W Portalu HR udostępniono możliwość nanoszenia automatycznych zastępstw za przełożonych akceptujących wnioski w portalu.

Dzięki dużej elastyczności funkcjonalność można dostosować do potrzeb organizacji – możliwe jest określenie zarówno okoliczności, w których zastępstwo będzie miało zastosowanie, jak i rodzajów wniosków, dla których będzie obowiązywać.

Funkcjonalność znacząco wpływa na płynność obiegu dokumentów w organizacji. Automatyczna i natychmiastowa reakcja systemu na absencje przełożonych włącza do procesu decyzyjnego osoby zastępujące, co pozwala uniknąć długotrwałego oczekiwania na akceptację wniosków. Dodatkową zaletą jest możliwość definiowania zastępców „stałych”, uprawnionych do równoległego podejmowania decyzji dotyczących wniosków wraz z osobami zastępowanymi.

Zastępcę dla wybranego przełożonego dodajemy w systemie kadrowo-płacowym w słowniku Pracownicy, w szczególe Zastępcy pracownika za pomocą akcji Nowy.

Rys. 1. Okno akcji Zastępcy pracownika – dodawanie automatycznego zastępstwa

W oknie akcji, w polu Logo zastępcy wskazujemy pracownika, który będzie uprawniony do akceptacji wniosków w zastępstwie. W polu Rola zastępcy wybieramy rolę skonfigurowaną do tego rodzaju zastępstwa. Następnie wskazujemy daty obowiązywania zastępstwa. Jeżeli zastępstwo ma być bezterminowe, pole Data obowiązywania do pozostawiamy puste.

Jeżeli zastępstwo ma obowiązywać wyłącznie pod nieobecność zastępowanego, pozostawiamy zaznaczone pole Tylko podczas nieobecności. Zastępca dodawany będzie wówczas jako osoba akceptująca wniosek jedynie podczas absencji zastępowanego. Jeżeli natomiast chcemy, aby zastępca miał równorzędne z zastępowanym prawo do akceptacji wybranych wniosków niezależne od absencji zastępowanego, odznaczamy to pole.

W okresie, na który zostanie dodane zastępstwo, wybrane wnioski zarejestrowane przez podwładnych zastępowanego przełożonego mogą być akceptowane zarówno przez samego przełożonego, jak i przez wskazanego zastępcę.

Rys. 2. Zastępowany przełożony oraz zastępca wskazani jako osoby akceptujące wniosek

Jeżeli skonfigurujemy automatyczne zastępstwo wyłącznie na czas nieobecności przełożonego, to w zależności od rodzaju wniosku, dla którego włączymy funkcjonalność, inna będzie zasada dodawania zastępcy jako osoby akceptującej wniosek:

• wnioski urlopowe – zastępca zostanie dodany jako osoba akceptująca wniosek pod warunkiem, że przełożony będzie nieobecny przez cały czas od dnia, w którym jego podwładny wyśle wniosek o urlop, do dnia poprzedzającego rozpoczęcie tego urlopu (tj. do rozpoczęcia urlopu podwładnego nie będzie ani jednego dnia, w którym przełożony będzie obecny i mógłby zaakceptować ten urlop);
• pozostałe wnioski akceptowane przez przełożonego – zastępca zostanie dodany jako osoba akceptująca wniosek pod warunkiem wystąpienia nieobecności przełożonego w momencie wysłania wniosku przez jego przełożonego.

Uwaga! Funkcjonalność automatycznych zastępstw dostępna jest wyłącznie dla wniosków, których akceptacja oparta jest o hierarchię organizacji – tzn. akceptującym jest przełożony wnioskodawcy.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK