Dzięki integracji systemu Asseco Softlab ERP z bazą VIES ułatwiono sprzedawcy weryfikację numeru VAT UE w kontekście transakcji wewnątrzunijnych.

Potrzeba biznesowa

Podczas wprowadzania dokumentów dotyczących transakcji wewnątrzunijnych sprzedawca powinien zweryfikować aktywność numeru VAT UE odbiorcy. Brak aktywnego numeru VAT UE kontrahenta może skutkować bowiem (w myśl ustawy o podatku od towarów i usług) pozbawieniem firmy przez urząd skarbowy możliwości zastosowania stawki 0%  lub NP. Weryfikacja numeru VAT UE może być jedną z kontroli biznesowych, których obowiązek stosowania wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług stan prawny na 01.01.2013 roku.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Dotychczas sprzedawca weryfikował w systemie Asseco Softlab ERP czy numer VAT UE jest wprowadzony w zakładce Nipy w UE (pod kartoteką kontrahenta), a następnie sprawdzał aktywność tego numeru na stronie internetowej Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=pl. W sytuacji, gdy klient oczekiwał na wystawienie faktury, ww. działania były dosyć kłopotliwe (sprzedawca musiał uruchomić stronę bazy VIES w przeglądarce internetowej, wybrać nazwę kraju odbiorcy, poprawnie wpisać sprawdzany numer VAT i zweryfikować czy numer zgadza się z danymi w kartotece klienta, etc.), a co najważniejsze czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

W szczególe NIPy w UE słownika Kontrahenci systemu Asseco Softlab ERP dodana została procedura Sprawdź aktywność NIP. Mechanizm łączy się z bazą VIES i sprawdza aktywność numeru VAT.

Rys. 1 Słownik Kontrahenci – Sprawdź aktywność NIP

W ten sposób sprzedawca sprawdza aktywność numeru VAT z poziomu słownika Kontrahenci.

Dodatkowo, w zakładce Dane dodatkowe  w nagłówku dokumentów zamówienia od odbiorcy oraz sprzedaży, został dodany przycisk Sprawdź NIP lub opcja Sprawdź aktywność NIP płatnika w menu Procedury. Obie opcje są dostępne bezpośrednio podczas edycji lub podglądu dowodu.

Rys. 2 Opcja sprawdzenia NIP w środku dokumentu

Niezależnie od ręcznej weryfikacji wykonywanej przez sprzedawcę (podczas procesu sprzedaży), system uruchomi proces automatycznego sprawdzenia aktywności numeru VAT podczas przenoszenia dokumentu do dziennika. Informacja o wyniku wykonanej weryfikacji jest prezentowana w szczególe Dziennik operacji na dowodach lub dodatkowo w postaci komunikatu na ekranie.

Rys. 3 Dziennik operacji na dowodach

Sposób wykorzystania naszego rozwiązania

Przykład 1:

Sprzedawca, wystawiając w systemie Asseco Softlab ERP dokument transakcji wewnątrz unijnej, uruchamia z poziomu tego dokumentu weryfikację numeru VAT UE i od razu otrzymuje komunikat czy numer ten jest aktywny czy nieaktywny.

Przykład 2:

Sprzedawca nie wykonał sprawdzenia aktywności numeru VAT UE podczas wystawiania zamówienia. Próbując przenieść dokument do dziennika system Asseco Softlab ERP dokonał automatycznej weryfikacji aktywności numeru VAT UE z bazą VIES. Sprzedawca otrzymał komunikat i mógł podjąć odpowiednie działania, np.: wystawić dokument zamówienia z krajową stawką VAT.

Przykład 3:

Po udanej weryfikacji aktywności numeru VAT UE klienta transakcja wewnątrzunijna została przeprowadzona do końca i  została zastosowana stawka VAT 0% Podczas kontroli z urzędu skarbowego okazało się, że są zgłaszane zastrzeżenia do tej transakcji. Dzięki przechowywaniu w systemie historii weryfikacji numeru VAT UE (informacja o wyniku kontroli zawsze zapisywana jest w Dzienniku operacji na dowodach) firma była w stanie udowodnić zasadność  zastosowania stawki 0% VAT dla tej transakcji.

 Jakie to daje korzyści

• Uniknięcie błędów wynikających z nieprawidłowych danych numeru VAT UE co uchroni firmę przed koniecznością zwrotu kwot odliczonego podatku.
• Przyspieszenie procesu sprzedażowego – użytkownik nie sprawdza ręcznie aktywności numeru VAT UE ponieważ robi to za niego system.
• W systemie pozostaje historia weryfikacji numeru VAT UE (informacja zawsze zapisywana jest w Dzienniku operacji na dowodach) co jest pomocne podczas kontroli z urzędu skarbowego.

Autor wpisu:  Magdalena Banach