W module ST dodano możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w trybie offline, która ułatwia i przyspiesza przeprowadzenie procesu inwentaryzacji. Dotychczas możliwe było jedynie przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą ręcznie wypełnianych arkuszy spisowych.

Opisywana funkcjonalność wykorzystuje następujące narzędzia:

·        system Softlab ERP by Asseco (ST),

·        baza pośrednia (Konsola),

·        urządzenie mobilne z systemem Android i czytnikiem kodów kreskowych, na którym zainstalowana jest aplikacja SOFTLAB Inwentaryzator (Urządzenie).

Proces inwentaryzacji przebiega w następujący sposób:

1.      Tworzymy arkusze spisowe i przydzielamy im komisje spisowe (ST).

2.      Wysyłamy arkusze do bazy pośredniej, zwanej dalej konsolą (ST).

3.      Pobieramy dane na konsoli (Konsola – synchronizacja).

4.      Dane z konsoli pobierane są na urządzenie (Urządzenie – replikacja).

5.      Przeprowadzany jest spis na urządzeniu za pomocą czytnika kodów kreskowych (Urządzenie).

6.      Wypełniane arkusze odsyłane są do konsoli (Urządzenie – replikacja).

7.      Dane z konsoli odsyłamy do ST (Konsola – synchronizacja).

8.      Pobieramy wypełnione arkusze (ST).

Przygotowanie inwentaryzacji w aplikacji desktopowej

Arkusze inwentaryzacyjne tworzymy w systemie Softlab ERP jak dotychczas, w słowniku ST – Arkusze spisowe. Tu również przydzielamy zespół inwentaryzacyjny, edytując każdy arkusz lub korzystając z nowej procedury Przydziel zespół inwentaryzacyjny.

Rys. Procedura Przydziel zespół inwentaryzacyjny

Wysłanie arkuszy inwentaryzacyjnych do konsoli

Arkusze inwentaryzacyjne wysyłamy do konsoli w słowniku ST – Arkusze spisowe za pomocą nowego statusu inwentaryzacji Wyślij na konsolę urządzenia mobilnego.

Rys. Wysłanie arkusza spisowego do bazy pośredniej (konsoli)

Po wykonaniu tej czynności status wysłanych arkuszy zmienia się na WYSŁANY.

W słowniku dodano nową grupę kolumn Do konsoli, składającą się z następujących kolumn:

·        Data utworzenia –data wysłania arkusza do bazy pośredniej (konsoli),

·        Data przeniesienia – puste pole oznacza, że dane jeszcze nie trafiły do konsoli,

·        Status – status Wysłane do konsoli oznacza, że arkusze spisowe zostały wysłane, ale nie są jeszcze pobrane w konsoli.

Rys. Informacje pomocnicze w słowniku ST – Arkusze spisowe

Pobranie danych na konsoli

Konsola jest bazą i jednocześnie aplikacją, warstwą pośrednią pomiędzy systemem ERP a urządzeniem mobilnym.

Po zalogowaniu się do konsoli pobieramy arkusze wysłane z systemu ERP, a następnie przydzielamy je pracownikom, którzy będą przeprowadzać inwentaryzację.

Rys. Synchronizacja bazy ERP z konsolą

Rys. Przydzielenie pracownikowi arkusza spisowego

Po pobraniu danych w konsoli, w aplikacji desktopowej w słowniku ST – Arkusze spisowe zmieniają się wartości w kolumnach:

·        Do konsoli;Data przeniesienia – data pobrania na konsolę danych z systemu ERP,

·        Do konsoli;Status – status W konsoli oznacza, że arkusze spisowe zostały wysłane i pobrane w bazie pośredniej.

Rys. Informacje pomocnicze w słowniku ST – Arkusze spisowe

Dane w konsoli są tylko do odczytu, tu nie można nic modyfikować ani usuwać.

Pobranie danych z konsoli na urządzenie mobilne

W aplikacji SOFTLAB Inwentaryzator przeprowadzamy replikację danych, która pobierze na urządzenie mobilne odpowiednie arkusze spisowe przeznaczone dla zalogowanego na urządzeniu użytkownika.

