Czy wszyscy nie mamy już dość ciągłego gaszenia pożarów?   

Nagłe uszczuplenie zasobów produkcyjnych nie musi wcale oznaczać efektu domina i trudnych do oszacowania strat, wynikających z przestojów i opóźnień wielu zleceń produkcyjnych.

Nie musi również oznaczać, że dostawa do klienta będzie opóźniona. Są narzędzia, które pozwalają nad takimi sytuacjami skutecznie panować.

Potrzeba biznesowa

Czasowy brak dostępności określonego zasobu w procesie produkcyjnym (dziś lub jutro) może mieć negatywne przełożenie na całą kolejkę zadań produkcyjnych, w perspektywie wielu następnych dni, tygodni czy nawet miesięcy. Może powodować błędy w wyznaczaniu terminów realizacji zamówień sprzedaży, a poprzez to problemy z ich dotrzymaniem. Jeśli nie dysponujemy narzędziami pozwalającymi na sterowanie zasobami oraz wczesne ostrzeganie przed potencjalnymi zagrożeniami, to zwykle zajmujemy się przede wszystkim „łataniem” bieżących problemów czy „gaszeniem pożarów”, a mniej planowaniem zadań na przyszłość.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Niesprawnością, którą się zajęliśmy był brak powiązania faktu wystąpienia zaburzenia procesu produkcyjnego (nieprzewidzianych zdarzeń na styku z logistyką, sprzedażą, zasobami ludzkimi) z jego wpływem na harmonogram realizacji zleceń. Informacja o tych zdarzeniach, ze względu na ograniczenia komunikacyjne wewnątrz organizacji, była dostępna najczęściej dla wąskiej grupy osób. W konsekwencji, zarządzający procesami nie mieli możliwości szybkiego reagowania na zmiany i świadomości wpływu możliwych zaburzeń na np. faktyczne terminy realizacji zamówień sprzedaży.

Jak to usprawniliśmy

Obecnie w oknie harmonogramu produkcji systemu Asseco Softlab ERP, osobie zarządzającej wyświetli się alert informujący o zagrożeniu wraz z opisem problemu (np. awaria maszyny lub absencja pracownika). Z tego poziomu możliwa jest natychmiastowa reakcja – zmiana przydziału zlecenia do zasobu, czy kolejności zadań.

W oparciu o podjęte przez menedżera działania, harmonogram produkcji jest automatycznie przebudowywany z uwzględnieniem naniesionych zmian, a osoba wprowadzająca je jest na bieżąco informowana o tym, czy plan został zbilansowany i czy nie wystąpiły kolejne zagrożenia. Nawet najlepszy menedżer ze względu na swoje ludzkie ograniczenia potrzebuje zdecydowanie więcej czasu na analizę potencjalnych scenariuszy oraz konsekwencji podejmowanych dziś decyzji. Algorytmy zaimplementowane w systemie wykonują te analizy w nieporównywalnie krótszym czasie oraz ze zdecydowanie niższym prawdopodobieństwem błędu.

Rys. 1 Słownik Harmonogram produkcji – zaplanowane zadania (aplikacja dostępowa WEB)

Zidentyfikowane przez system zagrożenia są prezentowane wizualnie. Każde zlecenie oznaczone kolorem czerwonym wymaga szczególnej uwagi.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Czasami stan magazynowy, np. w magazynie surowców, zmienia się w nagły sposób. Surowiec może okazać się niepełnowartościowy, albo przeprowadzona inwentaryzacja ujawni niedobór. Tego typu zdarzenia są automatycznie sygnalizowane. To zaś pozwala nam zareagować na tyle szybko, że mamy realną szansę zamówić surowiec u dostawcy z datą dostawy, na tyle bezpieczną, że mimo bieżących braków zlecenie będzie można zrealizować w terminie.

Przykład 2:

Niekiedy nasi dostawcy, mimo wcześniejszych zapewnień, przesuwają terminy dostaw surowców. Jeżeli posiadamy narzędzie ostrzegające nas o konsekwencjach takich zmian – możemy wcześniej zareagować, dzięki czemu jest duża szansa, że opóźnienie dostawcy nie przełoży się na opóźnienie realizacji naszego zamówienia sprzedaży.

Przykład 3:

Nieprzewidziana nieobecność pracownika produkcji w gnieździe, gdzie ludzie są istotnym zasobem decydującym o wydajności, może przerodzić się w sekwencję nieprzewidzianych zdarzeń: opóźnień zleceń, pogorszenia wydajności itp. Jeśli w momencie zarejestrowania faktu uszczuplenia obsady gniazda od razu widać potencjalne konsekwencje absencji, to unikamy działań, które dziś wydają się dobre, ale w przyszłości mogą mieć negatywny wpływ na inne, powiązane procesy.

Przykład 4:

Jeśli mimo pełnego zaangażowania zasobów gniazda nie uda się dokończyć przeznaczonego na jedną zmianę zlecenia i praca musi być kontynuowana na kolejnej zmianie, może się okazać, że skutki nawet niedużego przedłużenia pracy są o wiele dalej idące, niż to się w pierwszym momencie wydaje. Znajomość konsekwencji pozwala na podejmowanie dobrych decyzji.

W kolejnych materiałach opisujących tematykę harmonogramowania produkcji przyjrzymy się w sposób szczegółowy poszczególnym przypadkom użycia funkcjonalności. Opiszemy, w jaki sposób zintegrowany system Asseco Softlab ERP może wspierać użytkownika w rozwiązywaniu danej sytuacji biznesowej.

Jakich korzyści dostarcza ww. opisana funkcjonalność?

Dzięki możliwości sprawnego zarządzania zasobami oraz szybkiego reagowania na zmienne parametry procesu produkcyjnego można uniknąć kosztownych przestojów, lub jeszcze bardziej kosztownych opóźnień w dostawach produktów do klienta. Opisane powyżej rozwiązanie jest więc narzędziem, które pozwoli menedżerom zajmować się planowym zarządzaniem zasobami, a nie tylko ciągłym „gaszeniem pożarów”.

Szczególnie warty podkreślenia jest fakt, że dzięki wykorzystaniu nowej funkcjonalności systemu Asseco Softlab ERP o stanie realizacji zleceń może wiedzieć (w tym samym momencie) zarówno właściciel, jak i dyrektor handlowy czy szef magazynu. Wzajemna komunikacja pomiędzy wiodącymi menedżerami w firmie będzie więc zdecydowanie szybsza, a informacja o problemach dotrze do osób zainteresowanych, wtedy kiedy jeszcze jest czas na podjęcie skutecznych działań naprawczych.

Bardziej sprawna, lepsza jakościowo realizacja procesów produkcyjnych (możliwa dzięki wykorzystaniu opisanego powyżej rozwiązania) przekłada się także na postrzeganie firmy przez jej klientów i partnerów handlowych. Wizerunek rzetelnego dostawcy pozwala na powiększanie grona odbiorców. Jeśli będą oni widzieli w nas lepszego partnera – łatwiej będzie można pozyskiwać od nich zamówienia czy negocjować dobre warunki ich realizacji. Zmniejszenie (dodawanego zwykle do ofert) bezpiecznego marginesu czasu i zasobów (przeznaczonych do obsługi tzw. nieprzewidzianych sytuacji) zwiększy ponadto atrakcyjność naszej oferty na tle konkurencji.

Autor wpisu: Maciej Bechtold