W systemie Asseco Softlab ERP dodane zostały nowe możliwości identyfikowania sprzedaży utraconej, czyli straconych szans na uzyskanie przychodu.

Potrzeba biznesowa

Sprzedaż utracona to wszystkie zdarzenia, w których nie doszło do finalizacji transakcji, lub sprzedaż była zrealizowana w niepełnej (w stosunku do założonej) ilości. W życiu każdej organizacji zdarzają się sytuacje, w których klient kontaktuje się z działem sprzedaży i chce zamówić asortyment, którego nie ma w danej chwili na stanie lub jest dostępny, ale nie w takiej ilości jaką chciałby zamówić. W takich przypadkach klient często rezygnuje z zakupu kierując swoje kroki w stronę konkurencji. Aby w przyszłości móc zapobiegać takim sytuacjom (i lepiej zarządzać zapasem) organizacje potrzebują informacji o wystąpieniu sprzedaży utraconej.

Dotychczasowe ograniczenia

W systemie Asseco Softlab ERP dotychczas dostępną formą analizy sprzedaży utraconej była analiza niezrealizowanych pozycji zamówień od odbiorców. Nie była to jednak pełna informacja na temat sprzedaży utraconej, gdyż obejmowała jedynie sytuacje, w których doszło do złożenia zamówienia. Pomijała natomiast przypadki, w których klient nie zdecydował się zamówić towaru ze względu na jego brak lub niepełną ilość.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP przygotowano mechanizmy do rejestrowania sprzedaży utraconej oraz do analizy zarejestrowanych i automatycznie zagregowanych danych.

Sprzedaż utracona może być rejestrowana na trzy sposoby:

1. W słowniku Kartoteka materiałowa dodano procedurę „Rejestruj sprzedaż utraconą”, pozwalającą zarejestrować sprzedaż utraconą danego indeksu. Podczas uruchamiania tej procedury wskazujemy symbol materiałowy, symbol magazynu, datę oraz opcjonalnie – ilość, jaką klient zamierzał zamówić, a także logo kontrahenta. Symbole indeksu oraz magazynu inicjowane są na podstawie bieżącego wiersza, zaś ilość inicjowana jest wg. jednostki handlowej indeksu lub pozostawiana pusta. Dostępna jest możliwość zarejestrowania samego faktu wystąpienia sprzedaży utraconej bez podawania ilości towaru.

Rys. 1 Słownik Kartoteka materiałowa – procedura “Rejestruj sprzedaż utraconą”

Rys. 2 Parametry procedury “Rejestruj sprzedaż utraconą”

2. W edycji zamówienia od odbiorcy oraz w rejestrze zamówień od odbiorców również dodano procedurę „Rejestruj sprzedaż utraconą”.

Rys. 3 Rejestr zamówień od odbiorców – procedura “Rejestruj sprzedaż utraconą”

3. W trakcie zamykania zamówień od odbiorców, których nie udało się w pełni zrealizować, dodano mechanizm przenoszenia informacji o niezrealizowanym zakresie zamówienia do rejestru sprzedaży utraconej. Informacje te przenoszone mogą być automatycznie (podczas zamykania zamówienia) lub ręcznie (poprzez blokowanie możliwości zamknięcia zamówienia do momentu podjęcia przez operatora decyzji, czy niezrealizowana sprzedaż ma być zakwalifikowana jako utracona). Ponowne otwarcie zamówienia powoduje usunięcie informacji na temat sprzedaży utraconej.

W celu ułatwienia przeprowadzenia analizy sprzedaży utraconej utworzony został słownik Sprzedaż utracona, w którym prezentowane są zagregowane informacje na temat zarejestrowanej sprzedaży utraconej (w zadanym okresie, dla zadanych indeksów materiałowych, oraz wg. grup materiałowych). Dla każdego indeksu/grupy materiałowej prezentowana jest informacja na temat liczby zarejestrowanych zdarzeń oraz ich ilości. W słowniku szczegółowym prezentowane są informacje na temat dokładnych dat i ilości zarejestrowanej sprzedaży utraconej dla każdego indeksu/grupy, jak również informacje na temat kontrahenta, którego sprzedaż dotyczyła, a także operatora, który sprzedaż zarejestrował i kategorii do jakiej dana sprzedaż należy (brak zamówienia, niepełne zamówienie, niepełna realizacja).

Rys. 4 Słownik “Sprzedaż utracona”

 Na podstawie danych zgromadzonych w słowniku „Sprzedaż utracona” klient może tworzyć własne zestawienia korzystając z funkcjonalności „Analizy” (funkcjonalność jest dostępna z poziomu każdego słownika) i agregując dane w postaci:

1. Tabeli przestawnej,
2. Wykresu słupkowego,
3. Wykresu liniowego.

 Rys. 5 Tworzenie analizy sprzedaży utraconej

 Przykładowe analizy:

Rys. 6 Analiza sprzedaży utraconej w postaci tabeli

Rys. 7 Analiza sprzedaży utraconej w postaci tabeli przestawnej

Rys. 8 Analiza sprzedaży utraconej w postaci wykresu słupkowego

Rys. 9 Analiza sprzedaży utraconej w postaci wykresu liniowego

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Poniżej praktyczne przykłady zastosowania omawianej funkcjonalności:

Przykład 1.

Przedsiębiorstwo produkcyjno-handlowe prowadzi sprzedaż towarów, na które jest bardzo duże zapotrzebowanie. Klienci często dzwonią i pytają o ich dostępność.

Wszystkie zdarzenia, w których klient nie mógł złożyć zamówienia (ze względu na niedostępność towaru) zostały zarejestrowane w systemie.

Analiza tych danych pozwoliła podjąć decyzję o zwiększeniu produkcji asortymentu, na który jest największe zapotrzebowanie.

Przykład 2.

Firma handlowa prowadzi sprzedaż towarów. Niezrealizowane w pełni zamówienia były rejestrowane w systemie. Analiza sprzedaży utraconej wykonana za dłuższy okres wykazała, że jeden z dostawców częściej niż inni nie wywiązywał się z terminowości dostaw.

Dla działu zakupów był to jeden z argumentów za tym, żeby znaleźć innego dostawcę.

Przykład 3.

Przeprowadzono analizę sprzedaży utraconej, na podstawie której zauważono, że część sprzedawców rejestruje sprzedaż utraconą, ale nie próbuje sprzedać dostępnych na stanie zamienników. W wyniku odbytych rozmów ze sprzedawcami okazało się, że nie posiadają oni wystarczającej wiedzy na temat oferty firmy. Przeprowadzono dodatkowe szkolenia co zaowocowało zwiększeniem sprzedaży.

Jakie to daje korzyści

• Zwiększenie sprzedaży poprzez zabezpieczenie odpowiedniej ilości asortymentu do zaspokojenia faktycznego zapotrzebowania.
• Utrzymanie istniejących klientów poprzez zaspokojenie ich potrzeb zakupowych.
• Możliwość kontrolowania jakości pracy sprzedawców.
• Weryfikacja modelu zatowarowań.

Autor wpisu:  Marcin Moszczyński