W systemie Asseco Softlab ERP zaimplementowana jest możliwość szybkiego dodawania pozycji poprzez uzupełnianie danych w dodawanym wierszu na podstawie informacji z wiersza bieżącego lub z filtrów.

Potrzeba biznesowa

Wprowadzanie danych do systemu jest jedną z podstawowych jego funkcji i stanowi jedną z najczęściej wykonywanych operacji. Z punktu widzenia szybkości pracy z systemem, szybkość wprowadzania danych odgrywa więc znaczącą rolę. W systemie od dawna istnieją mechanizmy ułatwiające i przyspieszające tę czynność. Są to między innymi dedykowane procedury, inicjowanie pól, automatyczne wypełnianie i wyliczanie pól w zależności od innych, czy inne. Brakowało jednak usprawnień w zakresie wprowadzania danych nieznacznie różniących się pomiędzy sobą. Wielokrotnie użytkownicy, dodając wiele pozycji, musieli uzupełniać niektóre kolumny takimi samymi wartościami, co było relatywnie wolne i powodowało pomyłki w przepisywaniu tych samych wartości. Pojawiła się usprawnienia tego procesu.

Co usprawniono

Umożliwiono kopiowanie wierszy, co dawało możliwość edycji pól mających mieć inne wartości, a jednocześnie nie powodowało konieczności uzupełniania pól, w których wartości mają być takie same, jak w innym wierszu. Dodatkowo umożliwione zostało dodanie nowego wiersza uzupełniając automatycznie pola danymi z filtrów, co usprawnia proces wyszukania pozycji poprzez filtry i szybkie jej dodanie w przypadku stwierdzenia jej braku.

Jak zostało to usprawnione

W celu dostarczenia użytkownikowi mechanizmów usprawniających dodawanie podobnych danych utworzono dwie operacje dodawania nowego wiersza. Operacje te dostępne są po wciśnięciu strzałki (rozwinięciu menu) przy przycisku tworzenia nowego wiersza.

Operacja „Nowy – kopiuj z bieżącego” tworzy nowy wiersz uzupełniając wszystkie pola danymi z wiersza aktualnie zaznaczonego. Automatycznie wypełniane są wszystkie kolumny, które wypełnione były w bieżącym wierszu. Można zatem powiedzieć, że następuje skopiowanie całego wiersza, a następnie włączenie jego edycji, celem zmodyfikowania wybranych pól, które mają różnić się od wiersza kopiowanego.

Operacja „Nowy – kopiuj z filtrów” tworzy nowy wiersz uzupełniając pola, na które założone są filtry danymi z tych filtrów. Pozwala to na wybranie przez użytkownika automatycznie uzupełnianych pól, poprzez wprowadzenie ich wartości w filtrach. Operacja ta umożliwia szybkie utworzenie wpisu, który był wyszukiwany i nie został znaleziony w otwartym słowniku.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1

Użytkownik potrzebuje wprowadzić do systemu wiele towarów tej samej kategorii, różniących się tylko detalami. Wprowadza więc wszystkie dane o pierwszym towarze, a dla następnych przy pomocy operacji „Nowy – kopiuj z bieżącego” wprowadza nowe towary zmieniając dane tylko w różniących się kolumnach.

Przykład 2

Użytkownik chce wprowadzić do systemu kilkudziesięciu nowych kontrahentów. Wie on, że wprowadzeni kontrahenci będą mieli kilka takich samych właściwości (np. będą z tego samego regionu albo będą tego samego typu). Jednokrotnie uzupełnia on filtry powtarzającymi się danymi, a następnie za pomocą opcji „Nowy – kopiuj z filtrów” wprowadza kolejnych kontrahentów, gdzie powtarzające się dane uzupełniane są automatycznie.

Przykład 3

Użytkownik chciałby zinwentaryzować kartotekę materiałów, ma do sprawdzenia czy dane materiały dodane są do kartoteki i jeśli stwierdzi ich brak, ma uzupełnić kartotekę. Ustawia on więc filtry dla każdej sprawdzanej pozycji z osobna. Jeśli stwierdzi brak materiału, przy pomocy operacji „Nowy – kopiuj z filtrów” w szybki sposób może dodać szukaną pozycję, gdyż dane, które wprowadzone były w filtrze wprowadzone zostaną do dodawanego wiersza automatycznie.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Zwiększenie szybkości wprowadzania znacznej ilości podobnych danych.
• Zwiększenie szybkości inwentaryzacji i uzupełniania danych.
• Eliminacja pomyłek związanych z przepisywaniem danych (np. literówki).

Autor: Piotr Stępniak