Czyli jak można szybko i skutecznie ustalić ile kosztuje wytworzenie poszczególnych produktów i jaka jest faktyczna marża z realizowanej sprzedaży.

Potrzeba biznesowa

Firmy produkcyjne coraz częściej doceniają narzędzia dostępne w ramach programów klasy ERP wspomagające procesy realizacji i rozliczenia produkcji. W systemach tych mogą bowiem być rejestrowane wszystkie dane, których potrzebują przedsiębiorstwa m.in. do wyliczenia ile kosztuje wyprodukowanie sprzedawanego produktu, czyli do określenia technicznego kosztu jego wytworzenia (TKW).

Składowymi technicznego kosztu wytworzenia są:

• Koszty bezpośrednie, do których zaliczamy:
• Zużycie materiałów i energii (materiały bezpośrednie, paliwo, energia),
• Płace bezpośrednie,
• Inne koszty bezpośrednie (obróbka obca, urządzenia i przyrządy, delegacje).
• Koszty pośrednie produkcji, tj:
• Koszty zakupu,
• Koszty wydziałowe.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Wyroby gotowe, które otrzymujemy w wyniku realizacji procesów produkcyjnych, wyceniane były w wartości rozchodowanych surowców i półproduktów. Aby poprawnie ustalić ceny sprzedaży (przy zachowaniu odpowiedniego poziomu marży) konieczne było przeprowadzenie (przez osoby odpowiedzialne) dodatkowej analizy wszystkich kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo w procesie produkcyjnym. Biorąc pod uwagę ilość zmiennych, koniecznych do uwzględnienia w tych analizach, cały proces był czasochłonny i obarczony dużym ryzykiem popełnienia błędu.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Asseco Softlab ERP został przygotowany kompleksowy mechanizm, którego działanie umożliwia wycenę produktu gotowego według TKW. Proces konfiguracji tego mechanizmu można podzielić na następujące etapy:

Krok 1.

Mając zdefiniowane grupy kosztowe w procesie technologicznym, przystępujemy do ich zarejestrowania w systemie z poziomu kartotek materiałowych. Istotne jest, aby wprowadzane kartoteki miały przypisany rodzaj handlowy „Koszt”.

Rys. 1 Definicja kartoteki kosztowej

Krok 2.

Aktualizujemy zdefiniowane w systemie receptury produkcyjne wprowadzając do nich dodatkowe pozycje kosztowe. Zmiany realizujemy poprzez przeniesienie dokumentów do edycji i wprowadzenie pozycji kosztowych, do tego celu możemy również wykorzystać procedurę Kopiuj recepturę. Użycie procedury zarejestruje nową wersję receptury, którą rozbudowujemy o nowe pozycje kosztowe.

Rys. 2 Aktualizacja Receptur produkcyjnych o pozycje kosztowe

Po zapisaniu zmian i zatwierdzeniu receptury proces technologiczny zostaje zaktualizowany. Efekty naszej pracy możemy zweryfikować w szczególe Drzewo technologii podłączonym w kartotece materiałowej.

Rys. 3 Drzewo technologii dla wyrobu gotowego.

Krok 3. (Konfiguracja rozbicia kosztów)

W tym etapie musimy zdecydować, w jaki sposób poszczególne koszty będą rozbijane na linijki dokumentów PROD. Ma to istotny wpływ na właściwą kalkulację produktu (wyrobu gotowego).

Do wprowadzenia definicji rozbicia kosztów wykorzystujemy słownik Konfiguracja rozbicia kosztów (ProdukcjaRozliczenie kosztów ogólnych (pośrednich) KonfiguracjaKonfiguracja rozbicia kosztów). Dane rejestrowane w słowniku możemy podzielić na trzy grupy:

• Źródło w FK,
• Metoda rozbicia,
• Dowód.

Rys. 4 Konfiguracja rozbicia kosztów

W źródłowych danych FK określamy sposób pobierania kwoty do rozbicia kosztów. W tym celu możemy wykorzystać jedną z przedstawionych poniżej metod:

Kolejnym istotnym elementem konfiguracyjnym jest wybór sposobu podziału pobranych kosztów. Dostępne metody są przedstawione w tabeli:

Słownik Konfiguracja rozbicia kosztów umożliwia zaznaczenie własności AutoDodawanie zaprezentowaną na poniższym PrtScr. Zaznaczenie check’a skutkuje automatyczną rejestracją pozycji kosztowych z konfiguracji na dokumentach PROD, podczas uruchomienie procedury Rozbicia kosztów według propozycji systemu, dla których spełnione są warunki w sekcji Dowód. Wykorzystanie własności stanowi alternatywę dla aktualizacji receptur produkcyjnych.

Rys. 5 Konfiguracja rozbicia kosztów – automatyczne rejestrowanie pozycji kosztowych na dokumentach PROD

W wyniku przyjętej konfiguracji, w słowniku Rozbicie kosztów ogólnych (pośrednich), widzimy zbiorczo pobrane kwoty z modułu FK, w ujęciu grup kosztowych wykorzystanych na dokumentach rozliczających produkcję.

Rys. 6 Rozbicie kosztów ogólnych (pośrednich) wg konfiguracji

Uruchamiając podłączoną do słownika procedurę „Rozbij kwotę na dokumenty – kwota wg. propozycji systemu” zmianie ulega wartość przypisana do dokumentów PROD. Tym samym po rozliczeniu wartościowym magazynu nasze produkty wycenione są wg TKW.

Dla kogo jest nasze rozwiązanie

Opisane rozwiązanie możemy zastosować w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym. Jednorazowo wykonana praca, polegająca na rozbudowie receptur produkcyjnych i konfiguracji rozbicia kosztów, pozwala precyzyjnie wyznaczać, ile kosztuje wytworzenie poszczególnych produktów.

Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność

• Skrócenie czasu i poprawa jakości wyznaczania marży produktów do sprzedaży.
• Rozbicie kosztów pośrednich na „sztukę” wyrobu gotowego czy półproduktu, na każdym etapie produkcji – w wyniku czego możemy analizować koszt wytworzenia produktu gotowego na poszczególnych etapach jego produkcji.
• Możliwość analizy kosztów w całym procesie technologicznym.
• Skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenie miesiąca, poprzez otymalizację procesu rozliczenia produkcji.

Autor wpisu: Tomasz Gwóźdź