzymaliśmy fakturę VAT za zakup towaru. Podczas wprowadzania faktury do systemu wbudowana kontrola wykryła, że sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT, co może uniemożliwić nam odliczenie podatku VAT naliczonego od tego zakupu i w konsekwencji zwiększyć koszt zakupu o wartość VAT, a to z kolei może podważyć sensowność ekonomiczną tego zakupu.

Potencjalną przyczyną utraty przez sprzedawcę statusu czynnego podatnika VAT może być wykreślenie go z rejestru czynnych podatników VAT przez urząd skarbowy. W takiej sytuacji możemy próbować wynegocjować ze sprzedawcą zmianę ceny lub zwrócić otrzymany towar, a nawet zerwać dalszą współpracę.

Jakie to daje korzyści

• Zmniejszenie ryzyka zapłacenia za dostawę w sytuacji, gdy zapłata jest trwale lub przejściowo niezasadna lub ekonomicznie nieuzasadniona.
• Zwiększenie bezpieczeństwa finansowego firmy.
• Zwiększenie odpowiedzialności użytkowników za spójność wprowadzanych danych i kondycję finansową firmy.

 Autor wpisu: Krzysztof Kanarek