System Softlab ERP by Asseco został wzbogacony o możliwość informowania o statusie zbiórki wygenerowanej do zamówienia lub zlecenia wydania.

Potrzeba biznesowa

Realizacja wydań z magazynu jest procesem trwającym w czasie. Opóźnienia w wydaniach towarów skutkować mogą spadkiem oceny firmy w oczach odbiorcy, a czasem również karami finansowymi. Sprawna realizacja wydań może więc wymagać monitorowania aktualnego statusu realizacji wydań do danego zamówienia, lub zlecenia wydania. Pożądany jest więc mechanizm informujący w prosty sposób zainteresowane osoby na jakim etapie jest obecnie proces wydania.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Aby śledzić aktualny status wydania w systemie Softlab ERP by Asseco należało monitorować statusy dokumentów sprzężonych do zamówienia lub zlecenia wydania. Podgląd tych statusów możliwy jest osobno dla każdego dokumentu, co uniemożliwia szybką weryfikację aktualnego statusu. Jeśli pracownik chciałby zorientować się w statusach wydań do kilku zamówień lub zleceń wydania, to dla każdego z nich musiałby dokonać żmudnej weryfikacji statusów dokumentów sprzężonych.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco do słowników zamówień od odbiorców i zleceń wydania dodana została kolumna Status zbiórki informująca o aktualnym statusie wydania dla danego dokumentu. Dzięki tej informacji pracownik analizujący te statusy może uzyskać szybką informację o statusach zbiórki dla wszystkich wyświetlonych dokumentów. Ma też informację, o tym czy należy podjąć koniecznie działania, aby zrealizować wydanie do danego zamówienia/zlecenia, np. wygenerować polecenia kompletacji.

Rys.1. Słownik Zamówienia od odbiorców z dodaną kolumną Status zbiórki

Rys.2. Słownik Zlecenia wydania z dodaną kolumną Status zbiórki

Statusy, jakie możemy zobaczyć w dodanej kolumnie, to:

• Zamówienie w edycji – informuje o tym, że dokument jest w edycji i nie mogą zostać do niego wygenerowane polecenia zbiórki.
• Oczekuje na wygenerowanie poleceń zbiórki – jest to informacja o konieczności wygenerowania poleceń zbiórki.
• Oczekuje na wygenerowanie poleceń zbiórki do ZWYD – pojawia się na zamówieniu, w przypadku gdy dołączymy je do zlecenia wydania i jeszcze nie zostały wygenerowane do niego polecenia zbiórki.
• Oczekuje na kompletację – informuje o tym, że wygenerowano już polecenia zbiórki, które oczekują na realizację.
• W trakcie realizacji, zebrano 1 z 2 – informuje o tym, że operator podjął zbiórkę i aktualnie ją realizuje (pierwszą pozycję z dwóch).
• Kompletacja zakończona – informuje o tym, że towar z całości zamówienia/zlecenia został zebrany.
• Oczekuje na przepakowanie – pojawia się w przypadku, gdy zrealizowano zbiórkę na nośniki wielokrotnego użytku, i informuje o tym, że oczekuje na realizację procesu przepakowania.
• Pakowanie – informuje o tym, że towar z polecenia zbiórki jest pakowany.
• Przepakowano – informuje o tym, że towar został przepakowany.
• Zlecenie zamknięte – informuje o tym, że dokument został zamknięty.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Firma realizuje zamówienia z odbiorem własnym, które nie są grupowane w zlecenia wydania. Po złożeniu takiego zamówienia wskazana jest jego jak najszybsza realizacja, ponieważ klient czeka w siedzibie firmy na wydanie towaru.

Dzięki podglądowi statusu zamówień pracownik magazynu (filtrując zamówienia w statusie „Oczekuje na wygenerowanie poleceń zbiórki”) otrzymuje informację o wszystkich nowych zamówieniach, które magazyn ma zrealizować. Mając taką aktualną listę może szybko wygenerować polecenia zbiórki dla zamówień z odbiorem własnym.

Dodatkowo, pracownik działu handlowego ma możliwość ciągłego podglądu statusu realizacji swoich zamówień i dzięki temu może od razu po zakończeniu zbiórki wystawić fakturę sprzedaży i skierować klienta na magazyn po przygotowany dla niego towar.

Przykład 2:

Firma realizuje zamówienia przez zlecenia wydania. Kierownik magazynu na bieżąco monitoruje status realizacji poszczególnych zleceń wydania.

Analizując planowaną godzinę odjazdu samochodu dla danego zlecenia wydania i ilość linijek oczekujących jeszcze na kompletacje może podjąć decyzję o przesunięciu dodatkowych osób do kompletacji tego zlecenia, lub o przesunięciu godziny odjazdu i załadunku w pierwszej kolejności innego samochodu.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Skrócenie czasu kontroli bieżących statusów wydań do zamówień/zleceń wydania.
• Łatwa weryfikacja – czy nie potrzebne są jakieś dodatkowe działania, aby zrealizować zamówienia w terminie.
• Poprawa jakości obsługi klienta poprzez szybką weryfikację, czy można już wystawić fakturę do zamówienia i wysłać odbiorcę po towar do magazynu (w przypadku odbioru własnego).

Autor materiału: Piotr Kontek