W systemie Asseco Softlab ERP dodano możliwość weryfikacji statusu polskich podatników VAT oraz ich rachunków bankowych na tzw. białej liście.

Potrzeba biznesowa

1 września 2019 r. zaczęła obowiązywać tzw. biała lista podatników VAT, zawierająca informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Zastąpiła ona dotychczas funkcjonujące listy podatników: zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista podatników VAT ma pomóc firmom skuteczniej i szybciej weryfikować kontrahentów.

Nowy wykaz podatników VAT prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej publikowany jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Informacje zamieszczone w wykazie można wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. Po wpisaniu tylko fragmentu nazwy system pokazuje pasujące wyniki, spośród których można wybrać właściwą firmę.

Biała lista umożliwia między innymi:

• pobranie zbioru danych o kontrahencie: nazwy firmy lub imienia i nazwiska przedsiębiorcy, numerów NIP, REGON, KRS, status podmiotu, adresów, numerów zarejestrowanych rachunków bankowych;
• sprawdzenie statusu podatnika, daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty kontrahentowi.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Weryfikacja kontrahentów i ich rachunków poprzez łączenie się ze stroną wyszukiwarki jest uciążliwa i bardzo czasochłonna. Dodatkowo w celu udokumentowania tego procesu i wykazania się należytą starannością przedsiębiorca powinien prowadzić dodatkową ewidencję (np. w Excelu), w której zapisywałby, co i kiedy sprawdzał, oraz jaki klucz elektroniczny otrzymał. W celu usprawnienia i częściowego odciążenia działu księgowości w systemie Softlab ERP by Asseco wykorzystano udostępniony przez Ministerstwo Finansów interfejs programistyczny API, który umożliwia automatyczne pobieranie pełnych danych o podmiocie gospodarczym (metoda search) lub uzyskanie informacji, że rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście (metoda check). Dostęp poprzez API ma na razie sporo ograniczeń, z których głównym jest limit zapytań, które można zadać w ciągu jednego dnia. Jednakże ministerstwo obiecuje zwiększenie limitów, a także wprowadzenie na początku listopada nowej metody dostępu do listy, która to metoda ma rozwiązać dotychczasowe problemy.

Jak to usprawniliśmy

Istniejące dotychczas w systemie Softlab ERP by Asseco mechanizmy umożliwiające pobranie danych kontrahenta z GUS czy też sprawdzenie statusu podatnika VAT zostały rozszerzone o nowe źródło danych, czyli o wykaz przedsiębiorców w postaci białej listy VAT. W celu pobrania danych lub weryfikacji statusu kontrahenta system Softlab łączy się najpierw z „białą listą”, a jeżeli nie znajdzie na niej odpowiednich danych, łączy się ze stroną GUS i na niej szuka danych o kontrahencie. Procedury od strony użytkownika nie zmieniły się. Przykładowo procedura Sprawdź status podatnika w VAT dostępna jest w kartotece kontrahentów – po jej uruchomieniu system automatycznie połączy się z białą listą i wyświetli komunikat z informacją, czy w rejestrze podmiot widoczny jest jako aktywny czy nie. W zależności od wyniku sprawdzenia system automatycznie zaproponuje ustawienie nowej wartości pola opisującego, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem, czy nie.

Rys. 1. Wynik sprawdzenia statusu podatnika VAT

Nowością jest możliwość sprawdzenia, czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na białej liście. Weryfikacja taka odbywa się automatycznie podczas dopisywania rachunku do kartoteki rachunków kontrahenta, a także podczas rejestrowania faktur zakupowych i generowania przelewów wychodzących.

Informacja o dacie sprawdzenia i wyniku weryfikacji jest zapisywana i można się do niej odwołać, np. w przypadku wątpliwości zgłaszanych przez kontrolerów zewnętrznych.

Rys. 2. Dane o statusie rachunku bankowego i dacie sprawdzenia statusu

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się przykładami:

Przykład 1

Pracownik działu księgowości otrzymał fakturę zakupu od nowego kontrahenta. Aby ją zarejestrować w systemie, musi najpierw wprowadzić kontrahenta do kartoteki, wpisując jego nazwę, NIP, REGON, adres oraz rachunek bankowy. Otwiera kartotekę kontrahentów i uruchamia procedurę Nowy kontrahent (GUS), wpisując w jej parametrach NIP dostawcy odczytany z faktury.

Rys. 3. Parametry procedury Nowy kontrahent (GUS)

W wyniku działania procedury pobrane zostają dane kontrahenta, w tym przypadku Asseco Poland, kody PKD oraz numery jego rachunków bankowych. Rachunki bankowe po zaznaczeniu wskaźnika Rachunki bankowe? zostają automatycznie dopisane do kartoteki rachunków kontrahenta. Jeśli parametr będzie odznaczony, to rachunki zostaną pobrane, ale będą widoczne tylko w słowniku Dane GUS, skąd można je skopiować do właściwej kartoteki.

Rys. 4. Dane kontrahenta z automatycznie dopisanymi rachunkami bankowymi

Rys. 5. Dane kontrahenta widoczne w szczególe Dane GUS

Po dopisaniu rachunku bankowego do kartoteki rachunków kontrahenta można jeszcze raz sprawdzić, czy rachunek znajduje się na białej liście. Należy uruchomić w tym celu procedurę Weryfikacja rachunku na białej liście dostępnej w szczególe Rachunki bankowe.

