W systemie Softlab ERP by Asseco istnieje możliwość automatycznego importu kursów walut NBP i EBC.

Potrzeba biznesowa

Poszukując nowych rynków zbytu, firmy coraz częściej rozpoczynają współpracę z kontrahentami z innych krajów. W konsekwencji, pojawia się potrzeba księgowania faktur i innych dokumentów wyrażonych w walutach obcych. Ustawa o rachunkowości i inne ustawy podatkowe (VAT) zobowiązują do zaksięgowania danego zdarzenia gospodarczego (odzwierciedlonego stosownym dokumentem) ze wskazaniem zarówno waluty oryginalnej, jak i przeliczenia i zaksięgowania go w walucie bazowej. Kursy walut zmieniają się codziennie, co dodatkowo komplikuje sytuację w przypadku firm prowadzących aktywną współpracę z kontrahentami zagranicznymi w oparciu o różne rodzaje walut. Każdego dnia firmy muszą więc zbudować odpowiednią bazę kursów walut po to, aby wszystkie transakcje w walutach obcych zostały we właściwy sposób przeliczone na walutę bazową.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Przed wprowadzeniem opisywanej funkcjonalności, jeśli użytkownik systemu Softlab ERP by Asseco chciał zarejestrować odpowiedni dokument wyrażony w walucie obcej, musiał najpierw sprawdzić czy na odpowiedni dzień istnieje w systemie kurs walutowy dla danej waluty. W razie jego braku, użytkownik był zobligowany wejść na stronę www Narodowego Banku Polskiego (NBP) lub Europejskiego Banku Centralnego (EBC), sprawdzić kurs na dany dzień, a następnie wprowadzić do słownika walut odpowiednią wartość z odpowiednią datą i symbolem waluty. Oczywiście taka ręczna operacja mogła generować błędy, była niewygodna, a co najważniejsze czasochłonna.

Jak to usprawniliśmy

W słowniku Kursy walut dodana została procedura Pobierz Kursy NBP i Pobierz Kursy EBC. Po uruchomieniu tej procedury system Softlab ERP by Asseco domyślnie zaproponuje pobranie kursu walut z poprzedniego dnia roboczego (parametr ten można zmieniać ręcznie zgodnie z datą tabeli kursów, którą chcemy aby została zaimportowana do systemu ERP). Po zatwierdzeniu parametrów procedury, system automatycznie pobierze ze strony www NBP lub EBC (w zależności od wybranej procedury) kilkadziesiąt kursów różnych walut z podanego w parametrze procedury dnia.

Rys. 1 Słownik Kursy walut – procedury do importu walut

W ten sposób użytkownik może sprawnie zaimportować dowolne rodzaje kursów z dowolnego dnia.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Handlowiec chce wystawić fakturę sprzedaży dokumentującą wewnątrzwspólnotową dostawę w walucie EUR. Nie może tego zrobić, ponieważ w systemie ERP nikt nie uzupełnił jeszcze słownika kursów walut, a on sam (z uwagi na zaimplementowaną politykę bezpieczeństwa) nie ma praw do edycji tegoż słownika.

Handlowiec może natomiast skorzystać z nowej funkcjonalności. W tym celu otwiera słownik kursy walut i wywołuje procedurę o nazwie Pobierz kursy NBP. Po chwili ma już zaimportowane wszystkie kursy walut i może dokonać wystawienia i wysłania dokumentu faktury sprzedaży.

Przykład 2:

Księgowa chce zarejestrować zakup towarów (potwierdzony przez dostawcę) z Ukrainy poprzez wprowadzenie faktury w walucie USD.

Księgowa otwiera rejestr zakupów importowych, jednakże nie może zaksięgować faktury, ponieważ brakuje odpowiedniego kursu walut z dnia, na który ma być zarejestrowany dokument. W polu kurs  waluty wybiera klawisz F3, a następnie system przenosi ją do słownika Kursy walut, w którym – za pomocą procedury Pobierz kursy NBP – aktualizuje tabelę kursów w systemie Softlab ERP by Asseco. Dzięki temu może wykorzystać zaimportowany kurs do zarejestrowania transakcji zakupu.

Przykład 3:

Firma prowadzi szeroko zakrojoną działalność w zakresie handlu z podmiotami zarówno z Unii Europejskiej jak i spoza niej. Chcąc wyeliminować konieczność ręcznego pobierania kursów walut do systemu Softlab ERP w celu ich dalszego wykorzystania przy dokumentach zakupu oraz sprzedaży, firma decyduje się na proces automatycznego pobierania kursów walut. Dzięki automatyzacji, system codziennie komunikuje się w sposób samoczynny ze stronami NBP lub EBC i pobiera aktualne dane o kursach walut. Dzięki temu nie trzeba pamiętać o codziennym uruchomieniu procedury pobierania danych o kursach walut, a pracownicy mają bieżący dostęp do aktualnych tabel kursów. 

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu obsługi klienta zagranicznego w zakresie wystawiania faktur walutowych.
• Skrócenie czasu księgowania faktur walutowych.
• Możliwość szybkiego i sprawnego naliczenia bilansowych różnic kursowych.
• Wyeliminowanie błędów popełnianych podczas rejestracji kursów walut.
• Ograniczenie zaangażowania księgowych w pomoc we wskazaniu prawidłowego kursu na dokumencie walutowym.

Autor wpisu:  Tomasz Sikora