Czyli sposób na informowanie klientów o bieżącym statusie złożonych przez nich zamówień.

 Potrzeba biznesowa

W wielu firmach obsługa zamówień jest zorganizowana w taki sposób, że klient składa zamówienie w dziale sprzedaży, a następnie udaje się po jego odbiór do magazynu. Proces kompletowania zamówienia (przez pracowników magazynu) trwa najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu minut. W tym czasie klient nie ma informacji co się dokładnie dzieje z jego zamówieniem oraz czy rozpoczęła się już jego realizacja. Czekając (ceniąc swój czas) najczęściej dopytuje się pracowników (odrywając ich od wykonywanych zadań), kiedy otrzyma towar, często irytując się z powodu przedłużającego się oczekiwania.

Rozwiązaniem tego problemu jest wyposażenie poczekalni dla odbiorców w panel informacyjny, na którym każdy klient będzie mógł na bieżąco obserwować status i stopnień zaawansowania realizacji swojego zamówienia.

Panel informacyjny dla odbiorców

Panel informacyjny, przygotowany w technologii HTML, w czytelny sposób prezentuje klientom status, a w przypadków magazynów obsługiwanych radiowo, także stopień realizacji zamówień. Zamówienia są podzielone na trzy grupy: „Oczekujące na realizację”, „W trakcie kompletacji”, „Gotowe do odbioru” i domyślnie są posortowane po godzinie realizacji oraz ewentualnie po priorytecie „Pilności”.

Informacje wyświetlane na panelu odświeżają się automatycznie, co kilkadziesiąt sekund, na podstawie faktycznych danych zarejestrowanych w systemie Asseco Softlab ERP.

Panel informacyjny może być uruchomiony poprzez przeglądarkę HTML na dużym monitorze z dostępem do internetu.

Panel informacyjny dla pracowników

Na potrzeby pracowników działu sprzedaży i magazynierów, w systemie Asseco Softlab ERP został dodany słownik prezentujący analogiczne informacje. Sprzedawca ma stały podgląd na status i ewentualny priorytet realizacji poszczególnych zamówień, dzięki czemu w razie konieczności może poinformować o nim klienta. Magazynierzy natomiast mają dostęp do informacji, w jakiej kolejności powinni podejmować zamówienia do kompletacji, co z kolei przekłada się na poprawę płynności ich realizacji.

Rys. 1 Panel informacyjny (desktop)

 Jakie inne biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Panel informacyjny może posłużyć do wywoływania klientów, dla których został już przygotowany towar do odebrania. Wpłynie to na zmniejszenie się kolejek na magazynie i wzajemnego blokowania się odbiorców.

Przykład 2:

Wyświetlając na panelu dodatkowo informację o numerze bramy wydań (lub lokalizacji rozchodowej) uzyskamy narzędzie do informowania  kierowców kiedy i gdzie  ma podjechać po towar.

Przykład 3:

Panele informacyjne można wykorzystać w obrębie całej organizacji w miejscach, gdzie dane i ich zmieniające się statusy muszą być obserwowane na bieżąco przez osobę nadzorującą lub przez większą grupę osób, na przykład do podglądu stanu zaawansowania realizacji zleceń produkcyjnych, stopnia realizacji budżetu sprzedaży, statusu zleceń serwisowych, itd.

 Jakie to daje korzyści dla klienta

• Dbałość o dobre samopoczucie odbiorcy. Na sali z wystawionym panelem informacyjnym można zorganizować miejsce oczekiwania dla odbiorców. Informacja o statusie realizacji zamówień jest dostępna na bieżąco i nie dochodzi do niepotrzebnych interakcji odbiorcy z przypadkowymi pracownikami magazynu.
• Zwiększenie efektywności pracy handlowców i magazynierów, którzy będą rzadziej odpytywani przez oczekujących odbiorców o status realizacji ich zamówień.
• Odbiorca, po odnalezieniu swojego zamówienia w bloku „Gotowe do odbioru”, sam uda się do miejsca odbioru towarów co poprawi płynność i organizację wydań
• Potencjalne inne możliwości zastosowania paneli informacyjnych w obrębie organizacji.

Autor: Artur Ścirka