Czyli jak możemy przyspieszyć i usprawnić obsługę klienta w obszarze zwrotów. Możliwość dokonania zwrotu towaru do dostawcy bez zbędnych formalności jest jednym z czynników decydujących o pozytywnej ocenie współpracy z danym dostawcą.
Potrzeba biznesowa
Zwroty od odbiorców są stałym i niezwykle ważnym elementem pojawiającym się w relacjach handlowych pomiędzy przedsiębiorstwami. Odbiorca powinien mieć możliwość bezproblemowego zwrotu towarów do dostawcy. Świadomość, że dostawca w szybki sposób, bez zbędnych formalności obsługuje zwroty, może być jednym z kluczowych czynników decydujących o jego wyborze spośród konkurencyjnych dostawców. Dla dostawcy jest za to niezwykle istotne to, by posiadać narzędzia, które pomogą mu taki zwrot obsłużyć – w sposób sprawny, z minimalnym nakładem kosztów i utrzymać dzięki temu dobre relacje ze swoimi odbiorcami.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Dotychczasowy mechanizm zwrotów dostępny w systemie Asseco Softlab ERP opierał się na ręcznym odszukaniu dokumentu sprzedaży czy wydania, którego dotyczył zwrot. Następnie należało dokonać jego korekty poprzez ręczną modyfikację pozycji „powinno być”. Stanowiło to pewien problem, gdyż wyszukanie dokumentu do korekty mogło być czasochłonne, zwłaszcza gdy była to już kolejna korekta tego dokumentu. Niedogodnością było to, że zwroty musiały być „dedykowane” do określonego dokumentu sprzedaży i w przypadku dużych zwrotów (z wielu faktur lub wydań) proces ten był czasochłonny, a użytkownik narażony był na popełnienie błędów.
Jak to usprawniliśmy
W systemie Asseco Softlab ERP została dodana możliwość wprowadzania zwrotów zbiorczych. Zwrot zbiorczy może dotyczyć wielu dostaw (do naszego odbiorcy) i zawierać dowolną ilość pozycji. Po zarejestrowaniu takiego zwrotu, system dokonuje automatycznego wyboru faktur sprzedaży (lub dokumentów wydań), których zwrot dotyczy oraz wystawia (również w sposób automatyczny) odpowiednie dokumenty korygujące. Dzięki temu proces staje się szybki i dokładny, a jakość wystawionych dokumentów korekt wysoka. Dodatkowe możliwości parametryzacji (definicja granicznych dat dokumentów do korekt czy wybór konkretnego dokumentu do korekty) pozwalają jeszcze bardziej uelastycznić cały proces.
Rejestracja zwrotu:
Podczas rejestracji zwrotu magazynier wybiera kontrahenta, od którego pochodzi zwrot, graniczną datę wystawienia dokumentów sprzedaży i powód dokonywanego zwrotu. Może też wskazać konkretny dokument, do którego robi zwrot – jeśli jest taka możliwość – wówczas na zwrocie będą podpowiadały się tylko te pozycje, które figurowały na wskazanym dokumencie.
Rys 1. – wypełnianie nagłówka zwrotu
Następnie operator wprowadza informacje o zwracanych pozycjach, które mają być później korygowane. W przypadku dużej ilości pozycji zwrotu dane te mogą być zaimportowane z pliku.
Oprócz wprowadzenia ilości awizowanej, ciekawą możliwością jest też określenie ilości faktycznie przyjętej na magazyn oraz ilości do korekty (w przypadku, gdy nie godzimy się na korektę pełniej zwracanej ilości ze względu np. na uszkodzenia).
Rys. 2 wprowadzanie pozycji zwrotu
Po zarejestrowaniu zwrotu operator zmienia odpowiednie statusy dla tego dokumentu, następnie towar przyjmowany jest na magazyn oraz następuje wygenerowanie dokumentów korygujących. Dużym ułatwieniem jest to, że system prowadzi operatora krok po kroku przez kolejne etapy procesu (odpowiada za to wbudowany w systemie kreator procesu), a poszczególne działania są wykonywane poprzez wykorzystanie dedykowanych przycisków, które stają się dostępne dla operatora w zależności od aktualnego statusu zwrotu.
Rys. 3 Operacja – przycisk – Przyjmij na magazyn
Rys. 4 Operacja – przycisk – Wystaw korekty
Po wykonaniu operacji „Wystaw korekty” system automatycznie dokonuje korekt odpowiednich dokumentów wydań lub sprzedaży:
Rys. 5 – Lista utworzonych dokumentów korygujących wydania/ sprzedaż – sprzężonych do dokumentu zwrotu
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się trzema praktycznymi przykładami.
Przykład 1:
Klient awizuje zwrot towarów dla określonego, dużego dokumentu wydania. Operator wystawiając dokument zwrotu wybiera go z listy dostępnych dokumentów tego odbiorcy. Na podstawie dokumentu źródłowego podpowiadają się mu dostępne na tym dokumencie kartoteki materiałowe. Dzięki możliwości wybrania na liście rozwijanej wielu towarów (wybór wielokrotny) oznacza kartoteki do wstawienia na zwrot.
Rys. 6 – Wybór pozycji dokumentu na podstawie pozycji określonego dokumentu korygowanego
Pozostaje mu jedynie uzupełnić zwracane ilości zgodnie ze stanem faktycznym. Po wprowadzeniu tych ilości operator przyjmuje towar na stan i generuje odpowiednie dokumenty korygujące.
Przykład 2:
Klient awizuje duży zwrot towarów z wielu dokumentów dostaw. W tym celu posługuje się przesyłanym mailem plikiem Excel, w którym znajdują się kolumny z symbolem zwracanego towaru oraz zwracaną ilością. Operator wykorzystuje standardowy mechanizm importu danych z pliku XLS (który jest dostępny w dowolnym miejscu w systemie) i wskazuje przesłany przez odbiorcę plik do importu.
Rys. 7 – Uruchomienie importu pozycji dokumentu zwrotu z pliku Excel
Po zaimportowaniu danych z pliku operator weryfikuje zwracane ilości ze stanem faktycznym. Następnie, posługując się dedykowanymi przyciskami, przyjmuje towar na stan i uruchamia generowanie odpowiednich dokumentów korygujących. Mechanizm importu danych z pliku Excel umożliwia wykonanie importu z plików o dowolnym ustawieniu kolumn, dodatkowo z możliwością zapamiętywania ich układu w celu ponownego wykorzystania. W przypadku posiadania wielu odbiorców dokonujących częstych zwrotów pozwala to obsłużyć je w takich formatach danych, jakie dla danych odbiorców są wygodne do przygotowania.
Przykład 3:
Klient awizuje zwrot towaru i pomyłkowo zgłasza towary, których u nas nie zakupił lub, które mają niezgodne numery serii czy daty przydatności do spożycia. W takim przypadku system, nie mogąc znaleźć właściwych dokumentów wydań czy sprzedaży podlegających korekcie, nie pozwoli na rozliczenia zwrotu tych pozycji.
Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?
- Zmniejszenie zaangażowania zasobów ludzkich poprzez uproszczenie dokonywania operacji zwrotów.
- Skrócenie czasu rejestracji dużych zwrotów.
- Zmniejszenie liczby błędów popełnianych podczas rejestracji zwrotów.
- Zabezpieczenie przez zwrotami dokonywanymi przez nieuczciwych kontrahentów.
- Budowanie dobrych relacji z klientami dzięki sprawnej obsłudze procesu zwrotów.
Autor wpisu: Paweł Faber