W systemie Softlab ERP by Asseco powstał mechanizm wspomagający tworzenie w środowisku MS Excel dynamicznych raportów opartych o dane pochodzące z systemu ERP. Dzięki modułowi Arkusz SL w łatwy sposób można obecnie łączyć raporty wewnętrzne, tworzone w programie MS Excel, z danymi z programu Softlab ERP by Asseco oraz aktualizować je w razie potrzeby.
Potrzeba biznesowa
System Softlab ERP by Asseco umożliwia tworzenie raportów na różne sposoby. Do najbardziej popularnych należą:
- moduł sprawozdań finansowych,
- eksport danych słownika do pliku xls,
- gotowe raporty zdefiniowane w standardzie lub przygotowane wdrożeniowo.
Każde z tych rozwiązań przynosi pewne korzyści, ale ma też swoje ograniczenia.
Moduł sprawozdań finansowych to rozbudowany mechanizm. Udostępnione standardowe wzorce sprawozdania można szybko zainstalować, można ich też łatwo użyć, jednak utworzenie nowego sprawozdania lub modyfikacja istniejącego wymaga czasu i wiedzy. Dane słownika można wyeksportować do pliku xls w łatwy sposób, ale użytkownik musi ograniczyć się do wykorzystania danych dostępnych w danym słowniku. Natomiast wzorce wydruków są gotowe do użycia od razu, ale mają charakter statyczny, a ich modyfikacja wymaga interwencji konsultanta, co wymaga poniesienia dodatkowych kosztów.
Z drugiej strony znaczna część użytkowników systemu Softlab ERP by Asseco korzysta z własnych raportów i analiz przygotowanych poza środowiskiem Softlab ERP by Asseco w MS Excel. Często pojawia się potrzeba połączenia tych raportów z danymi pobieranymi z systemu ERP. Jednak zazwyczaj praca na dwóch platformach jest dość kłopotliwa i czasochłonna (np. trudnością jest każdorazowa konieczność ręcznego pobrania danych z raportu wygenerowanego w Softlab ERP by Asseco i włączenie ich do raportu MS Excel).
Jak to usprawniliśmy
Wychodząc naprzeciw potrzebom użytkowników, stworzyliśmy mechanizm wspomagający tworzenie dynamicznych raportów opartych o dane z Softlab ERP by Asseco w środowisku Ms Excel, czyli moduł Arkusz SL.
Rozwiązanie to łączy zalety platformy Ms Excel, tj. tworzenie funkcjonalnych wzorców analiz/raportów, z zaletą systemu Softlab ERP by Asseco (bezpośrednim dostępem do bieżących danych).
Po zainstalowaniu Arkusza SL, w programie MS Excel pojawi się dodatkowa zakładka o nazwie Softlab ERP by Asseco zawierająca następujące funkcje:
- możliwość połączenia z systemem Softlab ERP by Asseco;
- funkcja przeliczająca (odświeżająca) w raporcie dane pobierane z Softlab ERP;
- dostęp do słowników z modułów Logistyka i Sprzedaż, Finanse i Księgowość oraz Środki Trwałe z możliwością wyboru pól kluczowych, np. identyfikatorów magazynów, oddziałów, rodzajów dowodów, kartotek materiałowych, kont księgowych, okresów finansowych, stawek VAT, logo kontrahentów lub pól identyfikujących kartoteki środków trwałych;
- dostęp do danych księgowych o obrotach na kontach (obroty, salda persaldo, bilans otwarcia i zamknięcia) oraz o danych z rejestrów VAT (kwoty netto, brutto i VAT);
- dane z analizy sprzedaży prezentujące wartości przychodów ze sprzedaży, kosztu własnego sprzedaży oraz marży na sprzedaży w podanym okresie;
- dane o środkach trwałych bazujące na wartościach przechowywanych w kartotece środków trwałych, tj. wartość inwentarzowa, umorzenia i amortyzacji.
Aby stworzyć raport należy przygotować jego szablon, czyli wskazać jakie funkcje mają się wykonać w poszczególnych polach arkusza.
Jest to niezwykle proste dzięki m.in. następującym funkcjonalnościom:
- Możliwość wykorzystania pól arkusza Excel jako maski do słownika.
Rys. 1. Pola arkusza jako maski do słownika
- „Funkcje” i „atrybuty” wymagają podania pewnych parametrów, które można wskazać bezpośrednio z arkusza jako pole, zakres pól lub jako maskę SQL.
