Umożliwiono zlecenie przez wystawcę unieważnienia e-dokumentu dostarczonego do Businesslink.
Taka potrzeba pojawia się głównie w dwóch sytuacjach:
· E-dokument omyłkowo wysłano do Businesslink, nie zamierzaliśmy wysłać e-dokumentu i nie chcemy, by odbiorca z nim pracował.
· E-dokument zawierał błędnie wygenerowany lub uszkodzony załącznik (np. plik PDF).
W systemie Softlab ERP by Asseco udostępniono procedurę umożliwiającą podjęcie próby unieważnienia e-dokumentu dostarczonego do Businesslink. Procedura nosi nazwę Unieważnienie dokumentu w Businesslink i jest osiągalna z poziomu słownika Dokumenty (edok_Dokumenty):
Rys. Dostępność funkcjonalności w menu słownika Dokumenty w Softlab ERP by Asseco
Procedurę można wywoływać wielokrotnie, ale proces unieważnienia niekoniecznie musi zakończyć się sukcesem, gdyż jest obłożony kilkoma warunkami biznesowymi:
· Odbiorca dokumentu w Businesslink musi wyrazić zgodę na unieważnianie e-dokumentów (domyślnie jest zgoda).
· E-dokument nie może posiadać rozpoczętego procesowania płatności.
· E-dokumentu potwierdzonego nie można unieważnić bez zaznaczonej opcji Unieważnij nawet, gdy został już pobrany.
W przypadku powodzenia procedura potwierdzi unieważnienie stosownym komunikatem i zmieni status e-dokumentu na UNIEWAŻNIONY. Takiego e-dokumentu nie da się już usunąć.
Rys. Pomyślne unieważnienie dokumentu i rezultat w słowniku edok_Dokumenty
Unieważnienie e-dokumentu skutkuje ukryciem go po stronie Businesslink, tzn. żaden z zarejestrowanych użytkowników (kontaktów) odbiorcy nie zobaczy go na liście dokumentów.
Po unieważnieniu e-dokumentu często zachodzi potrzeba, aby wysłać go ponownie do odbiorcy.
W przypadku gdy konieczność unieważnienia dokumentu wynika z błędnie wpisanych danych (np. błędny kontrahent, adres czy towar), dokument pierwotny jest niepoprawny i dlatego należy wystawić odpowiedni dokument korygujący oraz dostarczyć go do Businesslink, np. Faktura VAT (FA) – faktura korygująca VAT (FAK).
W przypadku gdy e-dokument wysłany do odbiorcy zawierał uszkodzony załącznik .pdf, dokument pierwotny jest poprawny i nie wymaga zmian, dlatego należy ponownie wygenerować e-dokument, czyli utworzyć jego duplikat (procedura E-Dokumenty **Duplikat** dostępna w rejestrach sprzedaży). Procedura utworzy nowy wpis w słowniku edok_Dokumenty (rodzaj dokumentu RD = MGDUP). Utworzony duplikat należy ponownie wysłać do usługi Businesslink (jeśli nie jest aktywna wysyłka automatyczna).
Należy zaznaczyć, że w komunikacji na styku ERP -> Businesslink wykorzystano mechanizmy API umożliwiające komunikację z jakiegokolwiek innego systemu ERP (wysyłającego i unieważniającego dokumenty). Niniejszy opis wskazuje, jak wykonać unieważnienie dokumentu w usłudze Businesslink poprzez zlecenie tej akcji w Softlab ERP by Asseco.
W usłudze Businesslink odbiorca dokumentów może od wersji 92 włączyć/wyłączyć parametr Zezwalaj wystawcy na unieważnianie dostarczonych dokumentów. Parametr jest dostępny z menu Administracja, oraz po wybraniu w masce Firma – Wystawca wystawcy, dla którego chcemy ustawić parametr (przy ustawieniu <USTAWIENIA GLOBALNE> parametr jest niewidoczny). Następnie należy kliknąć przycisk Zastosuj, odszukać parametr w siatce danych i zmienić jego wartość (przycisk Edytuj) na włączony/wyłączony w zależności od tego, czy chcemy, by wystawca dokumentu mógł zlecać proces unieważniania dokumentów. Uwaga! Domyślnie parametr ten jest włączony.
Rys. Zgoda na unieważnianie dokumentów dostarczanych od firmy wybranej w masce Firma—Wystawca