W przedsiębiorstwach produkcyjnych, szczególnie przy produkcji montażowej, w celu optymalizacji kosztów lub zmniejszenia obciążenia niektórych działów produkcyjnych, zarządzający procesami produkcyjnymi coraz częściej zlecają wykonanie półproduktów podwykonawcom. Mogą być to wstępnie przygotowane elementy konstrukcyjne z pierwszych etapów produkcji, które producent traktuje jako surowiec przyjmowany do magazynu za pomocą zwykłego dokumentu PZ. Po stronie producenta nie są tworzone do obsługi tego procesu ani systemowe technologie, ani bilans materiałowy – dostawca zajmuje się tym w całości.

Zlecanie na zewnątrz ma sporo zalet, ale skoro podwykonawca działa na wolnym rynku, to może zdarzyć się sytuacja, że nie wykona zlecenia na czas lub w ogóle nie przyjmie zamówienia, bo wykonuje prace dla innych kooperantów. Wtedy albo zlecenie kierowane jest do innego podwykonawcy, albo producent decyduje się na wykonanie elementu samodzielnie.

Z punktu widzenia produkcji i magazynu tych elementów nie można fizycznie odróżnić – są przecież zastępowalne. Jeśli w kartotece surowców czy półproduktów producent ma tysiące indeksów materiałowych, to nie zdecyduje się na tworzenie odrębnych kartotek w celu formalnego odróżnienia surowca dostarczanego przez podwykonawców od półproduktu wykonanego własnym nakładem.

Potrzeba biznesowa

W praktyce ta sytuacja wywołuje problem na etapie rozliczenia wartościowego produkcji i magazynu. Skoro ten sam indeks reprezentuje w magazynach zarówno surowiec jak i półprodukt, to nie da się prawidłowo zakwalifikować wartości dokumentu wydania. Surowiec powinien obciążyć koszty, a koszty produkcji półproduktu ponieśliśmy na etapie wcześniejszym, więc ponowne ujęcie ich w kosztach będzie błędem.

Jednocześnie nie można narzucić operatorom systemu, żeby surowce wydawali jednym rodzajem dokumentu, a półprodukty drugim, co umożliwiłoby ich rozróżnienie, ale jest rozwiązaniem niepraktycznym. Operator magazynu czy produkcji nie jest w stanie odróżnić tych elementów, i z jego punktu widzenia nie ma to znaczenia.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Mimo że operatorzy systemu magazynowego nie są w stanie sklasyfikować elementu produkcyjnego w trakcie wydania, to jednak mogą bez większego wysiłku tę kwalifikację wykonać na etapie przyjęcia. Do tej pory księgowanie opierało się o rodzaj handlowy przypisany do indeksu w kartotece. Jeśli dane określające dynamicznie rodzaj handlowy będą już w systemie, to można ich użyć do księgowania i wyznaczania rodzaju handlowego w zestawieniach.

Jak to usprawniliśmy

W standardzie systemu Softlab ERP by Asseco możliwe jest wpisanie rodzaju handlowego w linijce dokumentu.

Rysunek 1. Linijki dokumentu przychodowego

Informacja ta przypisywana jest do cechy wygenerowanej przez dokument przychodowy, a następnie może być użyta w zestawieniach i w procesie księgowania. W formatce parametrów raportu stanów magazynowych na dzień możliwe jest zaznaczenie opcji „Rodzaj handlowy z linijki”, która powoduje filtrowanie danych w taki sposób, że używane jest pole „Rodzaj handlowy” z linijki dokumentu przychodowego i tworzącego cechę, a nie jak zazwyczaj z kartoteki materiałowej.

Rysunek 2. Okno parametrów raportu stanów magazynowych na dzień.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się przykładem.

Przykład:

Pracownik magazynu, rejestrując dokumentem PZ dostawę od poddostawcy wskazał, że indeks NNR-6KT-M10-OCY-0003 jest surowcem i po zatwierdzeniu tego dokumentu na stanie magazynu surowców pojawiło się 35 jednostek indeksu NNR-6KT-M10-OCY-0003 o rodzaju handlowym „Surowiec”.

Rysunek 3. Linijki dowodu PZ.

Następnie ten indeks został przekazany do magazynu przyprodukcyjnego z pomocą dokumentów MM.

Niezależnie od powyższej sytuacji pracownik produkcji przyjął do tego samego magazynu przyprodukcyjnego wyprodukowany tego samego dnia element NNR-6KT-M10-OCY-0003 w ilości 20 jednostek i wskazał, że jest półproduktem.

Rysunek 4. Linijki dowodu PW.

Po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów wyniki możemy zobaczyć np. w analizie stanów magazynowych na dzień.

Po zaznaczeniu w raporcie stanów magazynowych, że mają być pokazane ilości indeksu NNR-6KT-M10-OCY-0003 będących „Półproduktem” otrzymujemy:

Rysunek 5. Stan magazynowy półproduktów wg raportu stanów magazynowych na dzień.

Po zaznaczeniu w raporcie stanów magazynowych, że mają być pokazane ilości indeksu NNR-6KT-M10-OCY-0003 będących „Surowcem” otrzymujemy:

Rysunek 6. Stan magazynowy surowców wg raportu stanów magazynowych na dzień.

Jakie to daje korzyści

• Uniknięcie niepotrzebnego przyrostu indeksów materiałowych.
• Ułatwienie zarządzania stanami magazynowymi, dzięki jednemu (wspólnemu) stanowi magazynowemu, który umożliwia np. jednoznaczną rezerwację półproduktu (surowca dla dalszych etapów produkcji) oraz łatwiejszą analizę obrotów.
• Łatwiejsze definiowanie receptur produkcyjnych (bez skomplikowanych mechanizmów pozwalających na stosowanie zamiennych surowców).
• Zmniejszenie ilości błędów w systemie magazynowym, które mogłyby wystąpić jeśli zamiast dynamicznego rodzaju handlowego używalibyśmy różnych kartotek.
• Poprawne zakwalifikowanie wartości magazynowej rozliczanych wydań produkcyjnych praktycznie bez udziału operatorów wydziałów produkcyjnych.

Autor wpisu: Maciej Bechtold