Niniejszy artykuł przedstawia, w jaki sposób Softlab ERP by Asseco ułatwia przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych metodą tradycyjną.
Potrzeba biznesowa
Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek przeprowadzania okresowej inwentaryzacji środków trwałych. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu posiadanego majątku trwałego (w tym ocena stanu jakościowego i przydatności gospodarczej) oraz ocena jego zgodności z ewidencją księgową.
Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić
Proces inwentaryzacji zazwyczaj oznacza żmudne zliczanie obiektów i uzupełnianie arkuszy spisowych, a następnie rozliczanie rezultatów, tj. w przypadku wystąpienia braków lub nadwyżek wystawianie dokumentów ewidencjonujących takie zdarzenia.
Dla części firm zasadnym (z punktu widzenia kosztów i nakładu pracy) rozwiązaniem jest oznaczenia środków trwałych kodami kreskowymi i przeprowadzenie inwentaryzacji z wykorzystaniem czytników kodów.
Takie rozwiązanie jest bardziej kosztowne przy uruchomieniu (koszt urządzeń i oklejenia kodami kreskowymi, utrzymanie kompetencji związanych z obsługą), ale pozwala zmniejszyć pracochłonność samej inwentaryzacji.
Wiele organizacji pozostaje jednak przy inwentaryzacji tradycyjnej, np. ze względu na koszty lub brak kompetencji technicznych. Są one zainteresowane ułatwieniami, które w tym procesie zmniejszą pracochłonność i podatność na błędy ludzkie.
Jak to usprawniliśmy
W systemie Softlab ERP by Asseco istnieje możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w sposób tradycyjny. Proces przebiega w trzech etapach.
W pierwszym etapie należy wygenerować plany inwentaryzacyjne. Plany zawierają ilości wynikające z ewidencji środków i są wykorzystywane do wygenerowania arkuszy spisowych oraz do rozliczenia inwentaryzacji. Plany można generować nie tylko dla całej firmy, ale również dla wybranych lokalizacji i typu kartotek, a w razie potrzeby również dla wybranego opiekuna, grupy środków trwałych, grupy KRŚT, a nawet grupy numerów inwentarzowych. W procesie generowania powstaje tyle planów, ile wynika z przyjętych kluczy podziałowych dla wybranego zakresu danych, np. plany dla każdej lokalizacji w ramach firmy lub plany dla lokalizacji z podziałem na poszczególnych opiekunów środków trwałych. Ten etap wymaga od operatora jedynie wskazania klucza, według którego plany mają zostać wygenerowane, i uruchomienia stosownej procedury.
Rys. 1. Plany inwentaryzacyjne i generowanie planów
W drugim etapie dla planów należy wygenerować arkusze spisowe i przypisać do nich komisje inwentaryzacyjne. Wygenerowanie arkuszy spisowych wymaga jedynie uruchomienia stosownej procedury przez operatora.
W trzecim etapie należy przeprowadzić zliczanie składników majątku trwałego, rejestrując zweryfikowane ilości na wydrukowanych arkuszach spisowych. Ten etap wymaga pracy ręcznej: odszukania środka, ustalenia jego ilości i wpisania jej w arkuszu. W arkuszu można zarejestrować także ewentualne uwagi co do przydatności gospodarczej środka trwałego.
Po zakończeniu liczenia dane z uzupełnionych arkuszy należy wprowadzić do systemu i zweryfikować. W czasie sprawdzania system zestawia wyniki inwentaryzacji ze stanami ewidencyjnymi, oznaczając ewentualne różnice kolorami: czerwonym – braki i na niebiesko – nadwyżki.
Rys. 2. Weryfikacja niedoborów i nadwyżek na planach inwentaryzacyjnych
Po ostatecznym uzgodnieniu i zaewidencjonowaniu spisanych stanów można zamknąć inwentaryzację, wówczas system automatycznie wygeneruje dokumenty różnic (przychód nadwyżki i rozchód niedoboru).
Jeśli niedobory lub nadwyżki wynikają jedynie z niezarejestrowanej w systemie zmiany lokalizacji, a nie są faktycznie niedoborami czy nadwyżkami, wówczas przed rozliczeniem inwentaryzacji można je skompensować, w czym pomaga system prezentując pozycje, które można kompensować (słownik Wspomaganie kompensowania niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych).
Rys. 3. Wspomaganie kompensowania niedoborów i nadwyżek
Wygenerowanie kompensaty polega na wybraniu niedoboru i odpowiedniej nadwyżki i uruchomieniu stosownej procedury (przycisk Kompensuj). Wynikiem operacji będzie wystawienie dokumentu MT (zmiana lokalizacji) i przeliczenie ilości środka na planie inwentaryzacji.
Na podstawie wygenerowanych ostatecznie dokumentów niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych należy wystawić w kartotece środków trwałych dokumenty OT dla nadwyżek i LZ dla niedoborów, co kończy cały proces.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem.
W przedsiębiorstwie podjęto decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji środków trwałych dla całej firmy. W tym celu wygenerowano plan inwentaryzacji dla kartotek ST (środki trwałe) dla poszczególnych oddziałów. Następnie wygenerowano arkusze spisowe, przypisano do nich osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej oraz wydrukowano poszczególne arkusze.
Rys. 4. Wydruk arkusza spisowego
Komisja przeprowadziła spis zgodnie z planem i uzupełniła arkusze spisowe. Na ich podstawie wprowadzono do systemu ilości, zweryfikowano je i zadecydowano o kompensacie jednej pozycji. Kompensowanie wykonano przy pomocy słownika Wspomaganie kompensowania niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych, po wybraniu przycisku Kompensuj został wygenerowany odpowiedni dokument MT (zmiana lokalizacji).
Rys. 5. Wygenerowany dokument MT
Pozostałe niezgodności zostały zaliczone do niedoborów lub nadwyżek. Podczas zamykania inwentaryzacji system wygenerował dokument stPB ewidencjonujący niedobór oraz stPS dla nadwyżki.
Rys. 6. Plan inwentaryzacji z dokumentami nadwyżek i niedoborów
Jakie to daje korzyści
- Skrócenie procesu organizacji i rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych.
- Zmniejszenie liczby pomyłek w trakcie zliczania.
- Zapewnienie wiarygodnych informacji o faktycznym stanie majątku firmy.
Autor wpisu: Barbara Badowska-Bernat