BusinessOCR to usługa oparta na sztucznej inteligencji, która automatycznie rozpoznaje dane z faktur (krajowych i zagranicznych), zamówień, specyfikacji czy innych dokumentów powiązanych. W kilka sekund zamienia je w ustrukturyzowane pliki XML/UFD, gotowe do zaksięgowania w systemach ERP Asseco – z zachowaniem logiki i kompletności dokumentu. Dzięki temu dane są nie tylko odczytane, ale też prawidłowo zinterpretowane i przygotowane do dalszego przetwarzania.

Jak działa BusinessOCR?

Krok 1: Przekazanie dokumentu do systemu

Dokumenty w formacie PDF, JPG, PNG lub innym popularnym – trafiają do Businesslink na kilka sposobów:

• jako załącznik e-mail (dedykowana skrzynka),
• przez portal dokumentów,
• dodany bezpośrednio w ERP,
• przekazany z innego ERP.

Krok 2: Automatyczne przetwarzanie przez AI

BusinessOCR analizuje dokumenty, rozpoznając wszystkie kluczowe informacje:

• Dane podstawowe: NIP, nazwa, adres dostawcy,
• Pozycje towarowe: nazwy, kody, ilości, ceny,
• Kwoty: netto, VAT, brutto,
• Terminy płatności i inne istotne informacje,
• Dane płatności: numer konta, forma płatności.

Krok 3: Generowanie pliku elektronicznego

W kilka sekund powstaje ustrukturyzowany plik XML/UFD, który trafia do Twojego ERP wraz z oryginalnym obrazem dokumentu.

Krok 4: Weryfikacja przez użytkownika

Operator ma możliwość szybkiego sprawdzenia danych i wprowadzenia ewentualnych poprawek – tak, aby dokument był kompletny i bezbłędny.

Krok 5: Uczenie się systemu

Wszystkie poprawki są zapamiętywane, dzięki czemu BusinessOCR stale podnosi swoją skuteczność i działa coraz precyzyjniej przy kolejnych dokumentach.

Co wyróżnia BusinessOCR?

1. Obsługa różnych typów dokumentów – nie tylko faktury, ale także zamówienia, potwierdzenia dostaw czy inne dokumenty w formie graficznej.
2. Szybkość i dokładność – przetwarzanie trwa zwykle 5-10 sekund, a skuteczność rozpoznania przekracza 95% – gwarantując niezawodne rezultaty nawet przy dużej liczbie plików
3. Mapowanie indeksów – BusinessOCR pozwala automatycznie tłumaczyć indeksy dostawcy na jednostki i kody stosowane w ERP odbiorcy. Raz zdefiniowane powiązania między indeksami dostawcy i odbiorcy są zapamiętywane i stosowane przy kolejnych dokumentach.
4. Samouczenie się – system zapamiętuje poprawki i stosuje je przy kolejnych dokumentach. Działa coraz trafniej z każdym przetworzonym dokumentem.
5. Integracja z BusinessDocument – OCR działa jako element szerszego obiegu dokumentów, obejmującego dystrybucję, archiwizację i powiadomienia.
6. Stabilność i niezawodność procesu – BusinessOCR opiera się na dużych modelach językowych (LLM), dzięki czemu działa stabilnie nawet w momentach największego obciążenia

Jak uruchomić BusinessOCR i ile to kosztuje?

W systemach Asseco ERP uruchomienie BusinessOCR jest wyjątkowo proste – nie wymaga dodatkowej konfiguracji ani integracji. Włączenie usługi to dosłownie jedno kliknięcie w platformie Businesslink a od następnej godziny dokumenty zaczynają być automatycznie przetwarzane. BusinessOCR działa w modelu abonamentowym i jest rozliczany punktowo – oznacza to, że płacisz za faktycznie przetworzone dokumenty.

Realne korzyści dla twojej firmy

• Oszczędność czasu – szczególnie przy fakturach wielopozycyjnych.
• Redukcja błędów – dzięki automatyzacji i mechanizmowi uczenia na korektach.
• Spójny standard danych – wszystkie dokumenty trafiają do ERP w formacie XML/UFD.
• Elastyczność – obsługa wielu źródeł: e-mail, portal.
• Szybszy obieg dokumentów – faktury trafiają do ERP natychmiast, bez zalegania w stosach.
• Integracja z procesami – zdigitalizowany dokument od razu może być włączony w procesy zatwierdzania.

Podsumowanie

BusinessOCR to nowoczesne narzędzie do automatycznej digitalizacji dokumentów, oparte na sztucznej inteligencji i w pełni zintegrowane z systemami Asseco ERP. To realna oszczędność czasu i jakościowy skok w cyfryzacji procesów księgowych.

Q&A – najczęstsze pytania

1. Ile czasu można zaoszczędzić dzięki BusinessOCR do faktur? Przetworzenie jednego dokumentu trwa 5–10 sekund. W przypadku faktur wielopozycyjnych oznacza to oszczędność nawet kilku godzin pracy miesięcznie, a w firmach o dużym wolumenie dokumentów – znacznie więcej.
2. Czy BusinessOCR jest nieomylny? Co, jeśli popełni błąd? Skuteczność rozpoznawania przekracza 95%. Jeśli pojawi się błąd, operator poprawia dane w ERP, a system przyswaja tę korektę i uwzględnia ją w przyszłości przy przetwarzaniu kolejnych dokumentów.
3. Czy BusinessOCR obsługuje faktury zagraniczne? Tak – dane są odczytywane i przekazywane do ERP w oryginalnym brzmieniu.
4. Jakie formaty obsługuje OCR? PDF (zarówno tekstowe, jak i obrazowe), JPG, PNG i inne popularne formaty graficzne.
5. Czy BusinessOCR działa także na zdjęciach z telefonu? Tak – OCR poradzi sobie z fotografią faktury, choć jakość obrazu wpływa na skuteczność rozpoznania.
6. Czy BusinessOCR przetwarza tylko faktury? Nie – BusinessOCR digitalizuje nie tylko faktury, ale także faktury zaliczkowe. Nad rozszerzeniem obsługi kolejnych typów dokumentów aktywnie pracujemy – jeśli Twoja firma ma szczególne potrzeby, daj nam znać.

Autor: Łukasz Krawiec