Sformułowanie „formuły w recepturach”, brzmi trochę jak „masło maślane”, tymczasem jest to bardzo ciekawy, a mało znany mechanizm pozwalający w systemie Softlab ERP by Asseco znacząco zmniejszyć liczbę receptur, jeśli nasze produkty posiadają wiele wariantów, rozmiarów lub kolorów.

Potrzeba biznesowa

W różnych branżach, podczas przygotowania produkcji, zachodzi konieczność wcześniejszego zarejestrowania wielu receptur odpowiadających rożnym możliwym wariantom oferowanych produktów. Zasada „jeden wariant produktu – jedna receptura” wydaje się oczywista i prosta, jednak nie zawsze jest to wykonalne, a czasem po prostu nieefektywne. Na przykład w firmie produkującej szafy wnękowe nie sposób z góry przewidzieć wszystkie możliwe warianty wykonania szafy, choćby z tego powodu, że wymiary zabudowy wnękowej muszą być dostosowane do wymiarów wnęki w mieszkaniu klienta. A do tego dochodzi jeszcze ogromna liczba możliwych kombinacji rodzajów i kolorów materiału, z którego zostaną wykonane drzwi, np. płyta fornirowana, szkło, lustro, itp. Z podobnym problemem zetkniemy się nie tylko w firmach produkujących „na wymiar” i pod konkretne zamówienie klienta, ale również w organizacjach, których produkty są bardziej typowe. Na przykład w produkcji odzieży mamy do czynienia z różnymi rozmiarami i kolorami produktów. Jeśli przemnożymy liczbę rozmiarów przez liczbę dostępnych kolorów, to okazuje się, że dla jednego typu produktu potrzebujemy kilkudziesięciu receptur produkcyjnych różniących się składem i ilościami materiałów. Oczywiście przygotowanie tych receptur jest możliwe, jednak o ile wygodniej i efektywniej byłoby dysponować narzędziem, które – wzorem arkusza kalkulacyjnego – pozwala na stosowanie w recepturze formuł opisujących zależności pomiędzy wariantem produktu, a potrzebnymi materiałami oraz wyliczających ich potrzebne ilości i proporcje.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W tradycyjnym podejściu musimy w sposób statyczny zapisać w recepturze składniki produktu (wraz z potrzebną ich ilością) oraz listę czynności technologicznych, które należy wykonać, aby uzyskać produkt. Jeśli mamy do czynienia z wieloma wariantami produktu, to do dyspozycji mamy dwa rozwiązania: przewidzieć z góry wszystkie możliwe warianty i przygotować do każdego z nich recepturę produkcyjną lub przygotowywać specyfikację wykonania produktu dopiero w momencie, kiedy klient zamówi konkretny jego wariant. Oba rozwiązania – o ile bywają wykonalne – są obarczone pewnymi wadami.

W pierwszym rozwiązaniu musimy ponieść bardzo duży nakład pracy na przygotowanie technologii każdego z wielu wariantów produktu i zapisanie tej technologii w module produkcyjnym w postaci receptur. Praca może okazać się żmudna – i jeśli wykonujemy ją ręcznie, to receptury mogą być obarczone błędami. Przy tym nie mamy gwarancji, że każdy z przygotowanych wariantów produktu zostanie kiedykolwiek zamówiony. W drugim rozwiązaniu musimy zatrudnić osobę, która posiada odpowiednią wiedzę fachową, znajomość konstrukcji i technologii wykonania produktu, umożliwiające wyliczenie i przygotowanie specyfikacji technologicznej pod konkretne zamówienie klienta. Ta osoba musi być dyspozycyjna przez cały czas, ponieważ w każdej chwili może pojawić się zamówienie na nowy wariant produktu. Proces realizacji produkcji jest dodatkowo wydłużony, ponieważ potrzebujemy czasu na przygotowanie jego szczegółowej specyfikacji. Nie zawsze będziemy też mogli odpowiednio szybko odpowiedzieć klientowi, czy zamówiony przez niego wariant produktu jest w ogóle wykonalny i za jaką cenę.

Jak to usprawniliśmy

W module produkcyjnym systemu Softlab ERP by Asseco możemy w recepturach produkcyjnych stosować nie tylko konkretne wartości zapisane w sposób statyczny na zasadzie „do uzyskania 1 sztuki produktu potrzeba 100 g surowca oraz 2 g barwnika w kolorze niebieskim”, ale niemal każdą wartość możemy zastąpić formułą. W sposób podobny jak w arkuszu kalkulacyjnym możemy stosować formuły służące do wyliczenia ilości potrzebnych składników, pozwalające zapisać zależność jaki indeks materiału dobrać w zależności od wzoru, koloru lub innych cech zamówionego produktu oraz sterować różnymi wariantami wykonania produktu zapisując formułą, czy dany składnik lub czynność technologiczna jest w danej sytuacji potrzebna.

Nie bez znaczenia jest też fakt, iż język zapisu formuł jest stosunkowo prosty. Posługiwanie się nim nie jest trudniejsze, niż opanowanie formuł w arkuszu kalkulacyjnym. Możemy stosować proste działania arytmetyczne, porównania logiczne, instrukcje warunkowe. A jeśli jest taka potrzeba, to mamy do dyspozycji nieograniczone wręcz możliwości, włączając do formuł funkcje i podprogramy definiowalne w języku Transact-SQL (na podobnej zasadzie, jak w arkuszu kalkulacyjnym możemy stosować makra). Funkcje takie mogą zostać przygotowane na etapie wdrożenia lub później, w trakcie eksploatacji systemu.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Aby w pełni pokazać możliwości, jakie daje stosowanie formuł w recepturach, posłużę się przykładem klienta produkującego meble na zamówienie. Najprostszym produktem, jaki jest oferowany, to tzw. formatka. Formatką jest np. półka w szafie lub bok szafki, czyli element wycięty z płyty fornirowanej na wymiar podany w zamówieniu klienta lub wynikający z konstrukcji mebla, którego ma być częścią. Do dyspozycji mamy bardzo dużą paletę kolorów i struktur materiałów oraz różne ich grubości. Brzegi formatki mogą być też oklejone okleiną dekoracyjną w różnych wzorach. Na formatce według życzenia klienta możemy też wykonać pewne dodatkowe usługi, jak np. wycięcie łuku. Jak widać, mimo tak prostego produktu, mamy do czynienia z ogromną liczbą możliwych wariantów. Dzięki zastosowaniu formuł do obsługi wszystkich tych wariantów w systemie Softlab ERP by Asseco wystarcza dokładnie jedna receptura, która z równą łatwością dobiera materiały do typowych dla mebli wymiarów i popularnej kolorystyki, co dla wariantu o nietypowych wymiarach z różowej płyty o brzegach oklejonych zieloną okleiną.

Handlowiec przyjmujący zamówienie od klienta nie musi posiadać szczegółowej wiedzy technicznej z zakresu technologii produkcji mebli. Wystarczy, że zarejestruje w zamówieniu to, czego oczekuje klient, czyli np. wymiary formatki, kolor materiału, kolor okleiny, oznaczy brzegi, które mają być oklejone. System pomoże mu w tym opisie, podpowiadając dla każdego parametru listę dostępnych wartości (więcej informacji o parametrach kartotek i zbiorach wartości w artykule „Parametry kartotek”), a następnie automatycznie wykona wszystkie wyliczenia zapisane w recepturze, sprawdzając, czy przypadkiem – uwzględniając zależności wynikające z konstrukcji produktu – klient nie zamówił wymiarów niemożliwych do realizacji oraz obliczając cenę uwzględniającą wszystkie składniki potrzebne do wykonania tego konkretnego wariantu formatki.

Formuły pozwalają również na wyliczenie dodatkowych parametrów opisujących szczegółowo potrzebne wymiary materiałów i sposób wykonania na potrzeby poszczególnych wydziałów produkcyjnych. Na przykład operator piły wycinający element z płyty fornirowanej nie musi być obarczony taką wiedzą jak: aby wykonać formatkę o końcowych wymiarach 600 mm x 400 mm powinien wyciąć element o wymiarach 598 mm x 398 mm, bo należy uwzględnić jeszcze grubość okleiny dekoracyjnej, którą zostanie ona oklejona po brzegach. Nie musi sprawdzać w zamówieniu klienta, czy życzył on sobie oklejenie wszystkich czterech brzegów formatki, czy tylko niektórych, aby odpowiednio dostosować wymiary wycinanego elementu.  W recepturze istnieje formuła, która oblicza to za niego, podając mu gotową i dokładną specyfikację elementów, które powinien on wykonać.

Jakie to daje korzyści

Korzyści ze stosowania formuł widać wyraźnie nawet na przykładzie tak prostego produktu jakim jest formatka. A przecież możemy konstruować receptury na znacznie bardziej złożone produkty, takie jak na przykład szuflady, drzwi modułowe, czy całe szafy wnękowe. Opisując za pomocą formuł w jednej recepturze konstrukcję i zależności występujące przy produkcji szafy wnękowej, otrzymujemy w działach produkcyjnych szczegółową specyfikację wszystkich składowych elementów, które są potrzebne do wykonania każdego wariantu takiej szafy.

Podsumowując, zastosowanie formuł w recepturach pozwala na:

• Obniżenie kosztów przygotowania technologicznego produkcji w systemie ERP przez zredukowanie liczby receptur oraz liczby indeksów produktów odpowiadających wszystkim możliwym ich wariantom.
• Przyspieszenie przyjmowania zleceń oraz odpowiedzi klientom o cenie i możliwości wykonania danego wariantu produktu .
• Obniżenie kosztów zatrudnienia i zwiększenie wymienności kadry zarówno w dziale handlowym, jak i w wydziałach produkcyjnych dzięki zapisaniu w recepturach systemu ERP znacznej części wiedzy fachowej o technologii i konstrukcji produktów, a także zastosowaniu specyfikacji warsztatowych.

Autor wpisu:  Andrzej Zielony