Czyli jak możemy przyspieszyć i usprawnić proces przygotowania do wysyłki dokumentów w postaci elektronicznej.
Potrzeba biznesowa
Wielokrotnie zdarza się, że w firmie zachodzi potrzeba wysłania do kontrahentów jednego bądź wielu dokumentów w postaci elektronicznej. System ERP powinien umożliwiać sprawne i szybkie wykonanie tej czynności.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Dotychczas, przygotowanie dokumentu w postaci elektronicznej wymagało od użytkownika systemu Asseco Softlab ERP wykonania szeregu dodatkowych czynności, a cały proces był nieergonomiczny i czasochłonny.
Jak to usprawniliśmy
W systemie Asseco Softlab ERP został dodany mechanizm szybkiego przygotowywania dokumentów do wysyłki w postaci załącznika wiadomości e-mail. Wysyłka może dotyczyć jednego dokumentu lub wielu dokumentów.
W celu przygotowania jednego dokumentu do wysyłki, w menu wydruku została dodana pozycja [Wydruk pozycji – wyślij]. Po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany wydruk domyślnego wzorca dokumentu do pliku PDF, a następnie plik ten będzie automatycznie dodany (jako załącznik) do nowej wiadomości e-mail.
Rys. 1 Przykładowy słownik Zamówienia od odbiorców – pozycja w menu wydruku „Wydruk pozycji – wyślij”
Istnieje również możliwość wykonania eksportu dla wielu dokumentów z formatem pliku innym niż PDF, bądź wyborem typu dokumentu (wszystkie/oryginał/kopia). W tym celu należy wybrać właściwe dokumenty, a następnie z menu wydruku wybrać pozycję [Wydruk z użyciem wzorca… Shift+Ctrl+F9].
Rys. 2 Przykładowy słownik Zamówienia od odbiorców – pozycja w menu wydruku „Wydruk z użyciem wzorca”
Rys. 3 Okno komunikatu
W kolejnym kroku należy wybrać odpowiedni wzorzec dokumentu, zaznaczyć parametry „Podgląd” oraz „Wyślij mailem”, a następnie nacisnąć przycisk „Drukuj”.
Rys. 4 Formularz „Wydruku z użyciem wzorca”
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.
Przykład 1:
Kontrahent zewnętrzny zwraca się z prośbą do handlowca o przesłanie dokumentu faktury (PDF) pocztą elektroniczną.
Handlowiec wyszukuje w systemie Asseco Softlab ERP konkretny dokument i wykonuje szybki eksport do klienta poczty przy pomocy menu wydruku i dostępnej tam opcji [Wydruk pozycji – wyślij].
Przykład 2:
Kontrahent zewnętrzny zwraca się z prośbą do handlowca, o przesłanie wszystkich faktur wystawionych dla niego w danym okresie. Dodatkowo, wszystkie dokumenty mają być przesłane jako oryginały i muszą być umieszczone w jednym pliku PDF.
Handlowiec uruchamia słownik z dowodami faktur i ustawia odpowiednie warunki filtrowania, aby odnaleźć te dokumenty, które chce przesłać kontrahentowi.
Zaznacza wszystkie dokumenty z danego okresu i uruchamia pozycję w menu wydruku [Wydruk z użyciem wzorca]. Teraz pozostaje już tylko określić dodatkowe parametry:
- wybrać odpowiedni wzorzec raportu,
- włączyć parametr „Podgląd”,
- zmienić typ wydruku na „Oryginał”,
- włączyć parametr „Połącz pliki”,
- włączyć parametr „Wyślij mailem”,
- nacisnąć przycisk „Drukuj”.
Po wykonaniu powyższych czynności, automatycznie otwarte zostanie okno nowej wiadomości e-mail z plikiem PDF w załączniku. Załączony plik będzie zawierał oryginały wszystkich wybranych przez handlowca faktur.
Jakie to daje korzyści
- Możliwość szybkiego i łatwego eksportu jednego dokumentu do formatu PDF (domyślnie).
- Możliwość szybkiego i łatwego eksportu wielu dokumentów do formatu: CSV, HTML, EXCEL, WORD, PDF, RTF, TXT, XML. Dodatkowo możliwość wyboru typu dokumentu (wszystkie/oryginał/kopia).
Autor wpisu: Tomasz Stachyra