Rys. 6. Weryfikacja rachunku bankowego

Po wykonaniu procedury, w szczególe Rachunki bankowe widoczny jest wynik weryfikacji, znajduje się tam informacja o występowaniu rachunku na białej liście oraz o dacie ostatniej weryfikacji.

Rys. 7. Szczegół Rachunki bankowe z informacją o białej liście

Przykład 2

Pracownik działu księgowości podczas rejestrowania faktury VAT od dostawcy krajowego chce sprawdzić, czy jest on czynnym podatnikiem VAT oraz czy jego rachunek bankowy znajduje się na białej liście.

Podczas rejestrowania faktury w rejestrze zakupów po wybraniu kontrahenta z kartoteki kontrahentów od razu wyświetlana jest informacja o statusie podatnika i dacie ostatniej weryfikacji statusu.

Rys. 8. Status podatnika i data ostatniej weryfikacji statusu

W terminarzu płatności podpowiadany jest domyślny rachunek bankowy oraz informacje o jego występowaniu na białej liście.

Rys. 9. Terminarz płatności – informacje o występowaniu rachunku na białej liście

Jeśli na fakturze występuje inny rachunek niż domyślnie podpowiedziany, wówczas należy go zmienić na zakładce Terminarz Płatności. Jeśli na liście terminarza płatności wskazany zostanie rachunek spoza białej listy, użytkownik zostanie o tym ostrzeżony. Taka informacja bierze się z przeprowadzanej automatycznie weryfikacji. Ma ona miejsce w momencie użycia procedury Generuj dowód. Dzięki temu użytkownik ma szanse zmienić docelowy rachunek jeszcze przed wykonaniem dekretacji dokumentu.

Rys. 10. Informacja o rachunku bankowym

Przykład 3

Pracownik działu księgowości przygotowuje paczkę przelewów z datą realizacji na 20 września 2019 roku. Zgodnie z przepisami ważne jest, aby rachunek bankowy kontrahenta był zarejestrowany w wykazie w dniu przelewu. Mimo że rachunki były sprawdzane podczas wprowadzania faktur zakupowych, zostaną one sprawdzone jeszcze raz, aby uniknąć ewentualnych sankcji. Jeśli w paczce generowanych przelewów będą takie, które nie występują na białej liście, użytkownik zobaczy komunikat ostrzegający. W zależności od konfiguracji przelewy na rachunku spoza białej listy zostaną wygenerowane lub nie.

Rys. 11. Informacja o wygenerowanych przelewach

Przykład 4

Z powodów technicznych (np. przekroczenia limitu zapytań) nie ma dostępu przez interfejs programistyczny API do białej listy. Mimo to użytkownik chce mieć pewność, że podany przez dostawcę rachunek znajduje się na białej liście, chce też zapamiętać fakt sprawdzenia rachunku w swojej ewidencji. Może to zrobić, łącząc się ze stroną internetową Ministerstwa Finansów, i odczytać status rachunku, a następnie pobrać potwierdzenie i zapisać wynik weryfikacji w systemie Softlab.

Odszukuje kontrahenta w kartotece kontrahentów, w szczególe Rachunki bankowe ustawia się na weryfikowanym rachunku (jeśli go nie ma, trzeba dopisać). Następnie uruchamia procedurę Weryfikacja rachunku przez stronę www.

Rys. 12. Procedura do weryfikacji

W parametrach procedury dostępny jest przycisk Otwórz stronę www, za pomocą którego otwiera stronę wyszukiwarki. Na otwartej stronie www sprawdza status rachunku i pobiera potwierdzenie poprzez zapisanie pliku pdf na dysku (Przycisk Drukuj potwierdzenie).

Rys. 13. Wynik negatywnej weryfikacji

Następnie wkleja do schowka klucz elektroniczny (identyfikator wyszukiwania). W kolejnym kroku dane o weryfikacji (Status rachunku, Id. wyszukiwania, Załącznik) wpisuje w parametrach procedury.

Rys. 14. Parametry procedury Weryfikacja rachunku przez stronę www

Po wykonaniu procedury wyniki weryfikacji zapisywane są w historii wyszukiwania (Log operacji), widocznej w podglądzie na szczególe Rachunki bankowe.

Rys. 15. Historia weryfikacji rachunku oraz załączniki

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu na rejestrowanie nowych kontrahentów i uniknięcie wielu błędów, np. literówek.
• Skrócenie czasu weryfikacji kontrahenta, zarówno w zakresie jego statusu jako podatnika VAT, jak i występowania rachunków bankowych na białej liście.
• Zmniejszenie liczby błędów podatkowych popełnianych przy transakcjach z krajowymi kontrahentami.
• Raporty pomocne do wykazania należytej staranności.
• Uniknięcie sankcji podatkowych w postaci niemożności zakwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
• Zmniejszenie ryzyka, na które są narażeni podatnicy nabywający towary od podmiotów niezarejestrowanych jako podatnicy VAT.

 

Autor wpisu: Jolanta Socha