Jeśli z urządzenia korzystał wcześniej inny pracownik na innych arkuszach spisowych, należy usunąć zbędne dane za pomocą procedury Wyczyść bazę. Następnie należy pobrać dane przygotowane na konsoli przy użyciu przycisku Replikuj. Tak przygotowane urządzenie jest gotowe do pracy.

Rys. Komunikat o poprawnym pobraniu danych z konsoli

Przeprowadzenie inwentaryzacji na urządzeniu mobilnym

Po pobraniu danych z konsoli w urządzeniu mobilnym pojawią się arkusze ze statusem Odebrany do edycji.

Rys. Arkusze spisowe w aplikacji SOFTLAB Inwentaryzator

Po wybraniu odpowiedniego arkusza spisowego przystępujemy do inwentaryzowania środków trwałych skanując ich kody kreskowe za pomocą akcji Skanuj kod.

Rys. Skanowanie kodów kreskowych na urządzeniu mobilnym

Jeśli środek trwały nie ma etykiety z kodem kreskowym, możemy ręcznie wprowadzić dane tego środka.

Jeśli środek trwały ma nieczytelny kod kreskowy, ale czytelny numer, po wprowadzeniu numeru środek zostanie zidentyfikowany i zinwentaryzowany.

Po spisaniu wszystkich środków należy zatwierdzić arkusz spisowy.

Po wprowadzeniu wszystkich pozycji możemy je zweryfikować, a na koniec należy zatwierdzić arkusz zapisując jego dane.

Zapisany arkusz jest edytowalny, możemy go poprawiać na urządzeniu mobilnym – do czasu wysłania do konsoli.

Rys. Zatwierdzenie wypełnionego arkusza spisowego

Przesłanie wypełnionych arkuszy do konsoli

Aby odesłać wypełnione arkusze z urządzenia mobilnego do konsoli, używamy ponownie przycisku Replikuj. Po odesłaniu arkuszy nie można ich już edytować na urządzeniu mobilnym.

Przesłanie wypełnionych arkuszy do systemu ERP

Dane wysłane z urządzenia mobilnego do konsoli wyświetlane są w konsoli z ikoną zegara, co oznacza, że są gotowe do przesłania do modułu ST.

Rys. Arkusze spisowe gotowe do przesłania do modułu ST

Aby je przesłać do systemu Softlab ERP używamy przycisku Ustawienia integracji, a następnie Integracja – Odczyt.

Rys. Przekazanie arkuszy spisowych z konsoli do systemu Softlab ERP

Po przesłaniu arkuszy spisowych do systemu Softlab, w słowniku ST – Arkusze spisowe w grupie kolumn Z konsoli uzupełniane są automatycznie następujące informacje:

·        Data przeniesienia – data przesłania danych z konsoli,

·        Status – status Do pobrania oznacza, że arkusze spisowe zostały przesłane z bazy pośredniej i czekają na pobranie.

Zakończenie inwentaryzacji

Do pobrania arkuszy służy nowy status Pobierz dane po dokonaniu spisu z konsoli urządzenia mobilnego. Po jego ustawieniu wartość w kolumnie Status inwentaryzacji zmienia się na POBRANY.

W linijkach arkusza pojawiają się ilości dla środków, które zostały zeskanowane podczas inwentaryzacji. Dodatkowo uwzględnione są środki, które nie zostały pierwotnie uwzględnione w arkuszu, a informacje o nich zostały wprowadzone na urządzeniu mobilnym podczas przeprowadzania inwentaryzacji.

Rys. Pozycje arkusza spisowego po inwentaryzacji w słowniku ST – Arkusze spisowe

Inwentaryzację rozliczamy jak dotychczas, porównując stan środków trwałych z arkuszy spisowych ze stanem w kartotekach, korzystając z zestawienia Plan inwentaryzacyjny – rozliczenie w słowniku ST – Plany inwentaryzacyjne. W słowniku Kartoteki środków wystawiamy dokumenty OT dla środków ujawnionych oraz LZ dla środków zlikwidowanych.