System Softlab HR został dostosowany do zmian w przepisach prawa modyfikujących dotychczasowy sposób ustalania stażu pracy pracowników. Przepisy zmieniające zasady ustalania stażu pracy wejdą w życie 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym, a w sektorze prywatnym 1 maja 2026 r.

21 października 2025 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1423 Ustawę z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja zakłada, że do stażu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze, wliczane będą również okresy innej aktywności zawodowej, dotychczas nieuwzględnianej, takie jak:

• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej,
• pozostawanie osobą współpracującą przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej,
• okres korzystania z tzw. „Ulgi na start” (na podstawie art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców),
• praca na umowie zlecenia lub umowie agencyjnej,
• pozostawanie osobą współpracującą z osobą wykonującą umowy cywilnoprawne,
• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• członkostwo w spółdzielni kółek rolniczych,
• praca za granicą – udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą,
• okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego – z wyłączeniem umowy o dzieło.

Uznanie dodatkowych okresów aktywności zawodowej za staż pracy wymagać będzie ich formalnego udokumentowania. Nowe okresy aktywności zawodowej pracownik potwierdzi przedkładając zaświadczenie wydane przez ZUS. Natomiast w przypadku okresów zatrudnienia, które nie wiązały się z obowiązkiem opłacania składek emerytalno-rentowych, będą wymagały one indywidualnego udowodnienia przez pracownika. Na dostarczenie niezbędnej dokumentacji pracownicy będą mieli 24 miesiące.

Nowe okresy będą wliczane do ogólnego stażu pracy (okresy pracy u wszystkich pracodawców) wpływającego na m.in.:

• ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 czy 26 dni urlopu rocznie),
• nabywanie prawa do urlopu wychowawczego.

Warunkiem uwzględnienia tych okresów w stażu pracy u danego pracodawcy (decydującego o uprawnieniach takich jak np. długość okresu wypowiedzenia) będzie udowodnienie przez pracownika, że świadczył pracę na rzecz obecnego pracodawcy w ramach poprzednich form zatrudnienia (działalności, umowy zlecenia, pracy za granicą).

Historia zatrudnienia

W celu dostosowania systemu Softlab HR do nowych rozwiązań prawnych zmodyfikowano działanie procedury Dodaj wpis w historii zatrudnienia znajdującej się w szczególe Historia zatrudnienia w grupie szczegółów Dane kadrowe dodatkowe w słowniku Pracownicy. W procedurze tej, w zakładce Staże, zostało dodane pole Obowiązuje od dnia. Data wpisana w to pole oznacza dzień, od którego okres pracy zaewidencjonowany w danym wpisie zostanie uwzględniony w typie stażu oznaczonym powyżej.

Rys. 1. Procedura Dodaj wpis w historii zatrudnienia

Jeśli pracownik przedstawi dowody potwierdzające, że praca w ramach działalności gospodarczej, umowy zlecenia lub pracy za granicą była faktycznie wykonywana na rzecz obecnego pracodawcy, aby okresy te mogły zostać zaliczone do zakładowego stażu pracy, należy przy wprowadzaniu historii zatrudnienia pracownika procedurą Dodaj wpis w historii zatrudnienia zaznaczyć w zakładce Dane podstawowe pole Zakład własny.

Rys. 2. Oznaczenie pracy wykonywanej w okresach poprzednich na rzecz aktualnego pracodawcy

Nowo obowiązujące okresy aktywności zawodowej uwzględniane w stażu pracy można rejestrować, wykorzystując w tym celu już istniejące rodzaje prac lub w słowniku Historia zatrudnienia rodzaje utworzyć własne przy użyciu akcji Nowy.

Rys. 3. Słownik Historia zatrudnienia rodzaje

Nowa procedura Dodaj informację Staż pracy

Do znowelizowanych regulacji prawnych dostosowano także zapisy słownika Kartoteka umów w module Fundusz bezosobowy. W sytuacji, kiedy pracownik świadczył na rzecz aktualnego pracodawcy pracę w ramach umów cywilnoprawnych i zapisy tych umów widnieją w słowniku Kartoteka umów modułu Fundusz bezosobowy, istnieje możliwość wliczenia okresu ich trwania do stażu pracy danego pracownika.

W tym celu została dodana procedura Dodaj informację Staż pracy, której uruchomienie na wybranej umowie spowoduje dodanie okresu trwania takiej umowy do stażu pracy pracownika.

Rys. 4. Procedura Dodaj informację Staż pracy

Rys. 5. Zatwierdzenie dodania stażu z umowy cywilnoprawnej do stażu pracy pracownika

Słownik Typy stażów

Dodatkowo został rozszerzony słownik Typy stażów. W zawartych w nim rodzajach staży, można zaznaczyć pole wyboru Przypisz datę od, które pozwoli na automatyczne przypisywanie daty Obowiązuje od dnia z wpisu w szczególe Historii zatrudnienia przy stażu danego typu.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK