Czyli jak zoptymalizować koszty użytkowania i wykorzystanie drukarki fiskalnej w punkcie z wieloma stanowiskami sprzedaży.
Przepisy prawa obowiązujące na terenie Rzeczypospolitej Polskiej obligują większość przedsiębiorców do ewidencji sprzedaży z wykorzystaniem kas rejestrujących (fiskalnych). O ile w przypadku pojedynczego stanowiska kasowego połączenie programu aplikacyjnego z urządzeniem rejestrującym jest dość proste, o tyle w przypadku złożonych środowisk pracy (gdzie np. obsługa jest realizowana przez wiele stanowisk kasowych lub też dostęp do aplikacji sprzedażowej odbywa się z użyciem połączeń terminalowych – poprzez zdalny pulpit), na przedsiębiorcę czeka więcej wyzwań.
Najłatwiejszym rozwiązaniem byłby zakup do każdego stanowiska sprzedażowego dedykowanej kasy fiskalnej. Ale jest to oczywiście rozwiązanie nieoptymalne. Korzystanie w przedsiębiorstwie z wielu kas fiskalnych to bowiem wyższe koszty, wynikające z:
- Konieczności zakupu urządzeń.
- Konieczności zgłoszenia kas zakupionych w różnych terminach do obowiązkowych przeglądów technicznych.
- Bieżącego serwisowania drukarki oraz utrzymywania urządzenia w ruchu przez wewnętrzny (lub zewnętrzny) serwis IT (konfiguracja na stacji roboczej, aktualizacja sterowników, itp.).
- Zakupu materiałów eksploatacyjnych.
Poszukiwaliśmy zatem rozwiązania, które pozwoli na współdzielenie drukarki fiskalnej przez wiele stanowisk kasowych. Zaznaczyć należy, że jest to rozwiązanie dopuszczalne na gruncie prawa, o ile zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, a wykorzystane kasy odpowiadają kryteriom i warunkom technicznym, przewidzianym w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów.
Jak to usprawniliśmy
Wychodząc naprzeciw opisanym wyżej wyzwaniom, Asseco Business Solutions S.A. opracowało rozwiązanie o nazwie DF Spooler. Jest to aplikacja, dzięki której możliwa jest współpraca programu Asseco Softlab ERP z drukarką fiskalną, która nie jest fizycznie podłączona do stacji roboczej. Co więcej, dzięki temu rozwiązaniu, drukarka fiskalna może być podłączona do dowolnego komputera w sieci (niekoniecznie do takiego, który uruchamia klienta ERP), czyli np. do serwera obsługującego wydruki w przedsiębiorstwie.
W celu konfiguracji aplikacji DF Spooler przez wewnętrzny serwis IT klienta przygotowany został przyjazny interfejs:
Rysunek 1. Interfejs DF Spooler
Funkcjonowanie rozwiązania:
W momencie zatwierdzania (przez użytkownika) dokumentu w systemie Asseco Soflab ERP, rejestrowane jest żądanie fiskalizacji. Następnie, na podstawie zdefiniowanej konfiguracji (zależnej od np. użytkownika, lokalizacji, przydziału drukarek fiskalnych), odpowiedni komputer z zainstalowanym programem DF Spooler, odczytuje zapisane żądanie i wysyła wydruk paragonu na drukarkę fiskalną (podpiętą do komputera, na którym zainstalowany jest DF Spooler lub komunikującą się poprzez sieć).
Schemat działania programu zilustrowany został poniżej:
Rysunek 2. Schemat działania
W sytuacji awarii jednej drukarki fiskalnej, kolejne wydruki paragonów mogą być przekierowane na inny komputer (a więc i drukarkę fiskalną), na którym zainstalowany jest DF Spooler.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się dwoma praktycznymi przykładami:
Przykład 1.
Przedsiębiorstwo realizuje sprzedaż internetową, wykonywaną przez 20 pracowników ulokowanych w 2 pomieszczeniach (np. pokoje A i B). W każdym pomieszczeniu znajduje się jedna drukarka fiskalna podłączona do komputera jednego z pracowników. Na tych komputerach zainstalowany jest DF Spooler.
Pracownicy z pomieszczenia A, zatwierdzając dokument sprzedaży, wykonują wydruk paragonu fiskalnego na drukarce w pomieszczeniu A. Analogicznie, pracownicy w pokoju B wykonują wydruki paragonu na drukarce w swoim pomieszczeniu.
Pod nieobecność pracowników, do komputerów których podłączone są drukarki, wystarczy uruchomić wskazane komputery na innym uprawnionym loginie – tak aby nastąpiło aktywowanie programu DF Spooler.
Przykład 2.
W sklepie wielkopowierzchniowym znajdują się cztery stanowiska kasowe, przy czym każde z nich wyposażone jest w aplikację DF Spooler i oddzielną drukarkę fiskalną.
Przy stanowisku nr 2 dochodzi do awarii drukarki fiskalnej. W momencie wykrycia awarii drukarki przez zainstalowany na stanowisku program DF Spooler, kolejne wydruki paragonów realizowane będą na sąsiedniej drukarce, podłączonej do stanowiska nr 3.
Jakie to daje korzyści
- Możliwość utrzymywania mniejszej liczby drukarek fiskalnych.
- Optymalizacja kosztów obsługi urządzeń przez podmioty zewnętrzne (przeglądy).
- Mniejsza złożoność infrastruktury w przedsiębiorstwie, a tym samym niższa podatność na awarie i koszty utrzymania IT.
- Możliwość prowadzenia sprzedaży w przypadku awarii jednego urządzenia (zakładając posiadanie przez przedsiębiorcę więcej niż jednej drukarki fiskalnej).
- Możliwość zastosowania zaawansowanych algorytmów zarządzania aktywnymi drukarkami w zależności od np.: godzin pracy czy użytkowników.