Businesscheck od Asseco to usługa, która pełni rolę filtra bezpieczeństwa dla faktur KSeF. Automatycznie weryfikuje dokumenty zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe – nie tylko pod kątem technicznej zgodności ze schematem XML, ale przede wszystkim merytorycznie, według formuł kontrolnych. Dzięki temu chroni firmy przed wysłaniem do KSeF faktur z błędami, zapewniając zgodność z przepisami VAT, poprawność rachunkową i wiarygodność danych kontrahenta.
Businessckeck zatrzymuje dokumenty z błędami, zwraca czytelne komunikaty do ERP i pozwala poprawić dane „u źródła”, chroniąc procesy biznesowe przed przestojami.
Co dokładnie sprawdza Businesscheck poza schematem XML?
Walidacja techniczna schematu XML to absolutna podstawa przy pracy z KSeF – każdy plik musi być zgodny ze strukturą, aby system go zaakceptował.
Jednak prawdziwą wartością Businesscheck są formuły kontrolne opracowane przez doświadczonych księgowych. Dzięki temu dokumenty są sprawdzane nie tylko technicznie, ale także merytorycznie i rachunkowo – w zgodzie zarówno z przepisami, jak i z ugruntowaną praktyką księgową.
Rodzaje kontroli Businesscheck:
- Kontrola pod kątem przepisów VAT – sprawdza zgodność danych e-Faktury z ustawą o VAT. Wskazuje m.in. sprzeczności w danych dotyczących sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT czy oznaczenia mechanizmu podzielonej płatności.
- Kontrola rachunkowa – weryfikuje poprawność obliczeń – np. czy kwota do zapłaty zgadza się z sumą pozycji, obciążeń i zaliczek.
- Kontrola danych kontrahenta – potwierdza poprawność danych nabywcy i sprzedawcy, porównując je z informacjami z publicznych rejestrów, takich jak Biała lista podatników VAT i VIES.
To właśnie ekspercka wiedza księgowych sprawia, że Businesscheck łączy wymogi formalne KSeF z realnymi potrzebami biznesu.
Co dzieje się z dokumentem, gdy są błędy?
Dla dokumentów sprzedażowych (wychodzących):
Jeśli Businesscheck wykryje błędy lub ostrzeżenia, dokument standardowo wraca do ERP ze szczegółową informacją o wykrytych niezgodnościach, aby operator mógł go poprawić u źródła.
W przypadku błędów krytycznych system może automatycznie wstrzymać wysyłkę, jednak decyzja, jak reagować na wynik weryfikacji, zależy od konfiguracji ERP.
To ERP określa, czy dokument z ostrzeżeniem lub błędem ma zostać zatrzymany, czy mimo wszystko może zostać wysłany do KSeF.
Dla dokumentów zakupowych (przychodzących z KSeF):
Usługa nie blokuje ich pobrania, ale zwraca werdykt i ostrzeżenia o potencjalnych nieprawidłowościach. To daje księgowym jasny sygnał, czy faktura wymaga dodatkowej uwagi przed zaksięgowaniem.
Pełny proces KSeF w Asseco Businesscloud
Businesscheck nie działa jako samodzielne narzędzie – jest elementem ekosystemu Asseco Businesscloud i rozszerza możliwości usługi Businessdocument, odpowiedzialnej za obieg dokumentów: ich wysyłkę, odbiór, archiwizację i integrację z ERP.
- Businessdocument dostarcza dokumenty i zarządza ich obiegiem.
- Businesscheck sprawdza jego poprawność merytoryczną
Razem gwarantują, że faktury przejdą drogę do KSeF sprawnie i bez błędów.
Kto powinien rozważyć dodatek Businesscheck?
- Firmy przygotowujące się do obowiązkowego KSeF
- Businesscheck umożliwia audyt faktur i procesów jeszcze przed startem systemu. Nawet jeśli nie korzystasz jeszcze z KSeF, możesz weryfikować bieżące faktury poza systemem, by upewnić się, że Twoje dokumenty spełniłyby wymagania „gdyby KSeF obowiązywał od jutra”.
- Biura księgowe i działy finansowe
- Dla zespołów odpowiedzialnych za rozliczenia Businesscheck to narzędzie jakości. Wychwytuje błędy i ostrzeżenia, zanim dokumenty trafią do KSeF, co oznacza mniej korekt, mniej stresu i szybsze księgowanie.
- Organizacje chcące sprawdzić dane historyczne
- Businesscheck analizuje także wcześniej wystawione w systemie faktury. To praktyczny sposób, aby upewnić się, że Twoje dane są kompletne i gotowe do wystawienia e-Faktur zgodnych z wymogami KSeF.
Podsumowanie
Businesscheck stanowi praktyczne rozwiązanie dla firm przygotowujących się na obowiązkowe wdrożenie KSeF. Automatyczna weryfikacja dokumentów na poziomie merytorycznym minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza proces adaptacji do nowych wymagań systemu elektronicznych faktur.
Rozwiązanie jest szczególnie wartościowe w kontekście nadchodzących zmian w polskim systemie fakturowania elektronicznego, oferując firmom narzędzie do pewnego i kontrolowanego przejścia na nowe standardy dokumentacji księgowej.
FAQ (Q&A)
- Czy Businesscheck sprawdza wyłącznie KSeF?
Tak – dziś skupia się na plikach KSeF. - Czy potrafi zablokować wysyłkę?
Businesscheck może zwrócić dokument z błędami lub ostrzeżeniami do ERP i wstrzymać wysyłkę, jednak to system ERP decyduje, jak zareagować na wynik kontroli. W zależności od konfiguracji możliwe jest zarówno automatyczne zatrzymanie faktury, jak i wysyłka mimo ostrzeżeń. - A co z fakturami zakupowymi?
Zwraca ocenę/ostrzeżenia, by łatwo wyłapać ryzykowne sytuacje w danych. - Gdzie są wyniki weryfikacji?
Wprost w ERP – bez skakania po systemach. - Czy wymaga Businessdocument?
Tak – Businesscheck pracuje w strumieniu Businessdocument (wspólna ścieżka wysyłki/pobierania). - Czy Businesscheck zastąpi kontrole w systemie ERP?
Businesscheck uzupełnia, a nie zastępuje standardowe kontrole systemów ERP. Dodaje warstwę weryfikacji merytorycznej, której nie oferują podstawowe kontrole schematów XML. - Jak często są aktualizowane reguły weryfikacji?
Reguły Businesscheck są aktualizowane centralnie w odpowiedzi na zmiany przepisów podatkowych lub wymagań KSeF, bez konieczności interwencji po stronie użytkownika. - Czy można testować dokumenty bez wysyłania do KSeF?
Tak, Businesscheck może weryfikować dokumenty bez ich rzeczywistego wysyłania do KSeF, co umożliwia bezpieczne testowanie zgodności systemów.
Autor: Rafał Dyktorowski