Czyli jak możemy przyspieszyć i usprawnić obsługę klienta w obszarze sprzedaży? Klienci i handlowcy doskonale wiedzą, że „czas to pieniądz”.

Potrzeba biznesowa

Każdego dnia, wielokrotnie zdarza się, że do działu sprzedaży dzwonią klienci z pytaniem o cenę konkretnego towaru lub grupy towarów. Sprzedawca powinien wtedy sprawnie i szybko sprawdzić i podać klientowi cenę końcową towaru. Cenę dodatkowo uwzględniającą oczywiście indywidualne rabaty tego konkretnego klienta. Kiedy klient zna już poziom ceny poszukiwanego towaru, chce zazwyczaj sprawdzić jego dostępność u sprzedawcy. Kolejnym krokiem rozmowy jest więc pytanie czy dany towar jest dostępny (lub na kiedy może być dostępny). To zaś oznacza, że sprzedawca musi sprawdzić swoje stany magazynowe. Ostatnim etapem takiej rozmowy (najbardziej pożądanym przez stronę sprzedającą) jest decyzja klienta o złożeniu zamówienia. Sprzedawca musi więc dysponować narzędziem umożliwiającym mu szybkie przejście od etapu rozmowy (udzielania klientowi informacji) do fazy sprzedaży czyli realizacji zamówienia.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas sprawdzenie indywidualnej ceny końcowej towaru oraz rabatu dla klienta wymagało od użytkownika systemu szeregu dodatkowych czynności. Mógł on skorzystać ze złożonego raportu cennikowego (wypełniając szereg parametrów, od których zależała cena) lub najpierw wystawić dokument sprzedaży a następnie sprawdzić, jaką cenę wyznaczy system na linijce dokumentu. W sytuacji, gdy klient oczekiwał uzyskania szybkiej i profesjonalnej odpowiedzi, ww. działania były dosyć kłopotliwe, niewygodne, a co najważniejsze czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

W słowniku Kartoteka materiałowa dodane zostały filtry Odbiorca i Waluta. Uzupełnienie filtru Odbiorca wartością logo kontrahenta i odświeżenie zawartości słownika umożliwia zaprezentowanie cen kartotek i rabatów dla wybranego kontrahenta (takie ceny są sygnalizowane przy pomocy niebieskiego tła kolumn z cenami). Ceny prezentowane są w walucie podanej w polu Waluta, a jeśli jest puste, to w domyślnej walucie systemu.

Rys. 1 Słownik Kartoteka materiałowa – cena i rabat wyznaczone dla odbiorcy

W ten sposób sprzedawca może szybko sprawdzić aktualne ceny dla danego klienta, nie wychodząc z kartoteki materiałowej.

Wykorzystując procedurę „Do koszyka” nasz handlowiec może w szybki i łatwy sposób „pozbierać” towary, a następnie na podstawie zawartości koszyka utworzyć zamówienie i, jeżeli jest taka potrzeba, kolejne dokumenty realizacyjne (dodatkowo z możliwością ich wydruku).

Rys. 2 Procedury szybkiej sprzedaży w Kartotece materiałowej

Rys. 3 Sekwencja operacji po wystawieniu zamówienia realizującego koszyk

System umożliwia dodawanie do koszyka towarów z wielu magazynów oraz jego realizację poprzez kilka zamówień – jedno na każdy magazyn.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Klient dzwoni do handlowca, pyta o dostępność i cenę końcową towaru uwzględniającą indywidualne rabaty.

Handlowiec otwiera kartotekę materiałową, w filtrze odnajduje i wskazuje kontrahenta, z którym rozmawia, a następnie filtruje towary, tak aby odnaleźć te, które interesują ww. klienta. W widoku kartoteki handlowiec widzi wszystkie potrzebne dane do udzielenia odpowiedzi.

Przykład 2:

Handlowiec dzwoni do klienta z propozycją złożenia zamówienia.

Handlowiec otwiera kartotekę materiałową, w filtrze odnajduje i wskazuje kontrahenta, z którym rozmawia, a następnie filtruje towary, tak aby odnaleźć te, które chce zaproponować klientowi.

Towar wybrany przez klienta handlowiec wrzuca do koszyka procedurą „Do koszyka”, a następnie na podstawie zawartości koszyka tworzy zamówienie.

Jakie to daje korzyści

• Możliwość szybkiej obsługi klienta – w zakresie udzielania informacji handlowej i zbierania zamówień.
• Możliwość szybkiego i łatwego sprawdzenia cen końcowych i rabatu dla klienta.
• Możliwość szybkiej rejestracji zamówienia klienta, z opcją rezerwacji towaru, a także możliwość wystawienia dokumentów realizacyjnych oraz ich wydruku.

Autor: Marcin Maron