Możliwość przyjmowania dostawy zgodnie z dokumentami wydania zewnętrznego (WZ) lub fakturą od dostawcy pozwala na szybką realizację tego procesu. Dzięki temu łatwiej jest spełnić wymagania księgowe, a towar wcześniej staje się dostępny dla klientów.
Potrzeba biznesowa
Część naszych klientów korzysta z elektronicznej wymiany dokumentów i z wyprzedzeniem dostaje dokumenty wydania zewnętrznego (WZ) od dostawcy. W wielu przypadkach w jednej dostawie, a nawet w jednej jednostce logistycznej, znajduje się asortyment będący na kilku dokumentach WZ dostawcy. Z powodów księgowych często wymagana jest zgodność WZ i faktury od dostawcy z naszymi dokumentami przyjęcia zewnętrznego (PZ).
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Proces przyjęcia dostawy zazwyczaj jest realizowany w oparciu o dokumenty. Najczęściej dokumentem będącym podstawą dostawy jest awizo – List Przewozowy Dostawy czyli LPD. Dokument ten tworzony jest na podstawie zamówień do dostawcy. Składają się na niego pozycje z jednego lub wielu różnych zamówień. W efekcie realizacji procesu przyjęcia na podstawie LPD powstaje dokument PZ.
W takim klasycznym podejściu nie mamy zgodności pomiędzy dokumentami WZ od naszego dostawcy a dokumentami PZ, ponieważ do jednej dostawy (a więc jednego LPD) tworzony jest jeden dokument PZ.
Jak to usprawniliśmy
Ponieważ efektem końcowym procesu przyjęcia dostawy mają być dokumenty PZ będące odzwierciedleniem dokumentów WZ dostawcy, dobrym rozwiązaniem jest utworzenie dokumentów PZ i realizacja dostawy w referencji do tych dokumentów.
W wyniku importu dokumentów WZ dostawcy do naszego systemu powstaje dokument DWZ (wydanie zewnętrzne dostawcy). Poprzez uruchomienie jednej procedury, generowane są do niego dokumenty PZ. Tak utworzone dokumenty przyjęcia zewnętrznego wystarczy pogrupować i połączyć dokumentem nadrzędnym LPPZ (dokument awizacji przyjęcia). Dzięki takiemu podejściu możliwe jest przyjmowanie dostawy jednocześnie do kilku dokumentów PZ. Ponieważ jeszcze przed rozpoczęciem przyjęcia dostawy mamy wystawione dokumenty PZ, towar znajdujący się na nich jest zablokowany do czasu fizycznego przyjęcia do magazynu.
Sam proces przyjęcia dostawy realizowany na skanerach nie uległ zmianie. Magazynier nie weryfikuje stanu towaru na poszczególnych dokumentach. Wystarczy, że wprowadzi ilość przyjmowanego towaru, a system zadba o właściwy podział pomiędzy poszczególne dokumenty PZ.
W procesie tym nie jest możliwe stwierdzenie nadwyżki towaru. W przypadku większej ilości dostarczonego przez dostawcę asortymentu, jeżeli decydujemy się na jego przyjęcie, wymagane jest utworzenie w uzgodnieniu z dostawcą dodatkowego dokumentu PZ.
Jeżeli zostaną stwierdzone braki, wystawiony zostanie dokument korekty przyjęcia zewnętrznego PZK.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1
Magazynier miał przyjąć dostawę, w której znajdował się asortyment z trzech dokumentów WZ dostawcy.
Przed utworzeniem przyjęcia do PZ tworzone były trzy dokumenty LPD. Magazynier, przyjmując dostawę w pierwszym etapie, spośród całej dostawy wybierał towary z pierwszego LPD, często posiłkując się wydrukowanymi dokumentami. Po realizacji pierwszego LPD przyjmował towar do drugiego, a następnie do trzeciego. Wiązało się to z koniecznością rozsortowania towaru z różnych dokumentów wydania od dostawcy, które często znajdowały się w jednej palecie (ponieważ w trakcie kompletacji następowała ich komasacja).
W nowym podejściu do przyjęcia dostaw magazynier przyjmuje towar do jednego dokumentu awizo, spisując faktyczne ilości przyjmowanego asortymentu. Podział przyjmowanego towaru na poszczególne dokumenty następuje automatycznie.
Przykład 2
Klient ma do przyjęcia dostawę spoza UE.
W dostawie takiej wszystkie ilości znajdujące się na dokumentach celnych muszą być zgodne z ilościami na dokumentach PZ. Przy przyjęciu dużej ilości towaru, np. kontenera drobnicowego asortymentu, dostawa trwa zazwyczaj kilka dni. Na podstawie dokumentów od dostawcy wystawiany jest dokument PZ. Następnie w referencji do tego dokumentu przyjmowane są towary. Każdy przyjęty towar może być alokowany na magazyn i od razu zostać wydany, co czasami ma ogromne znaczenie, ponieważ na towar z takiej dostawy mogą czekać już klienci.
Jakie to daje korzyści
- Przyjęcie dostawy zgodnie z wymogami księgowymi.
- Możliwość szybkiego i łatwego przyjęcia towaru z automatycznym podziałem na wymaganą ilość dokumentów.
- Brak konieczności realizaji dostawy w kilku etapach.
- Szybsza dostępność towaru.
- Łatwiejsza i szybsza alokacja dostawy.
Pełną informację o Softlab ERP by Asseco można znaleźć na stronie https://assecobs.pl/softlab/.
Autor wpisu: Darek Bartoszcze