Rezerwacja towaru dla magazynu to mechanizm umożliwiający reglamentowanie asortymentu znajdującego się w magazynie centralnym dla poszczególnych magazynów / sklepów firmy.
Potrzeba biznesowa
W trakcie prowadzenia działalności handlowej przedsiębiorstwa często mają do czynienia z sytuacją, w której zapotrzebowanie poszczególnych sklepów czy kanałów sprzedaży na towar przekracza jego dostępny stan magazynowy. Mogą zatem wystąpić przejściowe niedobory określonych towarów na przykład w sklepach stacjonarnych ze względu na to, że cały towar został wcześniej rezerwowany przez sklep internetowy.
Aby uniknąć tego typu sytuacji firmy powinny móc lepiej zarządzać dostępnością towarów dla poszczególnych sklepów czy kanałów sprzedaży, aby zapewnić harmonijny rozwój biznesu zgodny z polityką organizacji. W związku z tym przedsiębiorstwa dostrzegają potrzebę wyznaczenia poziomu dostępności określonych towarów dla niektórych sklepów czy kanałów sprzedaży, które w systemie Softlab ERP by Asseco są odwzorowane w postaci magazynów.
Dotychczasowe ograniczenia
Do tej pory w systemie Softlab ERP by Asseco nie istniała możliwość wyznaczenia maksymalnej ilości towaru dostępnej dla konkretnego magazynu, a także nie było możliwości blokowania towaru na potrzeby poszczególnych magazynów. Dla każdego magazynu widoczny był globalny zapas dostępny, który przez poszczególne magazyny był rezerwowany zgodnie z zasadą „kto pierwszy, ten lepszy”.
Jak to usprawniliśmy
W systemie Softlab ERP by Asseco został dodany mechanizm działający w oparciu o nowy rodzaj dokumentu ZREZ wystawianego w nowym rejestrze Rezerwacje towarów.
Rys. 1. Rejestr rezerwacje towarów
Dokument ten pełni dwie funkcje:
- Rezerwuje towar w magazynie X – tak, że staje się on dostępny tylko dla magazynu Y. Ilość towaru podana w dokumencie jest niedostępna dla innych magazynów.
- Blokuje nadawanie rezerwacji na towar na potrzeby magazynu Y ponad przyznaną w dokumencie ilość, aż do momentu zamknięcia dokumentu ZREZ.
Dokument ZREZ wystawia się na magazynie, na którym znajduje się towar do reglamentacji. Towar jest rezerwowany (blokowany na innych magazynach) w momencie zapisania pozycji dowodu ZREZ. Zarezerwowany przez dokument ZREZ asortyment umniejsza stan dysponowany towaru na magazynie źródłowym.
Rys. 2. Dowód ZREZ.
Funkcja blokowania oraz przekazywania rezerwacji działa od momentu przeniesienia dowodu ZREZ do dziennika. Funkcje te dotyczą blokowania możliwości nałożenia rezerwacji przez zamówienie wewnętrzne ZB powyżej wyznaczonego na dowodzie ZREZ limitu. W celu uwolnienia zarezerwowanego towaru lub zakończenia blokowania nadawania rezerwacji ponad przyznaną ilość należy zamknąć dowód ZREZ. Ilości, jakie mogą być jeszcze zarezerwowane oraz ilości już wykorzystane, zawarte są na pozycji dowodu ZREZ w kolumnach Rezerwacja wykorzystana oraz Rezerwacja pozostała. Po wykorzystaniu przydzielonej ilości rezerwacja nie zostanie nadana (nawet pomimo tego, że na magazynie jest dostępny towar – jest on dostępny dla innych magazynów).
Biznesowe przypadki użycia
Przykład 1: Ograniczenie stanu dostępnego dla sklepu internetowego
Firma planuje zorganizowanie globalnej akcji promocyjnej. Aby zapobiec nadmiernym wzrostom rezerwacji określonego towaru przez sklep internetowy, co może spowodować braki w dostępności towaru dla sklepów stacjonarnych i niezadowolenie klientów z braku możliwości skorzystania z promocji, wystawiony zostaje dokument ZREZ na magazyn sklepu internetowego. Sklep internetowy będzie mógł zarezerwować ten towar tylko do wysokości podanej w dokumencie ZREZ. Sklepy stacjonarne będą korzystały z pozostałej puli stanu dostępnego.
Przykład 2: Zabezpieczenie zwiększonej ilości dostępnej określonych towarów dla konkretnego sklepu
Może pojawić się sytuacja, w której konieczne jest zapewnienie jednemu sklepowi większych ilości dostępnych określonych towarów, np. kiedy otwierany jest nowy punkt sprzedaży, ponoszone zostały wydatki na reklamę, stosowane są promocje. Wówczas należy wystawić dokument ZREZ na ten sklep dla towarów, na które przewidywane jest wyższe zapotrzebowanie. Inne sklepy dzielą się pozostałym zapasem towarów.
Przykład 3: Zabezpieczenie dostępności towaru dla wszystkich sklepów
W sytuacji, kiedy na rynku występują niedobory konkretnego towaru (np. w momencie wprowadzenia nowego produktu na rynek i zwiększonego popytu na ten produkt, kiedy producent nie nadąża z dostarczaniem produktu), może pojawić się konieczność rozdzielenia stanu dysponowanego na wszystkie sklepy. Wystawiane zostają wówczas dokumenty ZREZ dla wszystkich magazynów, w których wyznaczone zostaną stany dysponowane dla poszczególnych sklepów. Te ilości mogą być określane na podstawie różnych kryteriów – wielkości sklepu, wolumenu sprzedaży. Umożliwia to równomierne rozłożenie towaru na poszczególne sklepy.
Jakie to daje korzyści
- Możliwość stosowania indywidualnej polityki sprzedaży dla poszczególnych sklepów.
- Zabezpieczenie płynności sprzedaży w sklepach stacjonarnych.
- Zmniejszenie ryzyka, że w sklepie zabraknie towaru objętego promocją.
Autor wpisu: Marek Liszyński