Do systemu Softlab ERP by Asseco zostały wprowadzone usprawnienia w zakresie umów leasingowych.

Potrzeba biznesowa

Często w obrocie gospodarczym firmy korzystają z leasingu jako wygodnej i konkurencyjnej cenowo formy finansowania zakupów inwestycyjnych. Umowa leasingowa wymaga od leasingobiorcy ewidencjonowania różnych informacji specyficznych dla leasingu oraz właściwego ujęcia w księgach finansowych. Wychodząc naprzeciw potrzebom stworzyliśmy funkcjonalność, która to ułatwia.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do tej pory nasi klienci rejestrowali raty leasingowe jako zwykłe faktury zakupowe. Trzeba było przy tym pamiętać o prawidłowym podziale kwoty netto na część odpowiadającą racie kapitałowej, części odsetkowej oraz ewentualnie ubezpieczeniowej. Dodatkowo konieczny był również właściwy podział kwoty VAT na część możliwą do odliczenia oraz część nieodliczaną, zaliczaną w koszty. Brakowało również możliwości weryfikowania zgodności otrzymywanych faktur z harmonogramem płatności umowy leasingowej.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco przygotowana została funkcjonalność, która pozwala zaewidencjonować umowę leasingową oraz obsłużyć ją w zakupie.

Słownik Umowy leasingowe pozwala na zarejestrowanie numeru umowy, daty zawarcia umowy, czasu jej obowiązywania oraz umożliwia utworzenie harmonogramu płatności w rozbiciu na miesiące.

Dodatkowo słownik umożliwia określenie sposobu księgowania faktury leasingowej w module finansowo księgowym (grupa kolumn Konfiguracja generowanych dowodów). Sposób księgowania może być określany indywidualnie dla każdej umowy.

Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie umowy leasingowej:

Rys. 1. Słownik Umowy leasingu

Po zarejestrowaniu umowy należy określić przedmiot leasingu (szczegół Obiekty umów leasingu), podając jego numer, nazwę, wartość zakupu oraz informacje o możliwości odliczenia podatku VAT.

Rys. 2. Szczegół Obiekty umów leasingu

Rys. 3. Edycja danych umowy leasingowej

W kolejnym kroku należy wprowadzić harmonogram płatności, w którym dokonujemy podziału kwoty netto na część związaną z ratą kapitałową, odsetkową oraz ubezpieczeniową (szczegół Harmonogram dla obiektów). Harmonogram można wprowadzić ręcznie lub zaimportować z pliku XLS.

Rys. 4. Harmonogram umowy leasingowej

Następnie należy wskazać, na jakie konta mają księgować się poszczególne elementy opłaty leasingowej, czyli opłata wstępna, rata kapitałowa, część odsetkowa etc. (szczegół Konta dla obiektów umów). Do tego celu wykorzystane są kody transakcji przypisane do elementów opłaty leasingowej.

Rys. 5. Konta do księgowania umowy leasingowej

Ostatnim krokiem jest uruchomienie procedury Aktualizuj VAT dla obiektu w słowniku Obiekty umów leasingu. Procedura ta przeliczy i wypełni związane z umowami harmonogramy płatności, z uwzględnieniem podziału elementy opłaty leasingowej oraz VAT odliczany bezpośrednio i bez odliczenia, zgodnie z limitami określonymi dla poszczególnych umów.

Rys. 6. Aktualizacja kwoty VAT na podstawie definicji obiektu

Funkcjonalność umożliwia także rejestrację w module FK faktury dokumentującej ratę leasingową. W słowniku Harmonogramy płatności dla umowy leasingowej można wygenerować fakturę dla wybranej raty ujętej w harmonogramie (procedura Wystaw fakturę). System przy okazji weryfikuje, czy numer rejestrowanej faktury został już zarejestrowany w module Sekretariat. Po wystawieniu faktury właściwa rata w harmonogramie jest odpowiednio oznaczana.

Faktura jest księgowana automatycznie, księgowanie uwzględnia nie tylko podział raty na poszczególne kategorie płatności (rata kapitałowa, odsetki, ubezpieczenie etc.), ale także prawidłowo księguje podatek VAT naliczony w części odliczanej i nieodliczanej.

Rys. 7. Wystawienie faktury z harmonogramu płatności dla umowy leasingowej

Słownik Harmonogram płatności dla umowy leasingowej pokazuje raty wszystkich zawartych umów leasingu ich aktualny status, dzięki czemu stanowi cenne źródło informacji o aktualnym stanie rozliczenia umów.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1

Firma otrzymuje fakturę za ratę leasingową. Faktura zostaje zarejestrowana w module Sekretariat. Księgowa odnajduje w systemie umowę leasingu, a w jej harmonogramie właściwą ratę, po czym generuje fakturę zakupu w module FK. Wygenerowana faktura uwzględnia już podział kwoty netto na części składowe określone dla wybranej raty oraz podział kwoty VAT naliczonego na część możliwą do odliczenia oraz część nieodliczaną, zaliczaną w koszty. Wystarczy tylko sprawdzić, czy wartość zarejestrowanego dokumentu jest zgodna z fakturą otrzymaną od leasingodawcy.

Przykład 2

Szef firmy pyta księgową, kiedy skończymy płacić raty za leasing maszyny. Dzięki opisywanej funkcjonalności odpowiedzi możemy szukać w systemie zamiast w dokumentach papierowych. W ten prosty sposób uzyskamy nie tylko informację o terminie płatności ostatniej raty, ale także ile rat pozostało do zapłaty i jaka jest ich wartość.

Jakie to daje korzyści

• Prosta i szybka ewidencja pełnej informacji o umowie leasingowej w systemie.
• Oszczędność czasu, dzięki kompleksowym rozwiązaniom służącym do ewidencji dokumentów finansowych związanych z leasingiem.
• Automatyzacja procesu.
• Możliwość analizowania stanu rozliczenia harmonogramu umowy leasingowej.

Autor wpisu: Jarosław Kusznierczuk