Funkcjonalność systemu Softlab ERP by Asseco, Analiza ABCXYZ pomaga zoptymalizować proces zarządzania zapasami i gospodarką magazynową.

Potrzeba biznesowa

Odpowiedzialna i efektywna gospodarka magazynowa prowadząca do odpowiedniej rotacji zapasów w przedsiębiorstwie jest niezwykle istotna z punktu widzenia kosztów prowadzenia działalności. Nadmiar zapasów zwiększa koszty ich przechowywania, natomiast brak odpowiednich stanów magazynowych może spowodować utratę przychodów ze sprzedaży.

Wsparciem w procesie zarządzania zapasami mogą być analizy, które ułatwiają planowanie dostaw. Często wykorzystywane w zarządzaniu magazynem są analizy ABC i XYZ.

Analiza ABC jest metodą klasyfikacji zasobów według ich ważności. Polega ona na podziale zasobów na trzy grupy: A (pozycje najważniejsze), B (zasoby mniej ważne) i C (wszystkie pozostałe). Kryterium tej ważności może być np. cena, okres przechowywania, udział w obrotach magazynu).

Asortymenty kategorii A stanowią najcenniejsze zapasy przedsiębiorstwa, o które należy szczególnie dbać. Kategoria C obejmuje natomiast zapasy najmniej ważne względem wybranego kryterium, dlatego na ich kontrolowanie można poświęcić mniej uwagi.

Analiza XYZ z kolei pozwala na pogrupowanie zapasów pod względem regularności zużycia. Zgodnie z jej założeniami do kategorii X zaliczane są te rodzaje zapasów, których zużycie jest regularne i dające się dobrze zaplanować. Kategoria Z to z kolei zapasy z nieregularnym, niedającym się przewidzieć wzorcem zużycia.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W praktyce często sensowne jest złożenie wyników analiz ABC i XYZ w jedną całość, aby móc analizować je łącznie.

Przygotowanie takiej połączonej analizy w sposób ręczny jest jednak wyjątkowo praco- i czasochłonne, dlatego przydaje się wsparcie systemu informatycznego.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab ERP by Asseco została przygotowana analiza ABCXYZ, która łączy w sobie analizy ABC i XYZ.

Analiza dostępna jest w menu: Analiza → Klasyfikacja ABC → Analiza ABCXYZ

Rys. 1. Umiejscowienie analizy ABCXYZ w menu

Wyniki analizy ABCXYZ posłużyć mogą do wyodrębnienia pozycji magazynowych, które wymagają największej uwagi w całości procesu optymalizacji zapasów w magazynie.

Grupy klasyfikacji analizy ABC:

• A: Jest to najważniejsza grupa, gdyż dzięki swojej wartości ma największy, bezpośredni wpływ na koszty działalności. Dla materiałów tej grupy sugerowane są częste kontrole poziomu zapasów, a także szczególna dbałość o terminowość i jakość dostaw. Do tej grupy zalicza się ok. 20% asortymentu.
• B: Grupa nieobejmująca najważniejszych towarów, jednak wciąż bardzo istotna w stosunku do całości przetrzymywanego materiału w magazynach.
• C: Materiały o relatywnie niskiej wartości, zwykle o charakterze masowym. Ich wpływ na całość zarządzania procesem optymalizacji zapasów w przedsiębiorstwie jest niewielki.

Analiza ABCXYZ rozszerza pierwotny model analizy o kolejne elementy, związane bezpośrednio z regularnością ich zużycia:

• X: Materiały o regularnym zużyciu. Prognoza zużycia zapasów z tej grupy powinna cechować się dużą precyzją.
• Y: Grupa materiałów o zmiennym zużyciu. Precyzję zużycia określić można jako średnią, natomiast wymagane jest utrzymywanie wysokiego stanu zapasów dla materiałów w tej grupie klasyfikacji.
• Z: Grupa zapasów o trudnym do jednoznacznego oszacowania zużyciu, niska precyzja prognozy zużycia oraz konieczność utrzymywanie wysokiego stanu zapasów magazynowych.

Po połączeniu grup ABC z XYZ otrzymujemy wyniki analizy ABCXYZ w formie tabelarycznej, z której powstają następujące grupy klasyfikacji: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ – gdzie najbardziej istotną grupę stanowi AX, a najmniej istotną z punktu widzenia optymalizacji utrzymywanych zapasów – CZ.

Raport generowany jest po uruchomieniu procedury Generuj raport. W filtrach mamy możliwość dobrania parametrów dotyczących okresowości analizy, wybranego magazynu, wymiaru analizy, a także parametrów klasyfikacji ABC oraz XYZ.  Dane w filtrach inicjowane są wartościami odpowiednich parametrów definiowanych w słowniku konfiguracyjnym Konfiguracja zestawień analizy ABC dla typów analiz ABC oraz XYZ. Przed wygenerowaniem raportu operator może wybrać, czy analiza powinna być wykonana według magazynów czy firmy.

Rys. 2. Analiza ABCXYZ – widok po uruchomieniu procedury generującej raport

Operator generujący raport ABCXYZ może aktualizować poszczególne grupy klasyfikacji ABCXYZ na kartotekach materiałowych lub kartotekach przypisanych do magazynu. Służy do tego dedykowana procedura Aktualizuj grupę.

Zmiany klasyfikacji poszczególnych pozycji w analizie dokonane przez operatora logowane są w słowniku Historia zmian grupy dostępnej jako szczegół w słowniku Analiza ABCXYZ. Dzięki temu mamy możliwość weryfikacji w dowolnym momencie, kto i na podstawie której analizy zmienił klasyfikację dla poszczególnych kartotek materiałowych.

Rys. 3. Historia zmian grup klasyfikacji

Dodatkowo, można tak skonfigurować funkcjonalność, aby wyliczenia wykonywały się automatycznie o wybranej godzinie (np. po godzinach pracy handlowców). W zależności od opcji, jaką wybierze operator przed wygenerowaniem analizy, może być ona wyliczana z dokładnością do magazynu (dla każdego magazynu wyliczany indywidualnie) lub firmy (wskaźnik wyliczany jest na podstawie dokumentów ze wszystkich magazynów). System Softlab ERP  ma predefiniowaną konfigurację, stąd jeśli jest ona wystarczająca, to nie ma potrzeby podejmowania kolejnych czynności konfiguracyjnych.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Aby pokazać, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużmy się przykładem:

Zaopatrzeniowiec w firmie odpowiedzialny jest za realizację procesu zamówień towarów od dostawców. Dotychczasowy model jego działania skupiał się na przygotowaniu analiz i raportów w sposób ręczny (np. za pomocą arkusza kalkulacyjnego), co było pracochłonne.

Po wdrożeniu w systemie analizy ABCXYZ na podstawie jej wyników zadecydował o zmianie klasyfikacji na jednej z kartotek materiałowych z B na A, a więc na asortyment o dużej wartości, ale stanowiący niewielką cześć zapasów w magazynach. Z uwagi na podniesienie klasyfikacji zaopatrzeniowiec w firmie dokonał również korekty stanów minimalnych na tej kartotece, aby zapobiec brakom na magazynie.

Jakie to daje korzyści

• optymalizacja w procesie zarządzania zapasami, prowadząca w konsekwencji do obniżenia kosztów prowadzonej działalności,
• swoboda wyboru odpowiedniej metody zarządzania zapasami dla konkretnej grupy zapasów na podstawie wyników analizy ABCXYZ,
• ograniczenie ryzyka związanego z nadmiernym gromadzeniem zapasów w magazynach (utrata wartości produktów, koszty składowania itp.).

Autor wpisu: Dawid Filar