Czyli jak odnotować w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów absencję/niedostępność pracownika?

Potrzeba biznesowa

Obieg dokumentów w firmie wymaga współdziałania wielu osób w określonej kolejności (tzw. ścieżka autoryzacji). System elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia ten proces, zastępując obieg papierowy dokumentów. Skraca to czasy ich przepływu, dostarcza dodatkowych informacji pomagających podjąć właściwą decyzję, eliminuje ryzyko zagubienia czy przetrzymania dokumentu.

W praktyce pojawia się problem, z którym systemy elektronicznego obiegu dokumentów różnie sobie radzą, a który może przeważyć nad powyższymi korzyściami. Chodzi o absencję pracownika, który znajduje się na ścieżce autoryzacji dokumentu, np. z powodu choroby. W takiej sytuacji nieuwzględniający absencji obieg elektroniczny staje i czeka na powrót pracownika. Skutkować to może opóźnieniem rozliczenia takiego dokumentu, a to w skrajnym przypadku może spowodować brak prawa do odliczenia VAT naliczonego w danym miesiącu lub brak prawa do uwzględnienia wydatku w puli wydatków kwalifikowanych do zrefundowania przez program pomocowy.

Rozwiązaniem takiego problemu jest wskazanie osoby zastępującej, trywialne w obiegu papierowym, nieco bardziej skomplikowane w obiegu elektronicznym.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

We wczesnych wersjach modułu SEOD systemu Softlab ERP by Asseco obsługa zastępstwa była mocno uproszczona i polegała na wygenerowaniu dodatkowego etapu autoryzacji dla osoby zastępującej. Musiał to zrobić operator mający wystarczające uprawnienia, a takie zastępstwo było ustanawiane dla pojedynczego dokumentu.

W większej skali mechanizm ten był uciążliwy: zajmował niepotrzebnie czas na powtarzanie tych samych czynności dla kolejnych dokumentów, trzeba też było pamiętać o konieczności ustanowienia zastępstwa. A jeśli uprawniony operator nie ustanowił zastępstwa (bo nie wiedział, że jest potrzebne albo zapomniał etc.), to proces obiegu dokumentów ulegał niepotrzebnemu wydłużeniu.

Jak to usprawniliśmy

Moduł SEOD systemu Softlab ERP by Asseco pozwala obecnie w wygodny sposób wprowadzać informacje o zastępstwach osób nieobecnych, i to niezależnie od systemu HR.

W specjalnym słowniku Zastępstwa pracowników uprawniony operator może zarejestrować nieobecność pracownika i wskazać osobę, która w okresie tej absencji będzie go zastępować.

Rys. 1. Słownik zastępstw

Absencja pracownika, wraz ze wskazaniem osoby zastępującej, automatycznie pojawi się tutaj, jeśli została zarejestrowana w systemie HR.

Podczas generowania ścieżki akceptacji na dokumencie system uwzględnia informacje podane w słowniku zastępstw, i jeśli znajdzie w nim osobę nieobecną w danym dniu, to wygeneruje ścieżkę dla osoby zastępującej.

Rys. 2. Ścieżka autoryzacji dowodu

Dodatkowo dla uszczelnienia obiegu system okresowo aktualizuje już wygenerowane ścieżki autoryzacji na 2 sposoby:

• Po rozpoczęciu nieobecności sprawdza, czy na niezautoryzowanej ścieżce występuje osoba nieobecna, i aktualizuje ją tak, aby akceptacji mogła dokonać osoba zastępująca.
• Po zakończeniu nieobecności sprawdza, czy na niezautoryzowanej ścieżce występuje osoba zastępująca, i aktualizuje ją tak, aby autoryzacji mogła dokonać osoba która wróciła z nieobecności.

Powyższe aktualizacje są przeprowadzane z wykorzystaniem mechanizmu jobów bazodanowych:

Rys. 3. Job aktualizujący zastępstwa na ścieżkach autoryzacji

W ten sposób proces akceptacji może być kontynuowany bez opóźnień.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem.

Przykład:

Kierownik projektu wyjechał w podróż służbową do klienta i w tym czasie nie ma dostępu do systemu ERP.

Aby nie wstrzymywać obiegu dokumentów, przed wyjazdem postanowił wskazać osobę, która będzie go zastępować. W tym celu w słowniku Zastępstwa pracowników wprowadził informacje o okresie swojej nieobecności i podał osobę zastępującą.

Od tego momentu, pod nieobecność kierownika projektu, wszystkie dokumenty przekazane do jego autoryzacji zostaną przekierowane do autoryzacji wskazanej osoby zastępującej.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu opisu/autoryzacji dokumentu.
• Dokumenty „nie czekają” na dostępność operatora.
• Automatyczne wypełnianie osoby zastępującej na ścieżce autoryzacji.

Autor wpisu: Mirosław Kukier