Współczesne organizacje potrzebują szczegółowych informacji o kosztach. Już nie wystarczy wiedzieć, że wydano 100 tysięcy na wynagrodzenia – zarządzający chcą mieć pełną świadomość, jakie koszty osobowe są generowane przez konkretne projekty, produkty czy regiony. Problem w tym, że tradycyjne podejście do księgowania płac nie pozwala na uzyskanie tak szczegółowych danych bez ogromnego nakładu pracy.

Wymiary controllingowe w praktyce

Wymiary controllingowe to sposób kategoryzowania kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów biznesowych.

Typowe wymiary w różnych branżach:

• Projekty – koszty poszczególnych zleceń, kontraktów, inicjatyw,
• Produkty/marki – ile kosztuje obsługa każdej linii produktowej,
• Regiony – koszty działalności w różnych obszarach geograficznych,
• Rodzaje pracy – rozróżnienie między pracą produkcyjną a administracyjną,
• Klienci – koszty obsługi poszczególnych kontrahentów,
• Centra kosztów – tradycyjny podział na działy i komórki organizacyjne.

Czym jest księgowanie na wielu wymiarach?

Automatyczne księgowanie płac na wielu wymiarach to funkcjonalność systemu Asseco HR, która pozwala na automatyczne rozdzielenie kosztów wynagrodzeń według różnych kryteriów biznesowych jednocześnie. W momencie naliczenia i zamknięcia listy płac, system automatycznie kieruje ją do księgowania zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi parametrami.

Wyzwanie: Eksplozja danych

Wyobraź sobie firmę ze 100 pracownikami pracującymi na różnych projektach, w różnych regionach, przy różnych produktach. Gdyby księgować każdą kombinację osobno, otrzymalibyśmy:

100 pracowników × 5 projektów × 3 regiony × 4 produkty = 6 000 pozycji księgowych

A to tylko podstawowe wymiary. W rzeczywistości firmy często mają 8-10 różnych wymiarów, co może generować dziesiątki tysięcy linii księgowych miesięcznie. Ręczne przygotowanie takiego dekretu wymagałoby tygodni analiz i zawsze niosłoby ryzyko błędów.

Rozwiązanie: Inteligentne grupowanie i automatyzacja

System Asseco HR oferuje:

• elastyczność w definiowaniu, na jakim poziomie mają być przypisywane poszczególne wymiary:

• Poziom pracownika – indywidualne przypisania dla konkretnego etatu (np. miejsce pracy: północ),
• Poziom działu/struktury organizacyjnej – wszyscy pracownicy działu produkcji obciążają określony wymiar np. „Produkcja”.

• Poziom czasu pracy – konkretne zadania lub godziny pracy przypisane do danego wymiaru kosztowego. Dzięki temu dane zbierane w trakcie rozliczeń czasu pracy są bezpośrednio powiązane z kosztami wynagrodzeń i ich rozliczeniem w systemie finansowym.
• automatyczne grupowanie i optymalizacja liczby linii: system inteligentnie łączy podobne pozycje, tworząc optymalną liczbę linii księgowych (zamiast 20 000 linii księgowych, system może wygenerować 500 linii, zachowując pełną szczegółowość informacji.)
• automatyczne uwzględnianie kosztów dodatkowych – składek ZUS, podatków, narzutów, proporcjonalnie rozdzielając je na poszczególne wymiary.
• precyzyjne rozliczenia: nawet skomplikowane podziały procentowe i groszowe końcówki są prawidłowo rozdzielane, dbając o bilansowanie dekretu (system posiada zaawansowane algorytmy zaokrągleń i mechanizmy kontroli sum).

Praktyczny przykład działania

Konfiguracja firmy:

• Pracownik: Jan Kowalski, wynagrodzenie 6 000 zł,
• Dział: Produkcja (100% kosztów „idzie na produkcję”),
• Region: Wschód (przypisany do pracownika),
• Czas pracy: 50% czasu na Projekt A, 30% na Projekt B, 20% na Projekt C.

