W systemie Softlab ERP by Asseco istnieje możliwość rozbudowania mechanizmów wspierających automatyczne rozpoznawanie płatności i ich rozliczanie. Opiszemy tę możliwość na podstawie przykładowej konfiguracji wdrożonej u jednego z naszych Klientów.

Potrzeba biznesowa

W procesie sprzedaży, zwłaszcza gdy dotyczy obsługi klientów indywidualnych, możemy mieć do czynienia z płatnościami bezgotówkowymi w postaci rat. Dodatkowo, wraz z rozwojem handlu elektronicznego (e-commerce) rośnie liczba płatności pobieranych przez kurierów czy z serwisów typu Przelewy24. Pojawiła się więc potrzeba usprawnienia identyfikowania płatności do konkretnego dokumentu ze zbiorczych wyciągów bankowych i ich automatycznego  rozliczania.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W systemie Softlab ERP by Asseco można obsługiwać różne sposoby płatności. W przypadku jednak wielu transakcji, do których dodatkowo płatności mogą spływać z różnych źródeł, ich rozliczanie i uzgadnianie może stać się kłopotliwe i czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku przeanalizowania potrzeb klienta i przeprowadzenia dodatkowych prac wdrożeniowych, w systemie Softlab ERP by Asseco przygotowano ewidencję dodatkowych informacji niezbędnych do identyfikacji płatności, tj. numerów umów ratalnych oraz numerów zamówień wykorzystywanych w e-commerce. Dostosowano mechanizm księgowania dokumentów sprzedaży tak, aby ww. numery mogły stanowić podstawę do rozliczenia płatności.

Dodatkowo zmodyfikowano importy wyciągów bankowych oraz opracowano mechanizmy zaczytujące pliki z rozliczeniem płatności z serwisu Przelewy24 i od kurierów. Dzięki temu wskazane transakcje mogą się rozliczać automatycznie, bez konieczności żmudnej analizy dokumentów i ich ręcznego wyszukiwania.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Firma oferuje klientom indywidualnym płatności ratalne.

Lista sposobów płatności w systemie Softlab ERP by Asseco została rozszerzona o raty, przy czym dla każdego z obsługiwanych banków został dodany osobny kod płatności. Dodatkowo na dokumentach sprzedaży dodano numer umowy ratalnej.

Rys. 1. Nagłówek dokumentu sprzedaży

Podczas księgowania dokumentu sprzedaży numer rozliczenia jest generowany na podstawie numeru umowy ratalnej.

W czasie importu wyciągów bankowych na podstawie opisu płatności następuje rozpoznanie systemu ratalnego oraz numeru umowy ratalnej i przyporządkowanie płatności do właściwego dokumentu sprzedaży.

W ten sposób dokumenty sprzedaży płatne ratami rozliczają się automatycznie.

Przykład 2:

Firma prowadzi sprzedaż internetową, umożliwia klientom płatność przy odbiorze oraz płatność poprzez serwis Przelewy24.

Podczas realizacji płatności, zarówno w serwisie Przelewy24, jak i przez kuriera, rozliczanie następuje z odwołaniem do numeru zamówienia. Dlatego też w czasie księgowania dokumentów sprzedaży powstających podczas realizacji zamówień system Softlab ERP by Asseco wybiera konto księgowe w zależności od sposobu płatności, natomiast numer rozliczenia buduje w oparciu o numer zamówienia.

Realizacja płatności, zarówno przez kurierów jak i serwis Przelewy24, następuje jednym zbiorczym przelewem. Odrębnie dostarczane są pliki zawierające specyfikację poszczególnych przelewów. W module FK przygotowano mechanizm służący do importu tych plików.

Rys. 2 Import pliku zawierającego specyfikację przelewu z serwisu Przelewy24

Podczas wczytywania poszczególnych plików jest uruchamiany mechanizm, który automatycznie rozpoznaje i przypisuje płatności do poszczególnych zamówień internetowych.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczanie płatności.
• Zmniejszenie ilości pozycji rozrachunków wymagających analizy i ręcznego uzgadniania.
• Automatyczne rozliczanie płatności ratalnych oraz innych – pobieranych przez firmy pośrednie.

Autor wpisu: Barbara Badowska-Bernat