Moduł WMS systemu Softlab ERP by Asseco został wyposażony w funkcjonalność rejestrowania listów przewozowych w systemach wybranych firm kurierskich.

Potrzeba biznesowa

Jeśli zamawiane towary wysyłane są do kontrahenta za pośrednictwem firmy kurierskiej, to skompletowanie i przygotowanie do wydania zamówionych towarów nie kończy procesu ich obsługi w magazynie. Dla przygotowanych paczek lub palet muszą zostać jeszcze zarejestrowane paczki w systemie informatycznym firmy kurierskiej.

Rejestracja paczek w systemach firm kurierskich wymaga wprowadzenia wszystkich informacji ręcznie, co powoduje pomyłki (nawet przy kopiowaniu danych z aplikacji ERP) i jest procesem długotrwałym. Dlatego pożądane jest, aby paczki te rejestrowane były z poziomu systemu ERP, z automatycznym wypełnieniem wszystkich informacji zapisanych w systemie. W wyniku integracji tak zarejestrowane paczki powinny być automatycznie eksportowane do systemu informatycznego firmy kurierskiej. Dodatkowo, numery zarejestrowanych paczek powinny być powiązane z zamówieniami w systemie ERP, aby umożliwić łatwą weryfikację informacji o statusie danej paczki.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Rejestracja paczek w systemie firmy kurierskiej to dodatkowy nakład pracy do wykonania. Często wymaga on zatrudnienia i przeszkolenia dodatkowej osoby. Rejestrując paczki w systemie firmy kurierskiej wszystkie dane musimy wprowadzać ręcznie lub przełączać się między aplikacją kuriera, a systemem ERP i kopiować istniejące tam dane. Dodatkowo, przy takim podejściu, nie mamy w systemie ERP informacji o numerze paczki, którą wysłane zostały do kontrahenta skompletowane paczki lub palety.

Jak to usprawniliśmy

System Softlab ERP by Asseco wyposażony został w moduł rejestrowania paczek w systemach wybranych firm kurierskich. Rejestracja paczek w systemie firmy kurierskiej może odbywać się zarówno z aplikacji Desktop, jak i z poziomu terminala radiowego.

Obecnie w rozwiązaniu standardowym integracja realizowana jest z systemami następujących firm kurierskich:

• DB Schenker,
• DHL,
• DPD,
• Fedex,
• InPost,
• Poczta Polska,

W przypadku aplikacji Desktop rejestracja paczek kurierskich odbywa się z poziomu dokumentu WZ poprzez uruchomienie procedury „Generuj paczki kurierskie”.

Rys. 1. Procedura generowania paczek kurierskich z poziomu rejestru dokumentów WZ

Następnie na wyświetlonym formularzu należy zweryfikować dane wypełnione automatycznie przez system oraz uzupełnić brakujące informacje. Większość informacji wypełniana jest automatycznie na podstawie danych zapisanych w systemie Softlab ERP by Asseco i wymaga jedynie potwierdzenia. Dzięki temu rejestracja paczki z poziomu systemu Softlab ERP by Asseco może trwać kilkanaście sekund, zamiast kilku minut jak w przypadku rejestracji paczek ręcznie w systemie firmy kurierskiej. Zatwierdzenie formularza skutkuje automatyczną rejestracją paczki w systemie firmy kurierskiej.

Rys. 2. Formularz rejestracji paczek kurierskich z poziomu aplikacji Desktop

W aplikacji dostępowej WMS (na terminalu radiowym) dodany został proces umożliwiający utworzenie paczek na podstawie kodu kreskowego paczki (nadanego jej w procesie kompletacji lub pakowania). Dzięki temu magazynier nie musi odszukiwać w systemie dokumentu WZ powiązanego z daną paczką. Możliwy jest również wybór konkretnej paczki z listy. Funkcjonalność ta eliminuje pomyłki i zapewnia, że każda rejestrowana paczka trafi do właściwego odbiorcy.

Rys. 3. Tworzenie paczek kurierskich przez wskanowanie kodu kreskowego paczki lub wybór paczki z listy

W kolejnym kroku wypełniane są wszystkie informacje wymagane do rejestracji paczki. Większość informacji uzupełniana jest automatycznie i nawet nie jest prezentowana operatorowi. Inne, jak np. wyliczona waga paczki, wyświetlana jest do weryfikacji. Istotne jest to, że magazynier wprowadza wszystkie wymagane informacje na terminalu radiowym bez konieczności udawania się do stanowiska z komputerem. Skutkuje to znacznym skróceniem czasu rejestracji paczek (w zależności od ilości informacji koniecznych do wprowadzenia przez operatora) nawet do kilkunastu sekund.

Rys. 4. Rejestracja wymaganych informacji na terminal radiowym

Po zarejestrowaniu wszystkich paczek z poziomu systemu Softlab ERP by Asseco magazynier może wezwać kuriera po te paczki (również bez konieczności logowania się do aplikacji firmy kurierskiej). Jeżeli firma kurierska umożliwia w swoim interfejsie śledzenie paczki, z poziomu systemu Softlab ERP by Asseco można również zaktualizować status paczki.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1 – obsługa z poziomu aplikacji Desktop:

Po skompletowaniu towaru – i spakowaniu go w paczki wysyłkowe – paczki pozostawione są w strefie wysyłek. Pracownik po kolei dla każdej paczki odnajduje w systemie ERP dane odbiorcy paczki i przepisuje je do systemu firmy kurierskiej, następnie drukuje etykiety, a na koniec zamawia kuriera. Po uruchomieniu integracji pracownik jedynie odszukuje w systemie Softlab ERP by Asseco dokument WZ powiązany z paczkami i generuje do niego paczki kurierskie. Większość informacji, które do tej pory pracownik wpisywał ręcznie (jak np. dane adresowe) inicjowane są automatycznie na bazie informacji zapisanych w systemie Softlab ERP by Asseco.

Przykład 2 – obsługa z poziomu terminala radiowego:

Po skompletowaniu towaru – i spakowaniu go w paczki wysyłkowe – w systemie WMS paczki pozostawione są w strefie wysyłek. Magazynier po kolei dla każdej paczki odnajduje dane adresowe odbiorcy w systemie ERP, następnie wpisuje je do systemu firmy kurierskiej, drukuje etykiety, a na koniec zamawia kuriera. Po uruchomieniu integracji magazynier rejestruje paczki bezpośrednio z poziomu terminala radiowego poprzez zeskanowanie kodu kreskowego nośnika znajdującego się na paczce. Większość wymaganych informacji wypełniana jest automatycznie na podstawie danych zarejestrowanych w systemie ERP. Jeśli wymagane jest wypełnienie dodatkowych informacji, których w systemie ERP nie ma, pracownik uzupełnia je z poziomu terminala radiowego

Przykład 3:

Firma uruchomiła nowy kanał sprzedaży e-commerce. Po kilku miesiącach jego funkcjonowania skala realizowanych przez magazyn wysyłek uległa trzykrotnemu zwiększeniu. Aby sprostać wymaganiom, jakie stawiają klienci końcowi w zakresie oczekiwanych terminów dostaw, zaistniała potrzeba zatrudnienia dodatkowych osób do obsługi min. rejestracji paczek w systemie firmy kurierskiej. Działanie to spowodowałoby jednak istotny wzrost kosztów obsługi sprzedaży w tym kanale. Podjęto więc decyzję o wdrożeniu integracji z systemem firmy kurierskiej. Rozwiązanie znacznie poprawiło wydajność procesu wysyłki paczek przy niezmienionym zatrudnieniu.

Przykład 4:

W przypadku reklamacji odbiorcy (np. gdy paczka nie dotarła w terminie lub nie dotarła wcale) pracownik, musi odszukać w systemie firmy kurierskiej paczkę, którą towar został wysłany. Takie wyszukanie wymaga przejrzenia całej listy wysyłanych paczek, używając dostępnych w systemie firmy kurierskiej filtrowań. Po uruchomieniu integracji numer paczki kurierskiej rejestrowany jest automatycznie w systemie Softlab ERP by Asseco w powiązaniu z konkretnym zamówieniem. Dlatego pracownik w rejestrze zamówień od razu widzi powiązane z nim paczki kurierskie. Może więc szybko sprawdzić szczegółowy status przesyłki i wyjaśnić klientowi co dzieje się z jego paczką lub ewentualnie podjąć interwencję w firmie kurierskiej.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Zmniejszenie kosztów obsługi wysyłek realizowanych poprzez firmy kurierskie.
• Możliwość rejestracji wielokrotnie większej ilości paczek bez zwiększania kosztów osobowych.
• Ograniczenie pomyłek przy wysyłce kurierskiej – większość danych przepisywana jest z systemu ERP/WMS.
• Całość procesu odbywa się w jednej aplikacji – pracownik nie musi uczyć się kolejnego programu.
• Dostęp do informacji o paczkach kurierskich w tym samym systemie, w którym rejestruje się zamówienia i fakty magazynowe.

Autor postu: Piotr Kontek