W systemie RODO Utility wprowadzono szereg udoskonaleń funkcjonalnych, mających na celu poprawę ergonomii oraz komfortu użytkowania.
Zmiany te obejmują m.in. zwiększenie elastyczności dostępnych funkcjonalności i usprawnienie procesów.
1. Widoczność żądań – widok właściciela systemu
Na pulpicie głównym właściciela systemu dodano bezpośrednie odnośniki do otrzymanych żądań dotyczących przetwarzania danych osobowych. Zmiana znacząco ułatwia i usprawnia obsługę żądań w systemie.
Odnośniki widoczne są w sekcji Żądania do obsługi jako data i godzina dodania żądania w systemie. Po kliknięciu w link, następuje przekierowanie do wybranego żądania.
Rys. 1. Sekcja Żądania do obsługi na pulpicie głównym – odnośnik do żądania
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE
2. Możliwość dostosowania formularza udzielania odpowiedzi na żądania
W systemie wprowadzono możliwość dostosowania do potrzeb organizacji formularza odpowiedzi udzielanej przez właściciela systemu na żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych.
Rys. 2. Formularz Odpowiedzi do zapytań i żądań – automatyczne kopiowanie wybranej odpowiedzi do pola tekstowego
Funkcjonalność umożliwia zmianę konfiguracji formularza odpowiedzi w następujący sposób:
- możliwe jest automatyczne kopiowanie zaznaczonej odpowiedzi do pola tekstowego, dzięki czemu nie jest wymagane ręczne uzupełnianie;
- możliwe jest wyłączenie wymagalności uzupełnienia pola opisowego odpowiedzi.
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK
3. Usprawnienie zarządzania powiązaniem użytkowników z systemami zewnętrznymi
W celu usprawnienia i uproszczenia obsługi powiązań użytkowników systemu RODO Utility z systemami zewnętrznymi, na pulpicie Użytkownicy dodano odnośniki otwierające szczegóły tych powiązań. Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników w roli Inspektor Ochrony Danych (IOD).
Odnośniki zostały dodane w kolumnie Imię. Kliknięcie odnośnika powoduje przekierowanie na kartę zawierającą informacje o powiązaniach danego użytkownika z innymi systemami.
Rys. 3. Lista systemów zewnętrznych powiązanych z użytkownikiem
Karta zawiera informacje o nazwie przypisanego do użytkownika systemu, jego opis oraz identyfikator.
Na karcie dostępna jest akcja Usuń, która pozwala na usunięcie powiązania użytkownika z wybranym systemem. Dostępne są tutaj także akcje Nadaj uprawnienia do wszystkich celów przetwarzania oraz Odbierz uprawnienia do wszystkich celów przetwarzania. Umożliwiają one zbiorcze nadanie lub odebranie uprawnień do wszystkich celów zdefiniowanych w wybranym systemie.
Po kliknięciu odnośnika w kolumnie Opis następuje przekierowanie do karty zawierającej listę nadanych użytkownikowi uprawnień do przetwarzania danych związanych z celem przetwarzania. Za pomocą przycisków Nadaj uprawnienie do celu przetwarzania oraz Odbierz uprawnienie do celu przetwarzania mamy tu możliwość dodawania lub odbierania użytkownikowi uprawnień do poszczególnych celów przetwarzania danych zdefiniowanych w danym systemie.
Rys. 4. Lista nadanych użytkownikowi uprawnień do przetwarzania danych związanych z celem przetwarzania
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE
4. Zabezpieczenie przed przypadkowym usunięciem użytkowników systemu
W systemie RODO Utility dodane zostało zabezpieczenie mające na celu zapobiegnięcie sytuacji przypadkowego bądź niepowołanego usunięcia użytkowników systemu przez Inspektora Ochrony Danych. Zmiana wpływa na zapewnienie rozliczalności danych w systemie.
Funkcjonalność blokuje możliwość usunięcia przez IOD użytkowników systemu, którzy dodali bądź zmienili dane w systemie. Przy próbie usunięcia takiego użytkownika wyświetlany jest komunikat:
Rys. 5. Komunikat informujący o braku możliwości usunięcia użytkownika systemu
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE
5. Dodawanie załączników do żądań na każdym etapie
W systemie RODO Utility umożliwiono dodawanie załączników do żądań dotyczących przetwarzania danych osobowych na każdym etapie ich obsługi. Dotychczas funkcjonalność dostępna była wyłącznie dla żądań w statusie W edycji.
Dodanie załączników możliwe jest na pulpicie Żądania oraz na karcie żądania za pomocą przycisku akcji Dodaj załączniki.
Rys. 6. Pulpit Żądania – nowy przycisk Dodaj załączniki
Lista dodanych do żądania załączników prezentowana jest po użyciu dostępnego na pulpicie Żądania przycisku akcji Załączniki żądania. W tym miejscu możliwe jest również dodawanie kolejnych załączników, a także ich usuwanie.
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE
6. Ograniczenie typów załączników
W systemie ograniczono katalog typów załączników do następujących:
- XLS – arkusz kalkulacyjny,
- PDF – załącznik pdf,
- SKAN – skan dokumentu,
- WYDRUK – wydruk z systemu,
- DLA_PODMIOTU – dokument dla podmiotu zewnętrznego.
Zmiana wpływa na zwiększenie intuicyjności procesu dodawania plików i przejrzystości systemu.
Rys. 7. Dodawanie załącznika – dostępne typy dokumentów
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE
7. Nowa kolumna Opis środków bezpieczeństwa na pulpicie Rejestr czynności przetwarzania
Na pulpicie Rejestr czynności przetwarzania dodana została nowa kolumna Opis środków bezpieczeństwa. Dotychczas opis dostępny był wyłącznie po użyciu akcji Zobacz, a następnie wybraniu zakładki Środki bezpieczeństwa. Dodanie kolumny bezpośrednio na pulpicie wpływa na poprawę przejrzystości systemu i upłynnienie pracy.
Rys. 8. Pulpit Rejestr czynności przetwarzania – nowa kolumna Opis środków bezpieczeństwa
Konfiguracja
Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE
Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE