W związku z wejściem w życie przepisów unijnego rozporządzenia GPSR (General Product Safety Regulation) system Softlab ERP został dostosowany do obowiązku prezentowania pełnych informacji produktowych wymaganych przy sprzedaży na odległość. Dzięki temu klienci dokonujący zakupów online mają zapewniony dostęp do takiego samego zakresu danych, jaki znajduje się na opakowaniu produktu w sprzedaży stacjonarnej.

W rozumieniu rozporządzenia GPSR (UE) 2023/988:

• osoba odpowiedzialna to podmiot gospodarczy mający siedzibę w UE, wyznaczony przez producenta spoza UE lub będący importerem, który zapewnia zgodność produktu z wymogami bezpieczeństwa i współpracuje z organami nadzoru rynku, a także pełni rolę punktu kontaktowego w sprawach bezpieczeństwa produktu.
• producent odpowiedzialny to podmiot, który wytwarza produkt lub zleca jego projektowanie i produkcję, wprowadza go na rynek pod własną nazwą lub znakiem towarowym oraz odpowiada za jego zgodność z wymogami bezpieczeństwa.

Kartoteka materiałowa została dostosowana do udostępniania danych producenta lub podmiotu odpowiedzialnego, a także informacji dotyczących bezpieczeństwa. Wprowadzono nową rolę dla kontrahentów oraz utworzono słowniki dla rejestrowania producentów i osób odpowiedzialnych za wprowadzenie towarów na rynek UE, z możliwością oznaczania towarów wprowadzonych na rynek przed wejściem w życie GPSR.

1. Osoby odpowiedzialne i producenci odpowiedzialni

1.1 Nadanie roli kontrahenta

Na potrzeby rozporządzenia GPSR konieczne jest wskazanie producenta lub osoby odpowiedzialnej za dystrybucję towaru. W systemie Softlab ERP realizowane jest to za pomocą ról przypisanych do kontrahenta. Rolę producenta towaru należy przypisać, zaznaczając znacznik Producent w oknie edycyjnym w słowniku Kontrahenci.

Rys. 1. Słownik Kontrahenci, okno edycyjne – nadanie roli Producent

W celu wskazania podmiotu pełniącego funkcję osoby odpowiedzialnej należy przypisać do kontrahenta nowo dodaną rolę dodatkową OSB_ODP – Osoby odpowiedzialne. Przypisania możemy dokonać, korzystając z akcji Nowy w szczególe Role, słownika Kontrahenci.

Rys. 2. Słownik Kontrahenci, szczegół Role – nadanie roli Osoby odpowiedzialnej

1.2 Dane kontraktowe kontrahenta

Jednym z wymogów wynikających z rozporządzenia GPSR jest zamieszczenie w karcie produktu informacji o danych kontaktowych kontrahenta pełniącego rolę osoby odpowiedzialnej lub producenta. W tym celu, w słowniku Kontrahenci dodana została procedura GPSR – dane kontaktowe, która pozwala na uzupełnienie adresu e-mail, numeru telefonu oraz adresu do formularza kontaktowego, udostępnionych do kontaktu z klientem.

Rys. 3. Słownik Kontrahenci, procedura GPSR – dane kontaktowe

Rys. 4. Okno parametrów procedury GPSR – dane kontaktowe

1.3 Rejestrowanie osoby lub producenta odpowiedzialnego w Businesscommerce

Dostosowując system Softlab ERP do zmian wynikających z rozporządzenia GPSR do słownika Konta w usłudze Businesscommerce dodano dwa szczegóły Producenci odpowiedzialni oraz Osoby odpowiedzialne. Pozwalają one na wysłanie informacji o producencie lub osobie odpowiedzialnej dla wybranego konta usługi Businesscommerce.

Rys. 5. Słownik Konta w usłudze Businesscommerce, szczegół Producenci odpowiedzialni

Rys. 6. Słownik Konta w usłudze Businesscommerce, szczegół Osoby odpowiedzialne

Do każdego słownika, za pomocą akcji Nowy można dodać kontrahenta z odpowiednią rolą. Po wybraniu odpowiedniej pozycji z listy rozwijanej, w oknie edycyjnym pojawią się dane kontaktowe przypisane do kontrahenta, jednak bez możliwości ich edycji. Po zatwierdzeniu wyboru przyciskiem Zapisz, nastąpi przesłanie danych kontrahenta do usługi Businesscommerce.

Uwaga! Po dodaniu zostanie zlecona wysłanie komunikatu do Businesscommerce (domyślnie co 15 min). Dopiero po tym czasie jest możliwe prawidłowe wystawienie aukcji z kartoteką materiałową z przypisaną osobą lub producentem odpowiedzialnym.

Rys. 7. Okno edycyjne szczegółu Producenci odpowiedzialni

Rys. 8. Okno edycyjne szczegółu Osoby odpowiedzialne

1.4 Import osoby lub producenta odpowiedzialnego

W szczegółach Producenci odpowiedzialni oraz Osoby odpowiedzialne znajdują się procedury umożliwiające import osób i producentów z konta Businesscommerce. Po uruchomieniu procedury Importuj producentów odpowiedzialnych lub Importuj osoby odpowiedzialne, w oknie parametrów procedury wyświetlone zostaną dane pobrane z konta Businesscommerce. Operator musi wskazać kontrahenta odpowiadającego danej osobie lub producentowi. Importowane są tylko te rekordy, które mają wskazane logo kontrahenta.

Rys. 9. Okno parametrów procedury Importuj producentów odpowiedzialnych

2. Dostosowanie kartoteki materiałowej

2.1 Przypisanie osoby odpowiedzialnej lub producenta do kartoteki materiałowej

Kartoteka materiałowa umożliwia przypisanie informacji o producencie lub osobie odpowiedzialnej osobno dla każdego towaru. W oknie edycyjnym słownika Kartoteka materiałowa, w zakładce Dane dodatkowe udostępniono możliwość oznaczenia podmiotu odpowiedzialnego za wprowadzenie towaru na rynek UE. Zależnie od rodzaju podmiotu, w polu Producent lub Osoba odpowiedzialna, z listy rozwijanej wybieramy kontrahenta przypisanego do odpowiedniej roli.

Rys. 10. Okno edycyjne Kartoteki materiałowej, pola Producent i Osoba odpowiedzialna

2.2 Informacje o bezpieczeństwie

Rozporządzenie GPSR wymusza na sprzedawcach umieszczanie w karcie produktu ostrzeżeń lub informacji na temat bezpieczeństwa, które przy sprzedaży stacjonarnej byłyby dostępne na opakowaniu lub zawarte w dołączonym dokumencie towarzyszącym. W związku z tym w szczególe Opisy słownika Kartoteka materiałowa dodano procedurę GPSR – Dodaj informacje o bezpieczeństwie, która pozwala na dodanie tekstowej informacji o bezpieczeństwie produktu.

Rys. 11. Słownik Kartoteka materiałowa, szczegół Opisy – procedura GPSR – Dodaj informacje o bezpieczeństwie

W oknie parametrów procedury dostępna jest lista rozwijana umożliwiająca wybór języka, w którym zostanie zapisana informacja o bezpieczeństwie produktu. Dla każdego języka można wprowadzić tylko jeden wpis – oznacza to, że w przypadku dodania informacji w danym języku nie ma możliwości utworzenia drugiego odrębnego opisu. Jeśli zostanie wybrany język, dla którego wpis już istnieje, procedura automatycznie przechodzi w tryb edycji istniejącej treści. Modyfikacja wpisu z informacją o bezpieczeństwie polega na ponownym uruchomieniu procedury i wybraniu tego samego języka, co pozwala na zastąpienie dotychczasowego opisu nową wersją.

Rys. 12. Okno parametrów procedury GPSR – Dodaj informacje o bezpieczeństwie

2.3 Kartoteki niepodlegające rozporządzeniom GPSR

W szczególnych przypadkach istnieje możliwość sprzedaży towarów z ominięciem wymagań związanych z rozporządzeniem GPSR (produkty wprowadzone do obrotu przed 13 grudnia 2024 r.). W takich przypadkach wprowadzono możliwość konfiguracyjnego oznaczenia kartotek materiałowych, które nie podlegają wymogom unijnym.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK