1 grudnia 2018 roku nastąpi zmiana w formie dokumentowania niezdolności do świadczenia pracy przez ubezpieczonego (e-ZLA). Jej celem jest skrócenie oraz uproszczenie procesu wystawiania i przekazywania zwolnień do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i płatnika. Zwolnienia papierowe zostaną wyeliminowane z obiegu.

Przez najbliższe kilka miesięcy ubezpieczeni, płatnicy oraz lekarze mogą posługiwać się zamiennie drukami ZUS ZLA, elektronicznymi zaświadczeniami e-ZLA oraz wydrukami systemowymi zaświadczeń elektronicznych e-ZLA (w oparciu o przepisy przejściowe ustawy zmieniającej zasady wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy). Od  1 grudnia br. ustaje możliwość wystawiania przez lekarzy oraz przyjmowania przez pracodawców – płatników składek na ubezpieczenia społeczne pracowników – druków ZUS ZLA w tradycyjnej formie papierowej na formularzu. W obrocie będą funkcjonować jedynie elektroniczne e-ZLA oraz tylko bardzo wyjątkowo – ich drukowana forma opatrzona podpisem i pieczęcią lekarza.

Platforma Usług Elektronicznych

Od początku grudnia 2018 roku pracodawcy jak dotychczas będą informowani o niezdolności do pracy pracownika poprzez informację dostępną w ramach Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS:

• informacja pojawi się w PUE na skutek wpisu umieszczonego przez upoważnionego lekarza,
• lub, jeśli pracodawca jako płatnik nie jest zarejestrowany na PUE, otrzyma on od ubezpieczonego pracownika wydruk zaświadczenia elektronicznego e-ZLA.

Pracodawca, który nie jest zarejestrowany w PUE ZUS ma obowiązek informować każdego zatrudnionego pracownika (w terminie 7 dni od daty zatrudniania) o konieczności pozyskiwania od lekarza wydruku systemowego zaświadczenia e-ZLA dla celów dokumentowania tytułu do świadczeń na wypadek niezdolności do pracy. Gdy pracodawca zarejestruje się na platformie PUE ZUS ma obowiązek w tym samym terminie, od daty własnej rejestracji, poinformować pracownika o ustaniu konieczności pozyskiwania wydruków zaświadczeń elektronicznych.

Profil płatnika składek na ubezpieczenia społeczne na platformie PUE ZUS zakładany jest dla osoby fizycznej. Także wieloosobowe przedsiębiorstwa, poprzez osoby nimi zarządzające, otrzymują dostęp dla osoby fizycznej do PUE i udzielą pełnomocnictw na zasadach ogólnych (ogólne zasady reprezentacji osób fizycznych w Kodeksie cywilnym) osobom prowadzącym dział kadrowy, bądź przedstawicielom firm zewnętrznych świadczących usługi kadrowe.

Informacja o zaświadczeniu mailem

Przepisy nie przewidują innej możliwości przekazania niezarejestrowanemu na PUE pracodawcy (płatnikowi) zaświadczenia o niezdolności do pracy, jak forma wydruku opatrzonego pieczęcią i podpisem lekarza. Stąd nie ma możliwości wysyłania przez pracownika obrazu otrzymanego wydruku np. drogą elektroniczną (e-mail). Taki dokument nie stanowi podstawy dokonywania rozliczeń z ZUS.

Podstawa do rozliczeń z pracownikiem i ZUS

Pomimo możliwości dokonywania eksportów danych o zaświadczeniach z Platformy Usług Elektronicznych ZUS tylko forma elektroniczna danych będzie podstawą rozliczeń w systemie ubezpieczeń społecznych. Jeśli pracodawca korzysta z usług kadrowych firmy zewnętrznej, powinien udzielić jej indywidualny dostęp do PUE, wskazując osobę fizyczną u dostawcy odpowiedzialną za dostęp do danych oraz nadzór nad nimi. Prowadzenie eksportów danych z PUE lub wykonywanie wydruków nie jest konieczne, a czasami może skutkować błędami przetwarzanych danych. Jedna osoba fizyczna może być upoważniona przez wielu niezależnych płatników celem prowadzenia ich rozliczeń.

Korzyści z wprowadzenia e-ZLA

Usprawnienie pracy lekarzy – wystawienie e-ZLA zajmuje znacznie mniej czasu, niż ręczne wypisanie papierowego zwolnienia. Ponadto lekarz otrzymuje w systemie szybki i wygodny dostęp do informacji zarówno na temat pacjenta, członków jego rodziny oraz miejsca pracy.

Udogodnienia dla pacjentów – brak konieczności osobistego dostarczania zaświadczeń o niezdolności do pracy lub przesyłania dokumentów pocztą do pracodawcy.

Usprawnienie dla pracodawcy – e-ZLA to także usprawnienie dla pracodawcy i jego działu kadr. Po wysyłce elektronicznego zwolnienia przez lekarza, wiadomość o wystawieniu dokumentu (wraz z samym zwolnieniem) trafia natychmiast do płatnika. Tym samym skraca się czas obiegu zwolnienia, a pracodawca może szybko i wygodnie zaewidencjonować dokument oraz zaplanować odpowiednie czynności związane z nieobecnością pracownika. Dodatkowo pracodawca może wystąpić do ZUS z (elektronicznym) wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania e-ZLA dla swojego pracownika.

Autor:

Adw. Jakub Banach, Adwokat, Kancelaria Adwokacka Banach Legal, banachlegal.pl

Podstawa prawna:

Art. 23 ust. 1 i inne Ustawy z dnia 15 maja 2015 r.o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw

Art. 55 ust.1, art. 55a ust. 6 i inne  Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa