Czyli jak możemy zautomatyzować definiowanie i aktualizowanie wymiarów kontrolingowych.

Potrzeba biznesowa

Każda firma potrzebuje precyzyjnej informacji o swoich kosztach i przychodach. W firmach o prostej strukturze pozyskanie tych informacji jest stosunkowo łatwe, dostarcza ich ewidencja księgowa oparta na planie kont. Ale tam, gdzie struktura lub przedmiot działalności jest bardziej skomplikowany, nieocenioną pomocą w tym zakresie są wymiary kontrolingowe, umożliwiające rejestrowanie przychodów i kosztów na nośnikach, których w planie kont nie ma, lub których implementacja w planie kont byłaby skomplikowana i uciążliwa. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi wymiarów kontrolingowych system Asseco Softlab ERP może dostarczać danych, z których korzysta nie tylko dział księgowy, ale także menadżerowie i kadra zarządzająca praktycznie każdego szczebla.

Wymiary kontrolingowe to zestaw atrybutów, opisujących daną operację gospodarczą (np. dział, projekt, osoba, produkt etc.). Mechanizm wymiarów kontrolingowych umożliwia przyporządkowanie kwoty operacji lub jej części do odpowiedniego zestawu atrybutów (czyli wymiarów). Dzięki temu można je wykorzystać w wielowymiarowych analizach finansowych.

Mechanizm wymiarów kontrolingowych musi być na bieżąco aktualizowany i utrzymywany, aby był użyteczny. Podczas rejestrowania przychodu czy kosztu musimy mieć dostęp do potrzebnych wymiarów „tu i teraz”. W praktyce ręczne dodawanie nowych wymiarów (lub aktualizowanie istniejących) na bieżąco nie jest proste i rzadko się udaje.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Przed rozpoczęciem pracy z wymiarami kontrolingowymi konieczne jest zbudowanie ich struktury, tj. wskazanie, z jakich rodzajów atrybutów będziemy korzystać i zdefiniowanie wartości tych atrybutów. Struktura wymiarów kontrolingowych zwykle budowana i aktualizowana jest przez uprawnionych operatorów. Sytuacja komplikuje się dodatkowo w przypadku, gdy w skład naszej organizacji wchodzą samodzielne podmioty gospodarcze, działające w ramach grupy, a my chcemy analizować ich dane finansowe w jednolity sposób. Wówczas jednolita struktura wymiarów kontrolingowych w całej grupie jest niezbędna, ale oczywiście trudna do utrzymania ręcznie.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP przygotowany został mechanizm, który umożliwia automatyczne tworzenie lub modyfikowanie wartości wymiaru kontrolingowego, na podstawie słownika źródłowego. Wykorzystany jest tu mechanizm synchronizacji.

W słowniku Rodzaje wymiarów w kolumnie Synchronizuj z … można wskazać funkcję synchronizującą określającą, z jakim słownikiem dany rodzaj wymiaru będzie synchronizowany oraz w jaki sposób. Lista proponowanych funkcji synchronizujących nie jest zamknięta i przy wsparciu konsultantów może być rozszerzona o dowolny istniejący lub nowo zaprojektowany słownik. Po podłączeniu wybranej funkcji synchronizującej konieczne jest oznaczenie, w których firmach ma być aktywna (wymiary mają być synchronizowane z danym słownikiem).

Dzięki tej funkcjonalności po każdej operacji w danym słowniku (dodanie, modyfikacja lub usunięcie) system w tle zaktualizuje odpowiednie wartości danego wymiaru kontrolingowego.

Rys. 1. Słownik Rodzaje wymiarów kontrolingowych

Rys. 2. Słownik Synchronizacja wymiarów kontrolingowych

Kolejnym mechanizmem usprawniającym zarządzanie wymiarami kontrolingowymi jest propagowanie wymiarów między firmami. Dzięki niemu zmiana wprowadzona w jednej firmie zostanie powtórzona w innych.

W tym celu należy zweryfikować wartość parametru globalnego WymiaryProp. Oczekiwana wartość parametru to T.

Rys. 3. Parametry systemu

Następnie w słowniku Firmy wskazujemy firmę, którą traktować będziemy jako wzorcową w odniesieniu do struktury wymiaru kontrolingowego. Następnie logujemy się do firmy wybranej jako wzorcowa i w słowniku Rodzaje wymiarów kontrolingowych, w szczególe Propagacja wymiarów wskazujemy, do jakich firm chcemy propagować wybrany rodzaj wymiarów kontrolingowych. Po wykonaniu tych czynności każda zmiana wymiarów w firmie wzorcowej będzie propagowana do firm wskazanych. Mechanizm ten może być stosowany wraz z mechanizmem synchronizowania wymiarów (opisanym powyżej) lub bez niego.

Rys. 4. Słownik Firmy, wskazanie firmy wzorcowej

Rys. 5. Słownik Rodzaje wymiarów kontrolingowych, wskazanie firm do propagowania wymiarów

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Wykorzystanie mechanizmu synchronizacji.

Zakładamy nowy projekt o nazwie ProjektPrzykładowy w słowniku Projekty, który jest zsynchronizowany z wymiarem Projekty. W tle system Asseco Softlab ERP tworzy nową wartość wymiaru kontrolingowego Projekty o nazwie ProjektPrzykładowy.

Dzięki temu operator nie musi aktualizować wartości wymiaru Projekty ręcznie, a wszyscy użytkownicy mogą od tego momentu używać wymiaru ProjektPrzykładowy przy rejestrowaniu kosztów lub przychodów na nowym projekcie.

Przykład 2:

Wykorzystanie mechanizmu propagowania wymiarów.

W ramach grupy kapitałowej wykorzystywana jest jednolita struktura wymiarów kontrolingowych. W pewnym momencie podjęto decyzję o rozbudowie ewidencji kosztów, co pociągnęło za sobą konieczność rozbudowy wymiaru kontrolingowego Rodzaj kosztu. Rozbudowę przeprowadzono w firmie Foto Świat, skonfigurowanej wcześniej jako wzorcowa. Po wprowadzeniu nowych wymiarów w firmie Foto Świat, system w tle uzupełnił w identyczny sposób wymiary w firmie Tec Data.

Dzięki temu w obu firmach struktura wymiarów została rozbudowana w identyczny sposób (bez konieczności wykonywania dodatkowej pracy), a użytkownicy mogli praktycznie od razu używać nowych wymiarów.

Jakie to daje korzyści

• Zapewnienie spójnej struktury wymiarów w organizacji.
• Zmniejszenie pracochłonności przygotowania i aktualizowania struktury wymiarów kontrolingowych.
• Skrócenie czasu udostępnianie użytkownikom zmian w strukturze wymiarów kontrolingowych.

Autor wpisu: Jarosław Kusznierczuk