Dodano nowe usprawnienia w księgowaniach dokumentów związanych ze środkami trwałymi.

 Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas w systemie Asseco Softlab ERP sposób księgowania dokumentów środków trwałych wynikał bezpośrednio ze schematu księgowania zdefiniowanego po stronie modułu finansowo – księgowego.

W sytuacjach, gdy występowała potrzeba wykonania innego księgowania (niż wynikające z szablonu), za każdym razem należało utworzyć nowy schemat księgowania uwzględniający tę konkretną potrzebę.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku wprowadzonych zmian, zarówno konta księgowe, jak i wymiary kontrolingowe są definiowane już na etapie tworzenia dokumentu OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania). To rozwiązanie pozwala na pełną kontrolę księgowanych wartości oraz rozszerza możliwość tworzenia w przyszłości analiz (również po wymiarach kontrolingowych), po stronie modułu środków trwałych.

Do dokumentu OT, na podstawie szablonu księgowań wstępnie zdefiniowanego podczas wdrożenia, tworzy się automatycznie szablon rozksięgowań, który definiuje rozksięgowania dla wszystkich dokumentów z danej kartoteki. W szablonie podajemy konkretne konta oraz symbole kwot.

Po utworzeniu dokumentu OT automatycznie będzie widać, jak będzie wyglądało rozksięgowanie tego dokumentu po stronie modułu finansowo – księgowego.

Rys. 1 Słownik dokumentów OT (przyjęcia środka trwałego) – szablon rozksięgowań

Rys. 2 Słownik dokumentów OT (przyjęcia środka trwałego) – rozksięgowanie

Automatycznie wygenerowany szablon rozksięgowania zazwyczaj wymaga jeszcze uzupełnienia o rozbicie na wymiary kontrolingowe, tj.: symbole i udział procentowy rozbicia. Podczas tego procesu system Asseco Sofltab ERP kontroluje, czy podział na wymiary kontrolingowe jest realizowany w sposób prawidłowy (czyli, czy sumy procentowe zamykają się do 100).

Szablon można poprawiać do czasu, kiedy jedynym dokumentem dla danej kartoteki jest OT.

Rys. 3 Słownik dokumentów OT (przyjęcia środka trwałego) – przykład rozbicia na wymiary

Nowy mechanizm dostarcza również funkcję propagacji rozbicia na wymiary kontrolingowe na pozostałe dokumenty. Wystarczy prawidłowo uzupełnić rozbicie dla jednego dokumentu i wykonać propagację rozbicia na pozostałe operacje:

Rys. 4 Słownik dokumentów OT (przyjęcia środka trwałego) – użycie procedury do propagacji

Do zmiany szablonu księgowań służy dokument zmiany księgowania ZK, który powoduje, że wszystkie następne rozksięgowania powstaną na podstawie tego szablonu (poprzedni szablon zyskuje zaś status historycznego). Podobnie jak w przypadku pierwotnego szablonu, również i ten jest w pełni edytowalny do czasu wystąpienia pierwszego dokumentu, który go użyje. Usunięcie dokumentu ZK powoduje przywrócenie ostatniego szablonu.

Jakie to daje korzyści

Zmiana sposobu księgowania znacząco usprawnia pracę działu finansowo – księgowego. Dostarcza możliwości elastycznego dopasowania do specyficznych wymagań przy księgowaniu dokumentów środków trwałych, zarówno dla całej kartoteki, jak i poszczególnych dokumentów dla konkretnej kartoteki.

Autor wpisu: Piotr Kleszczyński