Czyli jak Portal Menedżera może pomóc kierownikowi w zarządzaniu rzeczywistym czasem pracy pracowników stanowiących obsadę obiektu.
Potrzeba biznesowa
Rzeczywisty czas pracy pracowników podlega dynamicznym zmianom. Niemal w każdej firmie niezależnie od branży istnieje potrzeba zarządzania czasem pracy dużej grupy pracowników.
Problemem przełożonych jest brak bieżącego dostępu do rzeczywistego czasu pracy swoich pracowników. Z drugiej strony dział HR jest nadmiernie zaangażowany w rozliczanie czasu pracy. Powoduje to błędy lub opóźnienia w przygotowaniu rozliczenia.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Kierownicy często potrzebują dostępu do systemu z różnych miejsc i urządzeń, więc aby mogli przejąć zadania związane z zarządzaniem rzeczywistym czasem pracy podległych pracowników niezbędne jest wyposażenie ich w odpowiednie narzędzie. Takie narzędzie powinno zapewniać wygodny dostęp do funkcjonalności z różnych miejsc, na przykład poprzez przeglądarkę internetową, ale niestety nie było dotąd możliwości obsługi planowania czasu pracy w ten sposób.
Jak to usprawniliśmy
W Portalu Menedżera udostępniono funkcjonalność eRCP, która:
- dostarcza kierownikom niezbędnych danych o nieobecnościach pracowników i wymaganiach obsady,
- wspomaga ich w rozliczaniu czasu pracy,
- pozwala na autoryzację czasu pracy i przekazanie danych o rzeczywistym czasie pracy do naliczenia wynagrodzeń zgodnie z wymaganymi terminami.
W słowniku Czas pracy na obiekcie kierownicy mają możliwość edycji rzeczywistego czasu pracy pracowników, wyliczenia nadgodzin i innych dodatków zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz wewnętrznymi regulacjami. Po rozliczeniu czas pracy podlega autoryzacji.
Rys. 1. Słownik Czas pracy na obiekcie
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się przykładem menedżera rozliczającego miesięczny czas pracy dla obsady hali produkcyjnej działającej w systemie pracy 2-zmianowej.
W zależności od konfiguracji rzeczywisty czas pracy pracowników dostępny w Portalu Menedżera może pochodzić bezpośrednio z odczytów rejestratorów czasu pracy lub może być zainicjowany na podstawie harmonogramu pracownika, a następnie modyfikowany przez przełożonego. Do zainicjowania rzeczywistego czasu pracy na podstawie harmonogramu służy dostępna w słowniku Harmonogram obiektu procedura Generuj RCP wg Harmonogramu, która może zostać użyta w trybie grupowym dla wybranych pracowników hali produkcyjnej.
Rys. 2. Procedura Generuj RCP wg Harmonogramu w słowniku Harmonogram obiektu
Tak wygenerowane odczyty lub odczyty z rejestratorów czasu pracy dostępne są dla menedżera w słowniku Czas pracy na obiekcie. Rzeczywisty czas pracy, podobnie jak harmonogram, ma postać graficznego arkusza. Menedżer widzi listę pracowników dostępnych na danym obiekcie, ma możliwość edycji rzeczywistych godzin pracy. Może też przekazać czas pracy do uzupełnienia przez pracownika.
Rys. 3. Ręczna edycja godzin pracy w słowniku Czas pracy na obiekcie
Menedżer ma możliwość wprowadzania w imieniu pracownika wniosku o nieobecność, na przykład o urlop wypoczynkowy. W przypadku rejestracji wniosku o odbiór nadgodzin menedżer otrzymuje listę nadgodzin. Po wprowadzeniu wniosek jest automatycznie autoryzowany i przekazywany do akceptacji przez dział HR, aby po zaakceptowaniu absencja została zapisana w kartotece pracownika.
Rys. 4. Procedura Wniosek o nieobecność w słowniku Czas pracy na obiekcie
Po wprowadzeniu i edycji godzin pracy menedżer w trybie grupowym dla zaznaczonych pracowników rozlicza czas pracy, korzystając z procedury Wylicz godziny. Procedura ta dostępna jest także w szczegółach dla wybranego pracownika. Powoduje ona automatyczne wyliczenie nadgodzin 50%, nadgodzin 100%, dopełnień, godzin świątecznych, średniotygodniowych itp. w oparciu o harmonogram i rzeczywisty czas pracy. W szczególe Kontrola czasu pracy RCP przełożony ma dostęp do wyliczonych godzin z dokładnością do dnia.
Rys. 5. Szczegół Kontrola czasu pracy RCP w słowniku Czas pracy na obiekcie
Podsumowanie rozliczenia miesiąca/okresu dla pracownika widoczne jest w szczególe Rozliczenie (miesiąc) oraz Rozliczenia (okres).
Rys. 6. Szczegół Rozliczenie (miesiąc) w słowniku Czas pracy na obiekcie
Po wyliczeniu godzin menedżer akceptuje lub odrzuca okres dla wybranych lub wszystkich pracowników procedurą Autoryzuj. Naliczony i zautoryzowany rzeczywisty czas pracy trafia do systemu Softlab HR by Asseco jako podstawa do naliczenia wynagrodzeń.
Rys. 7. Procedura Autoryzuj w słowniku Czas pracy na obiekcie
Jakie to daje korzyści
- Oszczędność czasu pracy kierowników i ograniczenie dodatkowych kosztów związanych z rozliczaniem czasu pracy.
- Szybki i wygodny dostęp dla kierowników do procesów RCP poza biurem.
- Zmniejszenie zaangażowania działu HR w obsługę procesów RCP.
- Zmniejszenie ilości błędów w rozliczeniu czasu pracy.
- Terminowe naliczenia wynagrodzeń.
- Integracja z systemem Softlab HR by Asseco.
Autor wpisu: Anna Parzyszek