Automatyczne księgowanie:

• Projekt A: 3 000 zł (50% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt A,
• Projekt B: 1 800 zł (30% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt B,
• Projekt C: 1 200 zł (20% × 6 000 zł) – wymiar: Produkcja/Wschód/Projekt C.

Korzyści dla controllingu i zarządzania

1. Kompletność informacji i procesu księgowania – system zapewnia, że żaden koszt nie umknie uwadze. Każda złotówka jest przypisana do odpowiednich wymiarów według zdefiniowanych reguł.
2. Szybkość raportowania – dane są dostępne niemal natychmiast po naliczeniu płac. Firmy mogą zamykać miesiąc już do 15. dnia następnego miesiąca, zamiast czekać tygodniami na przeksięgowania.
3. Dokładność analiz – wszystkie koszty są rozdzielone zgodnie z rzeczywistym nakładem pracy, nie według szacunków czy uproszczeń.
4. Oszczędność czasu księgowości – przy tradycyjnym księgowaniu rozdzielenie płac dla 100 pracowników według kilku wymiarów mogłoby generować nawet 20 000 pozycji. Dzięki grupowaniu i automatyzacji dekret, który wcześniej zajmował księgowym całe dni lub tygodnie powstaje w kilka minut i zawiera np. 500 zbilansowanych, gotowych do zaksięgowania pozycji.
5. Zgodność z rzeczywistością operacyjną – zmiany organizacyjne (np. zmiana działu, projektu) są automatycznie uwzględniane w księgowaniu – bez potrzeby przeliczania danych w Excelu czy ręcznego dopisywania informacji.

Dla kogo to rozwiązanie?

Rozwiązanie jest pomocne zarówno dla dużych, jak i średnich firm, niezależnie od branży. Każda organizacja, która rozlicza wynagrodzenia według projektów, marek, regionów czy produktów, skorzysta na tej automatyzacji.

Zintegrowane środowisko = maksimum efektywności

System Asseco HR osiąga pełnię swoich możliwości, gdy działa w ścisłej integracji z modułem finansowo-księgowym Asseco. Nie są to dwa odrębne narzędzia wymagające synchronizacji – to jeden spójny ekosystem Asseco ERP, w którym dane przepływają automatycznie między modułami, bez potrzeby ich podwójnego wprowadzania.

Taka integracja:

• zapewnia spójność informacji w całym systemie,
• eliminuje ryzyko rozbieżności,
• skraca czas obsługi procesów,
• gwarantuje natychmiastowy dostęp do danych controllingowych.

Dzięki temu firma zyskuje pełny, aktualny obraz sytuacji finansowej i kadrowej – nie tylko w kontekście wynagrodzeń, ale także planowania kosztów i analizy efektywności zatrudnienia.

Podsumowanie

Automatyczne księgowanie płac na wielu wymiarach w systemie Asseco HR to potężne narzędzie controllingu, które dostarcza zarządzającym precyzyjnych informacji o kosztach osobowych. Umożliwia analizę rentowności projektów, produktów, regionów czy innych wymiarów biznesowych z dokładnością niedostępną w tradycyjnych systemach.

Dla firm, które chcą mieć pełną kontrolę nad kosztami i podejmować decyzje oparte na dokładnych danych, to rozwiązanie oznacza przejście na nowy poziom zarządzania finansami. Controlling przestaje być sztuką szacowania, a staje się precyzyjną nauką opartą na rzeczywistych danych.

W dobie, gdy każda minuta i każdy grosz się liczą, te rozwiązania dają organizacjom konkretną przewagę konkurencyjną. Czy Twoja firma jest gotowa na ten krok w przyszłość?

Chcesz zobaczyć, jak wielowymiarowe księgowanie płac może usprawnić controlling w Twojej firmie? Skontaktuj się z naszymi ekspertami i przekonaj się o możliwościach systemu Asseco HR.

Autor: Dariusz Gawrysiak