Rys. 2. Atrybuty funkcji jako pole ze słownika lub jako maska
Rys. 3. Atrybuty funkcji jako zakres pól
Rys. 4. Podgląd wyniku funkcji
- Podczas uzupełniania parametrów można skorzystać z dobrze znanego użytkownikom skrótu klawiszowego F3 otwierającego słowniki z systemu Softlab ERP by Asseco.
Rys. 5. Słowniki z Softlab w atrybutach funkcji – klawisz F3
- Autouzupełnianie pól powiązanych, np. po wyborze okresu finansowego ze słownika Softlab ERP by Asseco system automatycznie uzupełni rok finansowy.
Rys. 6. Pola powiązane
- Uruchamiane z pozycji Arkusza SL słowniki Softlab ERP by Asseco umożliwiają zaznaczenie i ściągnięcie jednej lub wielu pozycji do Arkusza SL.
Rys. 7. Zaznaczenie wielu pozycji ze słownika Softlab ERP
Rys. 8. Różne metody uzupełniania danych ze słowników Softlab ERP do Ms Excel
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
Rozszerzenia znajdujące się w Arkuszu SL można wykorzystać do utworzenia w MS Excel wielu różnorodnych raportów, np. skorzystać ze standardowych sprawozdań finansowych typu bilans, rachunek wyników, zbiorczych rejestrów VAT lub utworzyć własny specyficzny dla przedsiębiorstwa raport.
Przykład 1:
Firma A dotychczas korzystająca z systemu Softlab ERP by Asseco przygotowywała raport finansowy ręcznie, poza środowiskiem Softlab ERP. Zawierał on dane dotyczące przychodów, kosztów i wyniku finansowego, z danymi źródłowymi w postaci obrotów na kontach, prezentowane w różnych przekrojach. Praca ta była czasochłonna i wymagała zaangażowania kilku pracowników: każdy z nich sporządzał zestawienie w systemie Softlab ERP by Asseco i przepisywał wynikowe wartości do MS Excel. Gotowy plik zapisywano dla każdego miesiąca oddzielnie, a następnie aktualizowano roczne podsumowanie zbiorcze, które analizowane było przez dyrektora finansowego.
Dzięki opisywanej funkcjonalności wykonanie raportu nie wymaga już angażowania dodatkowych pracowników.
W polach arkusza MS Excel, w których wpisywano ręcznie wartości, wskazano gotowe funkcje, które pobierają dane bezpośrednio z bazy danych. Atrybutami funkcji są wartości z arkusza, które mogą być zmieniane dynamicznie, np. okres finansowy, rok. Tak zapisany szablon raportu łączy się na bieżąco z systemem Softlab ERP by Asseco. Dyrektor finansowy w każdej chwili może zmienić np. okres finansowy, a aktualne dane otrzyma po odświeżeniu formy.
Przykład 2:
Firma B, należąca do międzynarodowej grupy kapitałowej, sporządzała raport budżetowy, którego szablon był narzucony przez spółkę nadzorującą i wymagałby wprowadzenia do systemu dodatkowego niezależnego planu kont. W związku z tym, że skala prac wdrożeniowych byłaby zbyt duża i znacznie zwiększyłyby się koszty utrzymania systemu, zdecydowano się na prostsze rozwiązanie z wykorzystaniem opisywanej funkcjonalności.
W środowisku MS Excel został stworzony szablon raportu przedstawiający zewnętrzny plan kont. Wartości wynikowe kwot planowanych i zrealizowanych były wyliczane z funkcji na podstawie rzeczywistych obrotów na wymiarach kontrolingowych w systemie Softlab ERP by Asseco.
Przykład 3:
Firma Asseco Business Solutions przygotowała szereg raportów dostępnych w ramach standardowej funkcjonalności Softlab ERP by Asseco, np. rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej.
Raport prezentuje pozycje sprawozdania sumarycznie dla całego roku, w półroczach, kwartałach oraz w poszczególnych okresach wybranego roku. Pozycje można przeglądać zbiorczo – tylko pozycje oznaczone dużymi literami – lub bardziej szczegółowo (aż do poziomu kont analitycznych). Raport powstał przy użyciu opisywanej funkcjonalności.
Rys. 9. Rachunek zysków i strat
Jakie to daje korzyści
- Możliwość definiowania własnych specyficznych dla przedsiębiorstwa sprawozdań.
- Bezpośredni dostęp do systemu Softlab ERP by Asseco.
- Intuicyjna nawigacja, pozwalająca na szybkie tworzenie złożonych raportów.
- Wykorzystanie ogólnodostępnych narzędzi platformy MS Excel.
Autor wpisu: Katarzyna Lewandowska-Brzoza